簡(jiǎn)析辦公自動(dòng)化中的文書(shū)檔案歸檔

王蘭 蓋宇 任遵偉

摘 要：在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，正處于信息化的時(shí)代，無(wú)論是在生活還是工作的領(lǐng)域都廣泛的應(yīng)用著科學(xué)技術(shù)，同時(shí)，由于科學(xué)技術(shù)的使用也為社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)的諸多的生機(jī)與活力。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及以及廣泛的使用，改變了傳統(tǒng)形式的辦公模式，增添了新鮮的元素，提高了工作的效率。在公文的起草以及審核和簽發(fā)的每個(gè)環(huán)節(jié)工作中，都能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，真正的體現(xiàn)現(xiàn)代化科技所帶來(lái)的優(yōu)越成果。檔案管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用重要的構(gòu)成部分，對(duì)于檔案管理具有重要的影響意義，特別是對(duì)于文書(shū)檔案的歸檔工作，具有深入的研究與探討的重要意義。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；措施

在辦公自動(dòng)化的情況下，文書(shū)檔案的歸檔管理工作可以分為電子文件的歸檔以及紙質(zhì)文件的歸檔。因此文書(shū)檔案的管理工作也一定貫穿于文件，從產(chǎn)生到整理再到規(guī)定的各個(gè)環(huán)節(jié)。在一定的程度上講，辦公自動(dòng)化對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作提出了更高的要求。在辦公自動(dòng)化的實(shí)際操作中，檔案的管理系統(tǒng)是一項(xiàng)重要的構(gòu)成部分，同時(shí)它對(duì)于檔案管理體制具有深遠(yuǎn)的影響，特別是對(duì)文書(shū)檔案的歸檔工作，具有較多的問(wèn)題，需要進(jìn)行深入的研究。

1 建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式管理檔案系統(tǒng)，在對(duì)文件進(jìn)行傳遞以及編號(hào)時(shí)其過(guò)程具有較明顯的優(yōu)勢(shì)，但是，目前在管理檔案的工作中，并不是所有的檔案工作都適合應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行管理。尤其像文件的鑒定、分類或者組卷的一類工作，較注重人的經(jīng)驗(yàn)判斷，并沒(méi)有固定的形式，所以應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行判別，具有較困難的問(wèn)題。所以，在面對(duì)這種現(xiàn)象，應(yīng)該充分的考慮到計(jì)算機(jī)的有關(guān)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮出檔案管理的功能。檔案管理的系統(tǒng)應(yīng)該區(qū)別于手工管理的方式，在要求論證的情況下，要對(duì)每一個(gè)手工的環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的研究與分析，并認(rèn)真地研討出哪一類的檔案工作可以應(yīng)用于計(jì)算機(jī)的管理模式，哪些的檔案管理工作是必須要依靠人來(lái)完成。自進(jìn)行分配以后，檔案管理的工作才能更加的提高管理效率。

在進(jìn)行分析中，會(huì)發(fā)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中較為難處理的一個(gè)問(wèn)題就是文件的立卷環(huán)節(jié)。如果應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理的模式，在這一環(huán)節(jié)中有關(guān)人士要對(duì)文件進(jìn)行鑒定，以及對(duì)歸檔簽訂、期限簽訂，并且包括文件的分類以及組卷，對(duì)案卷的順序進(jìn)行排列以及編寫(xiě)案卷號(hào)等程序。并且對(duì)文件進(jìn)行簽訂的過(guò)程中，人們需要去判斷文件的各項(xiàng)分類、組卷以及對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬寫(xiě)等。因此，檔案管理系統(tǒng)的工作造成了較復(fù)雜的局面，并且對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也不能夠充分的發(fā)揮出功能，由此會(huì)造成阻礙檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以，建立起科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，摒棄繁瑣的環(huán)節(jié)，將立卷的方式更新形式，應(yīng)用單份文件歸檔的方式具有良好的應(yīng)用價(jià)值。采用單份文件歸檔的形式，文件省去了分類、組卷以及擬寫(xiě)標(biāo)題等內(nèi)容，并且能夠根據(jù)解決計(jì)算機(jī)存在的歸檔困難的問(wèn)題。但是，即使將立卷方式進(jìn)行了改變，一些有關(guān)于文件的鑒定工作也應(yīng)該由人為進(jìn)行判斷，不能夠?qū)⑦@一程序省略。所以，在文件的歸檔中，檔案部門(mén)的主要工作就是做好對(duì)文件的鑒定，保證檔案的質(zhì)量。建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案的歸檔工作提供更有效的質(zhì)量保障，簡(jiǎn)化檔案管理中的有關(guān)環(huán)節(jié)，提高管理的效率。

2 提高文書(shū)檔案管理工作效率的方式

傳統(tǒng)形式的手工檔案管理具有較繁瑣的工作性質(zhì)，例如需要大量的人力以及物力，雖然管理工作人員較多，但是，管理的效率卻達(dá)不到理想的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案信息含量以及檔案的實(shí)體工作的量的總體比值不高，并且由于傳統(tǒng)的管理方式具有落后的管理理念，因此在檔案工作的方方面面都具有較多的問(wèn)題。例如，對(duì)于檔案的利用率較低，不能迅速的查找出需要需找的檔案信息，這樣就嚴(yán)重的影響了檔案信息資源的有效使用。在科學(xué)技術(shù)高快速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，具有快節(jié)奏的生活和工作方式，如果一直應(yīng)用傳統(tǒng)形式的檔案管理方式，會(huì)嚴(yán)重的阻礙現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展。所以，為了使檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，與時(shí)俱進(jìn)不斷地增添時(shí)代的元素，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化形式的管理模式，提高檔案管理的工作效率。

在對(duì)檔案管理的工作中，采用計(jì)算機(jī)的管理方式，摒棄傳統(tǒng)形式的落后的管理狀態(tài)，充分的將從前的檔案管理工作案卷級(jí)的性質(zhì)，轉(zhuǎn)化為文件級(jí)的形式，由較單一的形式轉(zhuǎn)化為多樣化的管理模式，為提高高效率的應(yīng)用檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。面對(duì)當(dāng)下計(jì)算機(jī)事業(yè)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展的現(xiàn)狀，應(yīng)該充分的利用起當(dāng)下的時(shí)代大環(huán)境對(duì)檔案管理的途徑進(jìn)行改革。例如，可以將檔案信息和載體進(jìn)行分散形式的利用，在限制權(quán)限的基礎(chǔ)上讓用戶進(jìn)行自行的檢索，或者利用網(wǎng)上檢索以及全文檢索的形式都可以做到。同時(shí)，也能夠跟一些其它的信息子系統(tǒng)建立起聯(lián)系，充分的提供經(jīng)營(yíng)管理信息，進(jìn)一步的提高對(duì)檔案利用的質(zhì)量水平提高工作的效率，并在一定的程度上能夠保證檔案的工作中服務(wù)水平的提高。

3 辦公自動(dòng)化重點(diǎn)文書(shū)檔案管理的重要性以及優(yōu)勢(shì)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)的進(jìn)步，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案的管理工作中使文檔的管理工作得到了更加科學(xué)化以及合理化的效果，同時(shí)也更加規(guī)范了檔案管理工作，發(fā)揮出其較多的價(jià)值，提高了管理的效率。

3.1 增強(qiáng)了檔案管理工作的時(shí)效性

在文檔管理的工作中，如果能夠讓文檔信息具有實(shí)時(shí)的性質(zhì)，就會(huì)使需求者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等渠道進(jìn)行迅速的查詢，達(dá)到使個(gè)人的信息登記壓在文檔信息資源共享的目的。同時(shí)，將個(gè)人信息的登記也在查閱的環(huán)節(jié)進(jìn)行簡(jiǎn)化，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索就會(huì)把借閱者的信息進(jìn)行保存。一方面能夠使借閱者進(jìn)行多次的借閱，另一方面，也能夠減少登記的次數(shù)，避免反復(fù)的登記造成的麻煩。這樣，就會(huì)有效地提高了使用的效率，為使用者帶來(lái)諸多的方便。

3.2 辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理可以將檔案進(jìn)行長(zhǎng)久的保存

傳統(tǒng)的文檔管理是以紙質(zhì)的方式為主要的載體，對(duì)于這種管理的模式很難做到長(zhǎng)久的保存，并且在管理過(guò)程中極容易造成被損壞的現(xiàn)象。應(yīng)用辦公自動(dòng)化的管理環(huán)境，文書(shū)檔案的管理工作可以具有多種保存的載體，避免了傳統(tǒng)的較單一方式的管理渠道?？梢猿浞值睦枚喾N形式保存文檔，同時(shí)保證人們可以隨時(shí)的進(jìn)行查閱，及時(shí)的更新最新的動(dòng)態(tài)。在一定程度上保證了文檔不會(huì)造成損壞的狀況，有效的延長(zhǎng)文檔的使用期限。

4 結(jié)語(yǔ)

在科技不斷的進(jìn)步的現(xiàn)代社會(huì)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的管理模式以及不能夠適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展需求，也不能滿足人們對(duì)于高質(zhì)量物質(zhì)生活方式的追求中所提出的要求。充分的應(yīng)用現(xiàn)代科技，將文檔管理有“卷”的形式轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹?，并逐步的發(fā)展為文檔一體化的與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)管理方式，具有重要的意義。辦公自動(dòng)化文書(shū)檔案歸檔工作的質(zhì)量也是衡量檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)系到檔案資料的完整性與質(zhì)量水平。因此，應(yīng)該不斷地將文書(shū)檔案管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。

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