信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑研究

郭和珍

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)高職院校檔案管理面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。先進(jìn)的信息管理技術(shù)在為高職院校檔案管理提供新途徑和方法的同時(shí)，也對(duì)高職院校檔案管理工作人員提出了新的要求。本文從信息時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理的影響入手，就其管理現(xiàn)狀以及具體的檔案管理新途徑進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；檔案管理；途徑

檔案管理作為高職院校建設(shè)中一個(gè)重要的工作，是學(xué)?？茖W(xué)管理中必不可少的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是衡量高職院校教學(xué)管理水平和人才管理質(zhì)量的外在體現(xiàn)。在信息時(shí)代下，檔案管理工作有了新的形勢(shì)和途徑，它規(guī)范了檔案管理工作的流程，提高了高職院校檔案管理的質(zhì)量和效率，從而在一定程度上提高了高職院校的教育教學(xué)服務(wù)質(zhì)量。但由于信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)相應(yīng)的檔案管理人員的能力提出了更高的要求，所以必須要采取合理的管理途徑來(lái)提高信息時(shí)代下高職院校檔案管理的質(zhì)量。下面以高職院校檔案管理為研究對(duì)象，就其在信息時(shí)代下的管理新途徑進(jìn)行了分析和研究，以期給后續(xù)相關(guān)方面的研究提供借鑒。

1 信息時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理產(chǎn)生的影響

1.1 適應(yīng)高職院校發(fā)展的需要

高職院校的根本教學(xué)任務(wù)和目的就是為社會(huì)培養(yǎng)大批實(shí)用型人才。隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展以及工業(yè)化程度的加深，社會(huì)對(duì)于實(shí)用技能型人才的需求量不斷增加，所以為了滿足社會(huì)日益增加的人才需求，國(guó)家在高職教育方面加大了教育資金投入力度，而高職院校教育也取得了一定的進(jìn)步，但是由于高職教育規(guī)模的擴(kuò)展以及其與社會(huì)各事業(yè)型單位接觸的緊密，它所需要管理的檔案數(shù)目以及內(nèi)容也就越來(lái)越多、越來(lái)越煩雜。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的高職檔案管理形式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理的質(zhì)量，所以對(duì)傳統(tǒng)高職院校檔案管理模式和方法進(jìn)行變革勢(shì)在必行。為了切實(shí)提高高職院校的檔案管理質(zhì)量，就必須要在其檔案管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)，從而提高其管理的效率和質(zhì)量。

1.2 滿足高職檔案開發(fā)利用的需求

在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理過(guò)程中，相應(yīng)的管理人員大都側(cè)重于收集和保管檔案資料，而缺乏對(duì)檔案的開發(fā)和利用。這樣一來(lái)，大量的紙質(zhì)檔案資料僅僅被進(jìn)行了合理的歸納處理，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，但是一旦其被歸納和保存完畢，就很少再次進(jìn)行利用，并且在查找相關(guān)檔案的時(shí)候也需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間來(lái)進(jìn)行搜索，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案資料無(wú)法進(jìn)行共享，所以檔案的價(jià)值過(guò)低，無(wú)法發(fā)揮其自身的優(yōu)越性。尤其是人事檔案資料，他們與高職教師的人事任免、工資定級(jí)、職稱評(píng)審以及崗位調(diào)整等之間具有緊密的聯(lián)系，所以使用率比較高，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理方法就顯得過(guò)于繁瑣，增加檔案管理者的管理難度。而如果在檔案中合理地運(yùn)用信息技術(shù)，則可以大大提高檔案管理的效率，有利于開發(fā)和利用檔案實(shí)際的價(jià)值，并且可以實(shí)現(xiàn)高效的檢索與查詢，提高檔案信息的利用率。

1.3 提高高職檔案資料信息完整性的需要

高職院校的檔案資料是其發(fā)展過(guò)程中的重要信息資源，包括人事檔案、學(xué)生檔案以及科研檔案等眾多內(nèi)容，所以對(duì)于科研事業(yè)的發(fā)展以及學(xué)生的有效管理等均具有至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理中，由于紙質(zhì)的檔案資料不僅占用大量的保存空間，同時(shí)也會(huì)隨著事件的推移而逐漸老化和磨損、甚至?xí)霈F(xiàn)丟失的問(wèn)題。而如果在檔案管理的過(guò)程中合理引入信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，不僅可以提高檔案管理的效率，也可以確保檔案信息的完整性。另外，部分高職院校的發(fā)展具有復(fù)雜性，如有些是兩個(gè)院校的整合等，所以檔案的管理過(guò)程中存在交叉性，如果單純的依靠紙質(zhì)的檔案管理，則會(huì)非常麻煩，也有可能搞錯(cuò)檔案資料，所以我們必須要將其轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行管理，從而確保檔案管理的準(zhǔn)確性和合理性。

2 高職院校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理工作意識(shí)薄弱，滯后問(wèn)題嚴(yán)重

當(dāng)前許多高職院校都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性，所以檔案管理工作的效率較低、質(zhì)量不高。他們將學(xué)生的數(shù)量以及學(xué)生所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益看做學(xué)校開展中的重點(diǎn)，而忽略了檔案管理工作對(duì)校園建設(shè)的重要性。這種錯(cuò)誤的檔案管理意識(shí)主要表現(xiàn)在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層方面，同時(shí)部分教職工也具有這種觀念。但是由于檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，其對(duì)于教職工以及學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)均具有重要的影響，如果肆意忽略檔案管理工作，則將大大影響學(xué)校的建設(shè)，是不可取的一種教學(xué)形式。

2.2 檔案管理機(jī)制和方法落后

高職院校的檔案管理內(nèi)容較多，包括科技、財(cái)會(huì)、文書以及人事等檔案類型。理論上來(lái)講，如果統(tǒng)一管理這些檔案，則可以提高檔案的管理效率和質(zhì)量，但是當(dāng)前的高職院校檔案管理大都是分散形式的管理方法，所以如果要查某個(gè)學(xué)生的人事檔案，則需要分別到不同的部門和單位去查找具體的人事項(xiàng)目和內(nèi)容。這種管理形式不僅會(huì)降低檔案管理跌效率，也會(huì)在一定程度上影響檔案材料的正式性，所以對(duì)現(xiàn)有的這種管理方法和形式需要進(jìn)行變革。

2.3 檔案管理人員的工作量大

對(duì)于高職院校而言，每年都會(huì)有大批教職人員和學(xué)生入校，老生畢業(yè)以及繼續(xù)進(jìn)行深造或就業(yè)等，所以學(xué)校的檔案流動(dòng)性較大，需要頻繁對(duì)各種檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)，加之紙質(zhì)的檔案資料管理難度大，且學(xué)校管理人員較少，所以實(shí)際的管理工作量較大，這就進(jìn)一步降低了管理人員管理檔案的效率。另外，檔案需要定期進(jìn)行維護(hù)和保存，所以也會(huì)消耗大量的人力和財(cái)力等。

3 信息時(shí)代高職院校檔案管理的新途徑

3.1 加強(qiáng)高職院校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是高職院校檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中所需的檔案管理設(shè)備以及相應(yīng)的管理技術(shù)較少。但是高職院校檔案信息化管理是一項(xiàng)繁雜的項(xiàng)目，它需要建立一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)信息和數(shù)據(jù)管理靜態(tài)，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀以及軟件等諸多硬軟件，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、開發(fā)和使用。大量實(shí)踐和研究表明，高效、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有利于提高高職院校檔案信息管理的水平。因此，在信息化的檔案管理背景下，高職院校需要在該方面投入大量的資金，通過(guò)引入先進(jìn)的信息管理設(shè)備和必要的而技術(shù)來(lái)確保院校檔案信息化管理工作的順利實(shí)施。另外，為了進(jìn)一步提高高職院校檔案管理的效率，可以將學(xué)校的檔案與校園網(wǎng)站進(jìn)行信息共享。

3.2 提高檔案管理人員的信息素質(zhì)

通常而言，高職單干管理人員的信息化能力和素質(zhì)直接影響著檔案管理的實(shí)際效果。當(dāng)前大部分高職院校的檔案管理人員大都并非出自檔案管理專業(yè)，一般都是由別的專業(yè)經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)后就進(jìn)行上崗的，所以他們可能對(duì)于檔案管理方面的知識(shí)理解的不是非常徹底，所以檔案實(shí)際的管理效果可能不是非常理想。一名合格的檔案管理人員除了要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和政治素質(zhì)外，還應(yīng)具備積極的服務(wù)觀念和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，所以為了確保高職院校檔案信息化管理的質(zhì)量，就必須要提高相應(yīng)檔案管理人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還需要具備一定的信息技術(shù)方面的能力，可以勝任信息處理工作?？梢哉f(shuō)，檔案管理人員的管理技能和專業(yè)素質(zhì)直接決定著高職院校檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量。因此，高職院校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在信息技術(shù)方面的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的信息化檔案管理意識(shí)，提高其計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的數(shù)量度，從而為信息化檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 促進(jìn)高職檔案信息資源的開發(fā)利用

正如上述所述，傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中由于只重視檔案的歸納和保存，而忽略了檔案的開發(fā)和利用，這樣嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。因此，在信息化背景下，高職院校必須要提高檔案管理的效率，加大對(duì)檔案的開發(fā)和利用，從而使人事管理、高職教學(xué)以及科研等方面的檔案運(yùn)用更加便捷、高效。為了提高檔案的呂勇率，高職院?？梢越ㄔO(shè)本校的檔案資源管理網(wǎng)站，借助網(wǎng)站來(lái)合理地管理學(xué)校的各種檔案，同時(shí)也有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行修改、增加和刪除，方便用戶更好地獲取檔案，大大提高了檔案管理的效率?；蛘吒呗氃盒？梢越⒁粋€(gè)完善的OA系統(tǒng)來(lái)提高檔案信息化管理的效率。另外，高職院校和可以與其他院校之間進(jìn)行有效的合作，共享雙方的檔案信息，比如高職院校間可以建立一個(gè)聯(lián)合交流協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而在共享平臺(tái)上共享各自院校的檔案信息，并有各自的檔案管理員做好其中細(xì)部的管理工作，從而使檔案管理由封閉模式向開放模式轉(zhuǎn)變。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性

正如硬幣有兩面一樣，高職檔案信息化管理除了具有上述的種種有點(diǎn)外，也具有一定的缺點(diǎn)和不足，其中最為顯著的就是其安全性。同紙質(zhì)檔案不同，信息化檔案將檔案信息以數(shù)字形式儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中。如果檔案管理人員沒(méi)有充分意識(shí)到檔案資源管理過(guò)程中安全性的重要作用，則很可能會(huì)泄露或者弄丟部分檔案信息，從而會(huì)給學(xué)校的管理工作帶來(lái)不利的影響。另外，由于檔案管理人員的操作不當(dāng)，而使電子文件的檔案信息的格式產(chǎn)生變化，所以相應(yīng)的文件無(wú)法被有效識(shí)別，損害了相應(yīng)的檔案信息；部分計(jì)算機(jī)在受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲后可能會(huì)損壞計(jì)算機(jī)內(nèi)部存儲(chǔ)的一些檔案信息，從而也會(huì)對(duì)信息化檔案資料產(chǎn)生影響，所以上述的這些安全性問(wèn)題都需要檔案管理者給予足夠的重視，以及時(shí)回避這些安全性隱患。基于此，高職院校必須要增強(qiáng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，提高其在檔案管理的過(guò)程中的安全防范意識(shí)，做好電子檔案信息的保密工作，盡量不用儲(chǔ)存有檔案信息的電腦上網(wǎng)，或者不讓非管理人員隨意使用和瀏覽檔案信息，同時(shí)還要做好檔案資料的備份工作以及檔案管理環(huán)境的防潮工作等，全面地提高檔案信息保管的安全性。

總之，信息化為高職院校檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)，同時(shí)也帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)。高職院校必須要結(jié)合自身的檔案管理情況，迎合信息化發(fā)展的趨勢(shì)，抓住發(fā)展的機(jī)遇，勇于迎接挑戰(zhàn)，在實(shí)踐中不斷完善和創(chuàng)新管理手段和方法，從而最終提高高職院校檔案管理的質(zhì)量和效率。

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