試論權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

俞雯

摘 要：醫(yī)院檔案是一種特殊的資源，是醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和管理方法的總結(jié)和沉淀，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。因此，檔案管理人員要運(yùn)用科學(xué)的管理理論加強(qiáng)檔案的管理，保證檔案的完整性，充分發(fā)揮檔案的作用。本文主要分析了權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用的必要性，同時(shí)闡述了其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：權(quán)變管理理論；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用

1 權(quán)變管理理論概述和檔案管理理論概述

1.1 權(quán)變管理理論概述

權(quán)變管理理論以組織的環(huán)境變量和管理變量的關(guān)系為研究對(duì)象，重在強(qiáng)調(diào)管理活動(dòng)應(yīng)根據(jù)環(huán)境條件的變化而采取相應(yīng)的管理方式。一方面，權(quán)變管理理論以系統(tǒng)觀為基礎(chǔ)，即要從開(kāi)放的系統(tǒng)中認(rèn)識(shí)管理活動(dòng)；另一方面，由于組織所處環(huán)境的復(fù)雜性，使得管理原則和方法不是固定的，要從具體的條件出發(fā)，選擇必要的管理方法；第三，權(quán)變管理理論既不是一成不變也不是隨機(jī)應(yīng)變，而是要“取其中”，這是該理論的精華所在，但是想達(dá)到這種境界也是十分困難的。

1.2 檔案管理理論概述

一方面是對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，即要把檔案管理工作作為一種信息交換系統(tǒng)，要有效地開(kāi)發(fā)和利用；另一方面，要掌握基本的檔案管理方法，不僅要注重歷史主義方法的運(yùn)用而且要結(jié)合其他方法，滿足人們對(duì)信息需求的多樣性。

2 權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 醫(yī)院檔案管理的特殊性能夠使權(quán)變管理理論發(fā)揮最大的作用

在醫(yī)院的管理中，檔案管理是重要的組成部分，它客觀地記錄了各個(gè)時(shí)期醫(yī)院的醫(yī)療和管理記錄，而且形式多樣，有文字、音頻、視頻等，是重要的歷史參考文獻(xiàn)，有著極高的價(jià)值。因此，要充分利用醫(yī)院的檔案，提升醫(yī)院的醫(yī)療和管理水平。而一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的檔案與外界的信息有著密切的聯(lián)系，它不僅受制于外界信息的變化，而且與外界不斷地交換信息。因此，檔案管理工作必然要與醫(yī)院系統(tǒng)的信息保持一致，這樣才能充分發(fā)揮檔案的功能。這正好符合權(quán)變管理中的因地制宜，能夠推動(dòng)權(quán)變管理理論發(fā)揮較大的作用。

2.2 運(yùn)用權(quán)變管理理論能夠較好地解決檔案管理中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的醫(yī)院以業(yè)務(wù)中心工作，如何提高醫(yī)療和管理水平是醫(yī)院管理的重點(diǎn)，而作為輔助工作的檔案管理一直處于工作的邊緣地位，且不在考核評(píng)審的范圍內(nèi)。今年來(lái)，隨著醫(yī)改的不斷深入，檔案管理逐漸成為醫(yī)院管理的重要部分，引起了管理者的重視，但在管理中仍存在著以下問(wèn)題：一方面，檔案管理缺乏系統(tǒng)性。一些醫(yī)院雖然都制定檔案管理制度，并且規(guī)定了管理人員的職責(zé)，但這些制度和責(zé)任制并不完善，檔案的集中程度不高，歸檔的文件也不規(guī)范，同時(shí)也缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。另外，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)較低，不能認(rèn)識(shí)到檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，單純地為管理而管理，阻礙了檔案的收集整理工作，使得一些重大歷史事件的資料未能歸檔，失去了其參考價(jià)值，很可能對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成難以估量的影響。另一方面，檔案管理水平較低。大多醫(yī)院沒(méi)有健全的檔案管理制度，檔案管理顯得無(wú)足輕重，發(fā)展極為緩慢，沒(méi)有與醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)同步。在醫(yī)院的規(guī)劃中，只對(duì)醫(yī)院的規(guī)模、設(shè)備、人員等作出了詳細(xì)的規(guī)劃，而忽視了檔案管理的發(fā)展，阻礙了其管理水平的提高，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 權(quán)變管理理論有利于優(yōu)秀醫(yī)院文化的建設(shè)

醫(yī)院文化蘊(yùn)含了醫(yī)院的辦院理念，是醫(yī)院精神的具體展現(xiàn)。檔案是醫(yī)院文化的載體，是醫(yī)院幾代人努力的成果，對(duì)醫(yī)院文化的傳承有著重要的作用。只有做好檔案管理工作才能培育出優(yōu)秀的醫(yī)院文化，才能保證醫(yī)院文化的傳承。權(quán)變管理理論符合了醫(yī)院文化系統(tǒng)性的要求，在整理和歸納中豐富了文化的種類，有利于醫(yī)院文化的發(fā)展。

3 權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 在醫(yī)院檔案管理觀念中的應(yīng)用

正確的觀念能夠指導(dǎo)人們正確的開(kāi)展行動(dòng)，如果觀念陳舊則阻礙事物的發(fā)展。權(quán)變管理理論要求檔案管理的理念隨著外部環(huán)境的變化而變化，要適應(yīng)外部環(huán)境的要求，使檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)一致，這樣才能推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。受傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院的管理中存在著重業(yè)務(wù)輕檔案的思想，使得檔案的價(jià)值無(wú)法受到重視。隨著醫(yī)改的深入，檔案管理受到了人們的重視，檔案管理也逐漸走向現(xiàn)代化，使醫(yī)院檔案更加貼近醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際。

3.2 在醫(yī)院檔案管理的組織結(jié)構(gòu)中的應(yīng)用

權(quán)變管理理論對(duì)檔案管理的組織結(jié)構(gòu)的影響較大，既要把檔案管理看成是封閉的，又要把其看成是開(kāi)放的。在長(zhǎng)期的發(fā)展中，醫(yī)院的檔案部門偏重于資料的收集、整理、保存等工作。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案部門不僅要重視檔案的建設(shè)，還要注重檔案的借閱工作，以便檔案不會(huì)被永久埋沒(méi)。因此，檔案室要重視借閱、咨詢等外部工作。醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐證明，權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理的組織結(jié)構(gòu)中是非常有價(jià)值的，它不僅能在整體上促進(jìn)檔案管理組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，而且也能針對(duì)不對(duì)的組織分支采用不同的處理方法。

3.3 在醫(yī)院檔案管理的管理機(jī)制中的應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)要想正常運(yùn)行就必須運(yùn)用權(quán)變管理理論，根據(jù)檔案管理所處的環(huán)境采取對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，提高管理的活力。管理機(jī)制的運(yùn)用有利于管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，對(duì)管理中的每個(gè)因素都有重要的影響。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，醫(yī)院的檔案管理也要選擇競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，參與競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也要運(yùn)用信仰機(jī)制，避免片面追求經(jīng)濟(jì)效益。

3.4 在醫(yī)院檔案管理中人員管理中的應(yīng)用

對(duì)檔案管理人員的管理是一個(gè)過(guò)程，要對(duì)人們進(jìn)行選拔、錄用、考核等，以充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。做好人員管理中也要運(yùn)用權(quán)變管理理論，要針對(duì)不同的人員采取不同的管理方法。一是要根據(jù)權(quán)變管理理論制定不同的管理政策；二是要根據(jù)管理人員的層次進(jìn)行管理；三是要運(yùn)用權(quán)變管理理論進(jìn)行人員的選拔、錄用、獎(jiǎng)懲工作?？傊?，在管理人員時(shí)要具體問(wèn)題具體分析。

4 總結(jié)

權(quán)變管理理論的獨(dú)特作用有利于醫(yī)院檔案的管理，它能夠較為全面地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提高，促進(jìn)檔案作用的發(fā)揮。因此，在醫(yī)院的檔案管理中，要根據(jù)實(shí)際情況，糾正傳統(tǒng)檔案管理的不足，以檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境為依據(jù)，采取不同的管理方法和模式，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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