現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理相關(guān)思考

劉娜

摘 要：從我國現(xiàn)代企業(yè)制度角度分析發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)檔案管理過程中存在各種業(yè)務(wù)問題，同時也面臨著各種競爭壓力。這就要求企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)符合現(xiàn)代企業(yè)制度，加強對檔案的管理。企業(yè)的深入改革，使得各個方面存在的管理問題逐漸暴露出來，對企業(yè)的健康發(fā)展存在著嚴(yán)重影響。為此筆者從簡述企業(yè)檔案管理實際情況入手，探討在現(xiàn)代企業(yè)制度下加強企業(yè)檔案管理的有效對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代企業(yè)制度；相關(guān)思考

我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理機制，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等要求。所以，對傳統(tǒng)的檔案管理體制進行改革迫在眉睫。在實際的管理過程中，應(yīng)改革命令型、直接型的微觀管理措施，遵循以宏觀調(diào)節(jié)、控制為主的管理原則，采取措施推動現(xiàn)代企業(yè)檔案管理水平的提高[1]。

1.我國企業(yè)的檔案管理實際情況

（一）由于產(chǎn)權(quán)變動造成檔案管理方式的變化。檔案是產(chǎn)權(quán)的主要承載體，而承載體的變化將會造成檔案的變化，進而改變了檔案的管理方式。然而現(xiàn)階段，中國多數(shù)國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)并沒有發(fā)生本質(zhì)性的變化，企業(yè)的兼并或重組，并沒有改變實際產(chǎn)權(quán)，經(jīng)營權(quán)也沒有發(fā)生根本性的變化。此外，隨著企業(yè)改革的深入推行，多是檔案管理部門已經(jīng)被降格或撤銷，有些檔案管理部門則被并入到其他的機構(gòu)中，沒有專門的部門對本企業(yè)的檔案進行全過程的管理。又因為處在空置轉(zhuǎn)型階段的產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)，其檔案歸屬和檔案流向無法準(zhǔn)確定奪，只是本企業(yè)的少數(shù)部門的檔案保存較為完善，而其他部門的檔案管理處在無人問津或不知所歸的狀態(tài)，造成本企業(yè)檔案的丟失或缺損等[2]。所以產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)加強檔案管理極為重要。

（二）企業(yè)外部管理環(huán)境導(dǎo)致檔案管理發(fā)生改變。其一，企業(yè)外部的管理體系環(huán)境發(fā)生了改變后，企業(yè)不再依賴于國家，轉(zhuǎn)而成為獨立發(fā)展、自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我管理的獨立實體。在改革國家政府所有職能部門后，削弱了有關(guān)專門主管機構(gòu)對于企業(yè)檔案的管理以及監(jiān)督力度。其二，我國企業(yè)集團和二級企業(yè)之間的關(guān)系由以往的上下級關(guān)系逐漸轉(zhuǎn)變成只依靠資產(chǎn)連接起來的關(guān)系，這種關(guān)系的轉(zhuǎn)變導(dǎo)致企業(yè)集團內(nèi)部形成管理權(quán)力發(fā)生改變，削減了有關(guān)部門的行政管理能力。

因為企業(yè)主管部門被撤銷，加大企業(yè)檔案的管理難度。隨著改革開放的深入推行后，而原有的轉(zhuǎn)關(guān)部門出現(xiàn)了職能轉(zhuǎn)換后，削弱了對檔案的管理能力。因此建立完善的檔案管理體制迫在眉睫。

（三）由于企業(yè)內(nèi)部管理方式以及管理結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，使得檔案管理也發(fā)生了改變。現(xiàn)代企業(yè)制度下，我國多數(shù)企業(yè)發(fā)生了兼并、重組，企業(yè)從以往的單一法人發(fā)生成為多法人經(jīng)營的企業(yè)集團，進而造成產(chǎn)權(quán)出資主體朝著多元化方向發(fā)展[3]。同時，企業(yè)內(nèi)部的管理方式也難以適應(yīng)以往的機制結(jié)構(gòu)，無法按照政府機構(gòu)而設(shè)置簡單的內(nèi)部機構(gòu)。如果在這種情況下依舊采取以往的單一集中管理模式，勢必會給企業(yè)檔案管理工作加大難度。

我國現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)模逐漸擴大，而企業(yè)成員自身的情況也存在著各種差異，因此企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也并不相同，檔案管理處在不同的狀態(tài)；又因為組織形式的差異，進而造成企業(yè)內(nèi)部的檔案管理存在著自我封閉現(xiàn)象。這就要求在現(xiàn)代企業(yè)制度下，建立完善的檔案管理機制，對企業(yè)檔案進行統(tǒng)一管理，不同成員之間應(yīng)建立一定的聯(lián)系。

2 在現(xiàn)代企業(yè)制度下加強企業(yè)檔案管理的有效對策

（一）我國政府應(yīng)準(zhǔn)確定位。國家政府應(yīng)改革以往的檔案管理形式，理清和企業(yè)之間的關(guān)系，政企分開，讓企業(yè)自主管理、自主經(jīng)營，為企業(yè)的自主發(fā)展、穩(wěn)步前進提供基礎(chǔ)。為了達到政府調(diào)控市場、市場引導(dǎo)企業(yè)、企業(yè)自主管理的目標(biāo)，我國政府檔案行政管理機構(gòu)應(yīng)改革傳統(tǒng)的制度以及工作思想，從直接管理企業(yè)檔案的模式中走出來，不干預(yù)企業(yè)的經(jīng)營管理活動；國家檔案行政管理機構(gòu)應(yīng)逐步分解職能，以宏觀調(diào)控為主要手段，制定完善的法規(guī)政策，對全國企業(yè)檔案工作進行統(tǒng)一的調(diào)控和管理，加強執(zhí)法監(jiān)督，逐漸強化立法協(xié)助管理。地方檔案行政管理機構(gòu)則應(yīng)嚴(yán)格遵循國家相關(guān)政策制度，對地區(qū)企業(yè)檔案工作加強管理；結(jié)合各個企業(yè)的經(jīng)營特點，分類型、有重點的管理企業(yè)檔案[4]。

此外，企業(yè)集團自身行政管理能力被逐漸削弱后，國家檔案行政管理機構(gòu)應(yīng)采取屬地管理方式，強化自身的管理職能；在現(xiàn)代企業(yè)制度新形勢下，轉(zhuǎn)變管理模式，改革傳統(tǒng)的命令式、直接、靜態(tài)的檔案管理方式，以動態(tài)、間接、服務(wù)型的管理方式為核心，對企業(yè)檔案加強管理。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行依法管理檔案。市場經(jīng)濟的健康發(fā)展，使得企業(yè)檔案管理工作應(yīng)逐漸朝著法制化方向發(fā)展。在宏觀管理企業(yè)檔案的過程中，檔案行政管理機構(gòu)主要依靠的是法制法規(guī)的制定和執(zhí)法監(jiān)督等[5]。積極貫徹和落實我國相關(guān)檔案管理政策方針，并全方位地監(jiān)督檢查政策方針的具體實施情況，以此規(guī)范檔案管理工作和管理行為，切實維護自身的合法利益。

應(yīng)充分借助已有行業(yè)機構(gòu)以及民間組織，對企業(yè)檔案加強管理，如設(shè)立檔案協(xié)會、檔案服務(wù)和咨詢中心等，為企業(yè)檔案管理工作提供各種支持服務(wù)。在實際工作中，發(fā)揮這些行業(yè)機構(gòu)以及民間組織的作用，及時傳達上級相關(guān)檔案工作的思想精神；及時加強溝通交流，及早解決在檔案管理中存在的問題。如果各級檔案行政管理機構(gòu)能夠積極發(fā)揮自身的加強引導(dǎo)作用，從信息引導(dǎo)以及政策引導(dǎo)等方面，推動上述組織協(xié)會的建立和完善，以此加強企業(yè)檔案管理。此外，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，我國企業(yè)檔案協(xié)會逐漸成為了主要的民間組織，把檔案團體、工作人員等組織在一起，加強檔案管理經(jīng)驗的交流溝通，制定相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范以及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）國家應(yīng)建立完整的制度體系，而現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)制定切實可行的過程管理措施，協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理企業(yè)檔案。其一，應(yīng)明確檔案管理的總體目標(biāo)以及具體目標(biāo)，從而對檔案管理起到導(dǎo)向性作用和規(guī)范性作用。其二，對于重點檔案應(yīng)采取項目管理方式，選用業(yè)務(wù)素質(zhì)高、綜合能力強的單位來承辦該項目，在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上加大推廣應(yīng)用；完善動態(tài)跟蹤系統(tǒng)，利用此系統(tǒng)對企業(yè)檔案的管理工作情況進行實時、全方位的跟蹤，加強對檔案工作的檢查、指導(dǎo)以及監(jiān)督力度。其三，加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)；協(xié)同工作，提高管理質(zhì)量以及工作效率，積極發(fā)揮管理人員的作用[6]。

3 結(jié)語

綜上，逐漸完善的現(xiàn)代企業(yè)制度，對于企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，也為該工作創(chuàng)造了新的發(fā)展空間。對于現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作，要求遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，遵守效益優(yōu)先的基本原則，研究符合企業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案管理措施，為推動企業(yè)健康發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

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