論文檔一體化工作

薛春鳳

摘 要：文檔分離給檔案工作帶來很多困難，不但造成大量有重要價值的文件流失，檔案部門館藏質(zhì)量降低，還會阻礙檔案部門發(fā)揮參考服務(wù)作用，導(dǎo)致信息服務(wù)功能降低。隨著辦公自動化在企業(yè)的普遍應(yīng)用，文檔一體化也成為了提高工作效率，加快辦公現(xiàn)代進(jìn)程，實現(xiàn)全面科學(xué)的“文件連續(xù)體”檔案全程管理的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：文檔；一體化；管理；生命周期

早在19世紀(jì)80年代，我國檔案學(xué)界專家就已提出要改革將文件與檔案分離管理的傳統(tǒng)體制，并于1993年正式提出文檔一體化管理的思想，即文書檔案連鎖法。電子文件的涌現(xiàn)將文檔一體化的研究推向新的階段，電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論相繼提出，并成為信息時代，數(shù)字環(huán)境下文檔一體化管理的新支柱，是檔案工作者從更高層次來認(rèn)識文檔一體化管理的含義。

施行文檔一體化管理是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，紙質(zhì)文件傳遞收到時間和范圍的局限，已無法滿足企業(yè)管理需求。而文檔一體化則能夠提高企業(yè)公文流轉(zhuǎn)以及日常事務(wù)工作的管理水平，因此充分理解和應(yīng)用文檔一體化管理在企業(yè)信息化、管理中起著不可替代的重要作用。

1 實施文檔一體化的背景和現(xiàn)實意義

1.1 實施文檔一體化的背景

大亞灣核電站總經(jīng)理在評價核電站運行情況時曾說：“大亞灣核電站所以能長期安全、優(yōu)質(zhì)、高效，是因為有三大支柱：一是擁有一流人才；二是擁有世界上先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備；三是擁有一個優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)?！彼麑⑽臋n管理列為保障企業(yè)安全、優(yōu)質(zhì)、高效的關(guān)鍵，可見文檔一體化管理的重要意義。信息環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化是借助計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，保持文件處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性，組成一個綜合的管理系統(tǒng)，并對文件處理和檔案管理信息進(jìn)行存儲、控制、加工和傳輸，以實現(xiàn)對文件和檔案管理的整體優(yōu)化。

經(jīng)濟(jì)全球化和信息化對企業(yè)來說既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。隨著以計算機(jī)為代表的全球科技現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的迅猛發(fā)展，電子文件的大量出現(xiàn)，高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化工作模式越來越受到人們的青睞和推崇。尤其最近幾年，辦公自動化的普及和應(yīng)用，電子文件已成為文件的發(fā)展趨勢。它不僅節(jié)約紙張，減輕了文件管理部門的工作負(fù)擔(dān)，更重要的是進(jìn)一步提高了辦公效率。企業(yè)應(yīng)抓住這個機(jī)遇，采取積極應(yīng)對措施，加速推進(jìn)文檔一體化管理進(jìn)程。

1.2 實施文檔一體化的現(xiàn)實意義

文件的主要功能是現(xiàn)行效用，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，但它是文件的特殊階段，具有長遠(yuǎn)的參考服務(wù)價值。兩者之間既有區(qū)別又有密切的聯(lián)系。文件管理是檔案管理的起點，檔案管理則是文件管理的發(fā)展和延續(xù)。文件管理的質(zhì)量將直接影響到檔案管理的成敗。因此檔案工作應(yīng)提前介入文件的管理，對文件的形成、積累工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，是文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化。而隨著計算機(jī)應(yīng)用的普及，文件管理和文檔管理這兩個不同階段和性質(zhì)的工作連接的更加緊密。

就目前我公司文檔管理而言，與文檔一體化的目標(biāo)還有很大的差距。在歷次型號產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量復(fù)查時，都需要相關(guān)人員手工翻閱、查找、對比、記錄大量的紙質(zhì)原始數(shù)據(jù)，才能完成復(fù)查報告的編寫工作。如果文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化，則能實現(xiàn)快速檢索、查尋、對比、記錄等工作，節(jié)省大量的人力、物力，從而實現(xiàn)高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的工作效率。

2 文檔一體化理論基礎(chǔ)

2.1 文件生命周期理論

文檔連續(xù)管理的概念雖由來已久，但中國學(xué)者對文檔一體化的研究是在20世紀(jì)80年代中期文件生命周期理論傳入中國后逐步形成。文件生命周期理論最早由歐美檔案學(xué)者提出，他們對文件和文件中心作出了理論解釋，并逐步擴(kuò)大到了文件的整個運動過程以及對這一過程的全面管理。這被世人認(rèn)為是現(xiàn)代檔案學(xué)成熟的重要標(biāo)志。我國著名檔案學(xué)家何嘉蓀指出：“文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存，經(jīng)歷了一個完整的運動過程。研究文件運動的這一發(fā)展過程及規(guī)律的理論被稱為文件生命周期理論。換言之，研究文件運動全過程的演變規(guī)律、階段劃分、各階段特點與聯(lián)系、以及相應(yīng)管理行為的理論就叫做文件生命周期理論?！蔽募芷诶碚摰牧⒄摶A(chǔ)是文件價值形態(tài)的變化規(guī)律。對此，美國檔案學(xué)家謝倫伯格就曾把成為公共檔案的文件的價值歸納為：“對于原機(jī)構(gòu)的原始價值和對于其他機(jī)構(gòu)及非政府使用者的從屬價值?！彪m然各國檔案學(xué)者根據(jù)本國國情，對文件運動過程進(jìn)行了不同的劃分，但無論具體劃分如何不同，其基本內(nèi)容是一致的：文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命運動過程，具有完整性和連續(xù)性；文件在其生命運動中表現(xiàn)出完整性和連續(xù)性；文件在其生命運動中表現(xiàn)出不同的價值形態(tài)而劃分為若干階段；不同階段的文件與其服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間存在著內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系（見表1）

2.2 電子文件生命周期理論

自20世紀(jì)90年代中后期，隨著計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，電子文件開始普及。電子文件拓寬了文檔一體化管理研究與實踐，使研究更加深入。電子文件生命周期理論應(yīng)運而生，并成為數(shù)字環(huán)境下文檔一體化管理的新支柱。

電子文件生命周期理論是由國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年的一份有關(guān)電子文件管理的報告中提出的。它借鑒了軟件工程學(xué)中軟件生命周期的劃分方法，將電子文件的整個生命周期劃分為3個階段：概念階段、產(chǎn)生階段和維護(hù)階段。其中概念階段是指電子信息系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)和安裝階段。電子文件生命周期理論基本思想與文件生命周期理論大致相同。電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程。但是電子文件生命周期理論認(rèn)為這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中。電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應(yīng)關(guān)系；對電子文件生命全過程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計之中。

3 企業(yè)文檔一體化的策略探討

企業(yè)文檔一體化的建設(shè)是一項涉及企業(yè)全局、復(fù)雜的綜合性工程，存在許多不確定因素，必須提高認(rèn)識，建立完善管理策略，才能使信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化得到更好的發(fā)展，更好地為企業(yè)謀利益。

3.1 建立高效的文檔管理機(jī)制

（1）調(diào)整目前的檔案行政管理機(jī)構(gòu)，用行政手段對上網(wǎng)文檔信息的安全進(jìn)行強(qiáng)制管理。（2）提高公司文檔一體化的管理效率。目前，公司在文件形成、辦理到歸檔還存在許多不協(xié)調(diào)的問題。如工藝文件由各單位工藝人員編制，以紙質(zhì)形式下發(fā)；而裝配后記錄、簽署完整的紙質(zhì)工藝文件和多媒體記錄資料則交質(zhì)量處。質(zhì)量處對紙質(zhì)工藝文件進(jìn)行歸檔，多媒體記錄資料再轉(zhuǎn)交檔案資料處歸檔。這就給實現(xiàn)工藝文檔一體化帶來了很大的困難。因此，在加強(qiáng)檔案行政管理的同時，公司檔案、技術(shù)、質(zhì)量和其他部門需要加強(qiáng)合作，解決文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化的問題。在統(tǒng)一指揮、分工協(xié)作的基礎(chǔ)上，各司其職，通過共同努力保證文檔一體化的順利實施。工藝處信息辦可開發(fā)文檔一體化管理系統(tǒng)軟件，通過公司核心網(wǎng)，與各部門的辦公自動化系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有限制性的連接，以人工智能實現(xiàn)自動控制，達(dá)到高效管理。

3.2 規(guī)范公司文檔一體化管理的標(biāo)準(zhǔn)及法規(guī)體系

（1）制定各類管理標(biāo)準(zhǔn)。在信息化環(huán)境下，進(jìn)行文檔一體化管理，必定涉及許多尖端科學(xué)技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、加密技術(shù)等。（2）加強(qiáng)立法，制定嚴(yán)密的法規(guī)體系。只有通過法律才能賦予“前端控制”的權(quán)力。在信息化環(huán)境下，電子文件的法律效力，網(wǎng)絡(luò)安全問題等都需要法律從根本上解決。

3.3 培養(yǎng)信息化環(huán)境下公司實施文檔一體化高素質(zhì)人才

隨著信息化環(huán)境下公司文檔工作中新問題的不斷出現(xiàn)以及文檔部門在公司中所承擔(dān)的角色轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代企業(yè)對文檔工作人員素質(zhì)的要求亦相應(yīng)提高。目前文檔工作隊伍的整體素質(zhì)與信息化的發(fā)展要求存在較大差距，尤其缺少計算機(jī)管理文檔的“復(fù)合型”人才。

4 結(jié)束語

隨著時代的進(jìn)步，電子文件的產(chǎn)生和大量涌現(xiàn)，文檔管理模式必須不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，解決好公司各類文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化的不協(xié)調(diào)問題。這樣才能夠滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展和文檔工作的需要。文檔人員應(yīng)該根據(jù)時代的要求，從實際情況出發(fā)，建立起適合自身的文檔一體化管理模式；提高文檔一體化的管理意識；進(jìn)一步完善各項管理制度；拓展專業(yè)知識和相關(guān)的技術(shù)知識；切實有效的推動文檔一體化工作的進(jìn)程，這樣才能夠充分發(fā)揮文檔管理部門的作用，并最終為公司決策提供更加高效而快捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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