對企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策的研究探討

岳繼云

摘 要：加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)提升市場競爭力的重要手段，對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，本文通過對企業(yè)檔案信息化概念、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性、發(fā)展現(xiàn)狀和解決對策進行了介紹和分析，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案信息化的建設(shè)提出一些參考和依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；對策研究；企業(yè)建設(shè)

在信息化時代的今天，企業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了企業(yè)現(xiàn)代化管理機制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。特別是企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是企業(yè)提升檔案管理水平，適應社會發(fā)展的必然選擇。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)、抓住機遇、提高檔案管理水平，開啟新的檔案管理模式是每一個企業(yè)管理人員都需要思考的問題。

1 相關(guān)概念介紹

1.1 企業(yè)信息化的含義

企業(yè)信息化是指運用各種信息技術(shù)手段，結(jié)合先進的管理理念，對企業(yè)內(nèi)部的員工、資產(chǎn)和其他資源進行配置和整合，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和經(jīng)營管理模式得到優(yōu)化，從而使企業(yè)的管理更加規(guī)范化，提高企業(yè)的效益和競爭力。

1.2 企業(yè)檔案信息化的含義

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在遵守法律法規(guī)的前提下，運用先進的管理理念和科學的管理方法，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)的檔案信息進行發(fā)掘和整合，提高企業(yè)檔案信息的利用率，為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供服務(wù)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是國家檔案信息化建設(shè)的重要組成

企業(yè)是市場經(jīng)濟的重要組成部分，是推動經(jīng)濟發(fā)展的重要力量。特別是國企等大中型企業(yè)是國民經(jīng)濟發(fā)展的中堅力量。而近年來中小型企業(yè)發(fā)展強勁，在穩(wěn)定市場經(jīng)濟方面發(fā)揮了積極的作用。中小型企業(yè)獨具的優(yōu)勢帶來各種改革成果為大型企業(yè)改革提供了寶貴的經(jīng)驗。

企業(yè)的檔案是企業(yè)日常經(jīng)營管理過程中的各種重要信息的累積，是進行總結(jié)、創(chuàng)新的重要依據(jù)，有著重要的參考價值。各個行業(yè)中的大小企業(yè)見證了中國經(jīng)濟的發(fā)展歷程，因此，企業(yè)檔案也是國家檔案資源中不可缺少的一部分。

2.2 企業(yè)積累的科技檔案具有生產(chǎn)力屬性

科學技術(shù)就是生產(chǎn)力，科學技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)中的應用可以對生產(chǎn)方式和生產(chǎn)效率進行優(yōu)化，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。而這些在生產(chǎn)實踐中獲得的科學技術(shù)得以傳承的載體就是科技檔案，企業(yè)的科技檔案往往是幾代研發(fā)和技術(shù)人員的智慧結(jié)晶。企業(yè)可以通過科技檔案中的信息總結(jié)經(jīng)驗、開拓思路，進一步加強創(chuàng)新；同時，企業(yè)也可以直接應用一些檔案信息中的先進技術(shù)，節(jié)省生產(chǎn)的成本，創(chuàng)造更多的利潤。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息資源規(guī)劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在信息化時代的今天，各行各業(yè)都日益加深了對信息資源的依賴。人們傾向于通過電腦讀取信息，這一趨勢使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的新需求。越來越多的企業(yè)認識到這一問題，開始對企業(yè)的信息資源進行規(guī)劃和整合，盡可能的開發(fā)企業(yè)的信息資源，利用多層次的管理系統(tǒng)為企業(yè)的各項工作提供有力的支撐。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中的制度建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)同樣離不開制度建設(shè)的支持，只有在規(guī)范化的制度下，行業(yè)的發(fā)展才能持久有序。《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》的實施使企業(yè)檔案信息化建設(shè)開始有法可循，但在實際的工作中，由于執(zhí)法不嚴等現(xiàn)象的存在，一些企業(yè)并沒有嚴格按照規(guī)范要求進行工作。在監(jiān)督、執(zhí)法方面仍然需要進一步加強才能保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進行。

3.2 相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)現(xiàn)狀

對于一些發(fā)展歷程較長的企業(yè)檔案管理部門來說，還是有很大一部分在使用傳統(tǒng)的手工操作。但是這種操作耗費時間長，無法使企業(yè)各部門的工作高效運轉(zhuǎn)，這會阻礙企業(yè)的發(fā)展。但是對于新興行業(yè)來說，例如科技公司和銀行系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)字化水平比較高，公司員工的計算機技術(shù)也比較高。因此，這些新興行業(yè)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)大多領(lǐng)先于其他行業(yè)。

3.3 企業(yè)工作人員素質(zhì)現(xiàn)狀

應該說，高水平的人才配伍是企業(yè)檔案信息化建設(shè)最為重要的一個部分。但是，大多企業(yè)檔案信息化管理人員多數(shù)沒有從事過專業(yè)的編程工作，甚至沒有經(jīng)過專業(yè)的計算機技術(shù)的培訓。一些企業(yè)的工作人員信息化素養(yǎng)很低，操作計算機的熟練度不夠，分類檔案信息和檢索信息都很不專業(yè)，整合信息資源的能力有限，無法適應企業(yè)的需求。企業(yè)的管理人員應該充分意識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)對于經(jīng)濟效益和企業(yè)發(fā)展的重要作用，大力支持這項工作，在企業(yè)中培養(yǎng)一批高素質(zhì)的信息化管理人才。

4 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

4.1 樹立企業(yè)檔案信息化觀念

加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的首要步驟是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，加強企業(yè)的信息化意識。辦公自動化、辦公系統(tǒng)無紙化使檔案轉(zhuǎn)向了數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理人員要利用信息化技術(shù)整合檔案資源。這些轉(zhuǎn)變都要求企業(yè)的工作人員認清企業(yè)檔案信息化的發(fā)展趨勢，適應新型的工作模式。

4.2 建立健全企業(yè)管理制度與法律規(guī)章

企業(yè)檔案具有一定的法律效力，因此信息化檔案真實的情況下，其法律憑證的作用也應該得到法律的承認，這其中涉及的法律法規(guī)都應該有所完善和改變。同時，企業(yè)也應該明確自己進行檔案信息化建設(shè)的目的，確定并完善自己的管理體制。

4.3 合理配置企業(yè)檔案信息化人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要具有專業(yè)的信息化知識人才，人才的質(zhì)量會影響企業(yè)檔案信息化在企業(yè)中作用的發(fā)揮。因此， 還要引進懂得最新技術(shù)的專門人才， 以使企業(yè)檔案隊伍的人員配置趨于合理， 滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要。

總結(jié)：隨著信息化水平的不斷提高，企業(yè)檔案信息化建設(shè)還將不斷的面臨新的問題和挑戰(zhàn)。未來企業(yè)檔案信息化的建設(shè)將更加新穎化、通用化、專業(yè)化、平臺化。這需要企業(yè)轉(zhuǎn)變自身的觀念，引進專業(yè)的人才，利用科學技術(shù)來適應時代的發(fā)展。同時，國家也應當完善相應的法律法規(guī)加強對企業(yè)的監(jiān)督。

參考文獻

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