關(guān)于疾病預(yù)防控制中心檔案管理問題的研究

喬澤紅

摘 要：疾病預(yù)防控制中心作為國家行政機(jī)關(guān)，其承擔(dān)著廣大民眾疾病的預(yù)防工作，在疾病預(yù)防控制中心工作開展過程中，由于需要對各種疾病進(jìn)行監(jiān)測、分析和防治，這就需要大量的檔案資料支持，所以需要強(qiáng)化檔案管理工作，這樣才能確保疾控中心日常工作的正常開展。特別是檔案資料中大量的歷史資料，會對疾控中心對各類疾病的研究提供重要的數(shù)據(jù)參考，有利于疾控中心疾病防治工作的順利開展。文中對疾病控制中心檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對提高疾病控制中心檔案管理水平的具體措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心；檔案管理；問題；措施

疾控中心作為疾病預(yù)防和控制部門，其檔案不僅種類和內(nèi)容較多，而且范圍也較廣，具有不可復(fù)得性。做好疾控中心檔案管理工作，可能有效的確保檔案利用率的提高，而且能夠更好的推動疾病監(jiān)控、分析和防治等工作順利開展。當(dāng)前我國各地疾控中心在檔案管理工作還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和方法，而且檔案組織結(jié)構(gòu)也不完善，檔案呈分散狀態(tài)。部分疾控中心雖然也進(jìn)行了檔案管理，但檔案管理效率較低，檔案資料存在著丟失和破損情況，導(dǎo)致檔案利用率較低。所以需要加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作，這不僅有利于更好的實(shí)現(xiàn)對各種疾病的有效防治，確保人民群眾的身體健康，而且能夠?yàn)轭A(yù)測疫情和流行病研究提供必要的依據(jù)，對保障公共衛(wèi)生安全具有極為重要的意義。

1 疾病控制中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案收集的范圍較窄

當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心的檔案大致名手文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計(jì)檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案等幾種，檔案種類較多，但疾控中心檔案收集過程中，其還僅僅局限于文書檔案的收、發(fā)文件上，而對于業(yè)務(wù)檔案的收集工作較為忽視。而且在檔案管理工作中，基層檔案管理人員不能與業(yè)務(wù)科室進(jìn)行有效的銜接，這就導(dǎo)致所收集的檔案不僅數(shù)量較少，而且內(nèi)容缺乏全面性和系統(tǒng)性。

1.2 歸檔材料不完整

檔案的完整性會對檔案的利用效果和利用價值產(chǎn)生直接的影響，所以需要確保歸檔案材料的完整性。由于疾病控制中心科室較多，而且各個科室都具有不同的職能，這就導(dǎo)致在各科室在實(shí)際工作中所產(chǎn)生的文件數(shù)量也具有一定的差異性。而且各科室通常會將具有較高價值的材料自行進(jìn)行保管，給檔案管理人員收集工作帶來較大的難度，導(dǎo)致檔案缺乏完整性和系統(tǒng)性。而且在歸檔工作中，一些具有價值的科技檔案往往不進(jìn)啎存檔，而在收集過程中更重視對文件檔案的保存，但卻沒有將一些附件進(jìn)行歸檔，附件作為文件的核心內(nèi)容，缺少附件文件歸檔也失去了意義。而且在歸檔工作中，部分檔案管理工作員由于缺乏專業(yè)知識，在歸檔過程中往往將一些相似的文件資料進(jìn)行混雜起來，不僅導(dǎo)致資料重復(fù)，而且還存在著文件缺失的情況，而且一些存在聯(lián)系的檔案材料被分開放置，這就使檔案的完整性受到較大的影響。另外疾控中心在檔案管理工作中聲像檔案歸檔意識較差，而且也沒有長遠(yuǎn)保存的觀念，這就導(dǎo)致一些具有價值的聲像資料容易被遺失，從而使檔案存在不完整的情況。

1.3 歸檔案卷質(zhì)量低

檔案管理水平的好壞與檔案案卷質(zhì)量息息相關(guān)，在當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中，部分檔案管理人員由于工作中不認(rèn)真，不細(xì)致，在歸檔過程中沒有詳細(xì)記錄卷內(nèi)目錄內(nèi)的文件的編號、責(zé)任者、日期和頁次等，嚴(yán)重影響了檔案案卷的質(zhì)量，給檔案管理和利用工作帶來了不利影響。部分檔案歸檔文件仍采用書定怕方式，而且字跡不規(guī)范，不清晰，給案卷的質(zhì)量帶來了較大的影響，也給后期的利用工作帶來一定的難度。

1.4 對檔案工作人員重視程度不夠

在當(dāng)前有疾病控制中心日常經(jīng)營管理工作中，更多的精力都放在了疾病預(yù)防和控制等業(yè)務(wù)上，而對于疾控中心檔案管理工作缺乏重視。當(dāng)前很大一部分疾控中心檔案管理人員多為兼職，檔案管理人員不僅自身缺乏專業(yè)知識，而且檔案管理意識較淡薄，對檔案相關(guān)的法律法規(guī)不了解，而且身兼數(shù)職，在檔案工作中投入的時間和精力有限，人員變動較為頻繁，這就使檔案不僅無法及時進(jìn)行歸檔，而且檔案資料存在積極和流失的情況，檔案管理水平較低，案卷質(zhì)量無法得到有效的保障。

2 提高疾病控制中心檔案管理水平的具體措施

2.1 加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

完善的制度體系是實(shí)現(xiàn)疾控檔案有效管理的重要保障。加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，要以《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》為依據(jù)，建立一個符合疾病預(yù)防控制工作實(shí)際的檔案管理制度。制定完善的各項(xiàng)規(guī)章制度，并要建立健全疾病預(yù)防控制檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收、歸納、保管、利用等操作流程，建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度，建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、專（兼）職檔案人員為具體責(zé)任人的檔案管理隊(duì)伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。規(guī)范檔案管理行為，做到有法可依、有章可循，促進(jìn)檔案工作的管理。

2.2 提高案卷質(zhì)量

首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案的收集范圍，豐富疾控檔案內(nèi)容。將那些反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料及監(jiān)測數(shù)據(jù)，且有一定學(xué)術(shù)價值、保管時限長的資料確定為中心級檔案。針對在日常開展的長期性、連續(xù)性工作中所形成的文件材料進(jìn)行收集，另外還要將年度所產(chǎn)生的科技檔案相關(guān)資料分類歸檔，以保證疾控檔案的完整性和系統(tǒng)性。對所疾控中心所產(chǎn)生的聲像資料整理并進(jìn)行歸檔，要利用相應(yīng)的設(shè)備，對聲像資料采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

其次，做好檔案的立卷、歸檔工作。提高案卷的質(zhì)量要在立卷、歸檔等方面下功夫，以便于分類和檢索。要按文件材料的來源，按綜合和具體業(yè)務(wù)的性質(zhì)區(qū)分開來，分類立卷，避免案卷內(nèi)容交叉現(xiàn)象發(fā)生。案卷內(nèi)的文件材料的制成和書寫要符合檔案保存的要求。檔案管理人員要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成立卷和歸檔任務(wù)，明確歸檔重點(diǎn)，要認(rèn)真細(xì)致地接收、征集、整理、鑒定、保管各種門類（或載體）檔案，以保證檔案的完整性，提高案卷質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

疾病預(yù)防控制檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，加之疾控機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生防病工作針對著各種日益復(fù)雜的公共衛(wèi)生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機(jī)構(gòu)檔案管理者要有一定的專業(yè)知識、全面掌握檔案業(yè)務(wù)技能。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型人才以適應(yīng)疾控檔案的管理。各個疾控中心的兼職檔案人員大多熟悉本部門（科室）業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。所以，要對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技能、疾病預(yù)防控制專業(yè)知識及疾病預(yù)防控制相關(guān)一些學(xué)科知識的培訓(xùn)，通過學(xué)術(shù)討論、征集論文等形式來提高其業(yè)務(wù)水平。

3 結(jié)束語

加強(qiáng)疾病控制中心的檔案管理工作，可以有效的提高衛(wèi)生防疫水平，確保百姓的身心健康。由于疾病控制中心檔案種類較多，檔案管理工作具有較大難度，所以需要對檔案管理工作給予充分的重視。特別是在當(dāng)前信息化時代，需要加大檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，不斷對檔案管理制度進(jìn)行完善，加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及職業(yè)道德素質(zhì)的提升，使疾控中心檔案能夠更好的為疾控中心的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]尹福順.淺議基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建議[J].華章，2013（22）.

[2]李丹.淺談疾控機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題和對策[J].醫(yī)學(xué)信息（上旬刊），2011（7）.

[3]劉俊秋.淺談如何做好疾病預(yù)防控制檔案管理工作[J].時代報告（學(xué)術(shù)版），2012（11）.