數(shù)字化背景下的企業(yè)會計檔案管理研究

楊明青

摘 要：會計檔案管理工作作為企業(yè)財務(wù)工作中重要的一部分，越來越受到相關(guān)管理人員的重視。隨著計算機應(yīng)用技術(shù)與多媒體技術(shù)等高科技的發(fā)展，為企業(yè)會計檔案管理的數(shù)字化資源形成、流傳、保存與管理提供了便捷。本文以我國企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題為出發(fā)點，研究了數(shù)字化背景下企業(yè)會計檔案的現(xiàn)代化管理方式。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；會計檔案；管理

隨著社會計算機技術(shù)與多媒體網(wǎng)絡(luò)科技的飛速發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理受到了極大的影響。作為企業(yè)管理與經(jīng)營的重要組成部分，理應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化管理的潮流，實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理的數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化制度及數(shù)字化管理，實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化管理，是會計檔案自身發(fā)展的需要，為解決會計檔案部分紙質(zhì)化的現(xiàn)狀提供了捷徑，不僅可以有效提高會計檔案工作效率，還可以提高工作質(zhì)量，帶動會計行業(yè)的發(fā)展。

1 我國企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 我國企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀

根據(jù)周書群編寫的《會計檔案學(xué)》對會計檔案的定義，會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。

一般企業(yè)會計檔案管理管理的過程都是遵循獲取原始憑據(jù)-憑證記賬-登記賬簿-形成報表-整理歸檔這樣的操作流程，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電算化會計檔案管理應(yīng)運而生，其中記賬憑證，賬簿和報表的形成都基于財務(wù)電算化的運用而實現(xiàn)了數(shù)字化，帳證表均可以在財務(wù)軟件中導(dǎo)出 excel表格，并可以進(jìn)行不同條件的查詢。而原始憑證和檔案管理這兩部分還未實現(xiàn)電算化，會計原始憑證仍然以紙質(zhì)化的形式粘附在記賬憑證后，會計檔案的保管還更多的以紙質(zhì)文件資料的形式大量的存在于檔案資料室中，會計信息資源受制于紙質(zhì)化的載體而不能完全共享。這些環(huán)節(jié)的滯后直接影響著會計檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

為保障會計原始憑證的合法性、真實性、完整性及準(zhǔn)確性，采用紙質(zhì)的形式是最好的方法，紙質(zhì)的會計原始憑證具有不易被修改、穩(wěn)定性高等優(yōu)點，但紙質(zhì)化的原始會計憑證給企業(yè)會計檔案管理帶來諸多不便，時間久了，紙質(zhì)的會計原始憑證易受外界因素的影響損壞，不能與記賬憑證的電子化進(jìn)行結(jié)合，為查詢帶來不便，紙質(zhì)的原始憑證成本大，形式不規(guī)范，紙質(zhì)原始憑證與信息化不相容，無法滿足電子商務(wù)的需要。

大多數(shù)企業(yè)會計檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理模式，將企業(yè)主要的經(jīng)濟(jì)活動中的會計憑證、賬簿及其他財務(wù)信息交給檔案管理人員進(jìn)行檔案的信息歸檔與保存，在日常的管理中，重要采用人工手段進(jìn)行會計檔案資料的借閱、查詢、保存和銷毀等。沒有形成會計檔案管理數(shù)據(jù)庫，需要管理人員先進(jìn)行電腦數(shù)據(jù)查詢后再進(jìn)行會計原始憑證及相關(guān)資料信息的查找，耗時耗力，給會計檔案管理工作帶來諸多困難。并且，大多數(shù)會計檔案資料堆積在檔案資料室，不僅占用了較大的空間，還增加了企業(yè)對會計檔案的管理成本，這種傳統(tǒng)的會計檔案管理方式不能適應(yīng)時代信息化管理的步伐，為企業(yè)會計檔案管理帶來不便。

會計原始憑證的紙質(zhì)化管理方式，不能夠與會計電算化數(shù)據(jù)同時實現(xiàn)共享查詢，阻礙了會計檔案信息共享，依賴于經(jīng)營實體屬地化的財務(wù)管理體系限制了會計檔案的空間轉(zhuǎn)移，異地調(diào)取會計資料很不方便；最后，會計資料的保密性使得電算化會計檔案利用制度中或多或

少地存在過分強調(diào)保密，會計檔案的憑證和參考作用難以得到最大限度的發(fā)揮。

1.2 企業(yè)會計檔案管理中存在的問題

軟硬件的欠缺阻礙了企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，會計軟件的設(shè)計參差不齊，大多數(shù)缺乏數(shù)據(jù)庫加密措施，為會計檔案的安全問題埋下隱患，特別是一些商業(yè)軟件的存在為用戶提供修改以前年度帳目等功能的舞弊行為。另外，目前會計的電算化軟件，缺乏記帳憑證附件資料的存儲管理功能，使電腦核算數(shù)據(jù)與原始憑證附件資料是分離的，真正的原始會計附件資料的電子文檔不能與記帳憑證一起保存，極易造成原件的丟失、毀壞和求證正本資料的不便。最后，在會計檔案管理的硬件方面，會計檔案管理數(shù)字化需要信息采集設(shè)備、信息存儲設(shè)備、信息利用設(shè)備等硬件設(shè)備在大部分企業(yè)中得不到及時的滿足，而且，會計檔案管理檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式缺乏規(guī)范性，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

在實現(xiàn)企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理的同時，我們不得不考慮其信息的安全問題。用戶如果沒有選擇好適當(dāng)?shù)姆阑饓败浻布?，極易導(dǎo)致服務(wù)器系統(tǒng)的癱瘓，造成會計檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失或損壞。另外，檔案管理信息系統(tǒng)在實際的應(yīng)用操作中也容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂與丟失、泄露或被盜竊等現(xiàn)象的發(fā)生，保護(hù)會計檔案的安全是實現(xiàn)企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中特別值得關(guān)注的一個問題。

目前，在企業(yè)會計檔案的基礎(chǔ)管理上也存在較多問題。由于會計檔案信息的冗雜性，導(dǎo)致會計檔案在整理時，常常會出現(xiàn)類別不清、更新不及時、數(shù)據(jù)資料尋找困難、資源利用率低下等問題。建立相關(guān)檔案管理制度，促使企業(yè)會計檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化，是企業(yè)在會計檔案管理中需要考慮的問題。

2 數(shù)字化背景下企業(yè)會計檔案的現(xiàn)代化管理方式

2.1 完善數(shù)字化背景下會計檔案管理制度

數(shù)字化背景下，企業(yè)會計檔案管理面對的都是計算機技術(shù)、存儲技術(shù)及掃描技術(shù)等形成的數(shù)字化的檔案信息，這些信息以數(shù)字、文字、圖像等不同形式的資料被企業(yè)所保存，要順利解決好它們的收集、保存、檢索、閱讀、共享利用等，必須完善數(shù)字化背景下的企業(yè)會計檔案管理制度，使企業(yè)會計檔案的各方面工作有條不紊的進(jìn)行。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加大會計檔案管理投資，建立獨立的、安全的、完整的企業(yè)會計檔案管理體系，對不同的會計檔案資料進(jìn)行信息化分類管理，節(jié)約相關(guān)工作人員查詢歷史文件的時間，減少會計檔案工作人員的工作量。

數(shù)字化背景下，企業(yè)會計檔案存檔的文件有很多類型，加強會計檔案管理的安全性是企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人必須考慮的一大問題。完善會計檔案管理制度，要求相關(guān)工作人員在進(jìn)行會計檔案文件存檔時明確存檔的范圍，使文件在存檔時的目的性更強，更好地指導(dǎo)文檔的分類，避免由于工作人員的原因造成會計檔案文件的丟失。另外，嚴(yán)格控制計算機背景下的會計檔案管理環(huán)境，為保證會計檔案管理資料的安全性，必須對儲存介質(zhì)做好相關(guān)的保護(hù)工作。最好派專人對相關(guān)文檔進(jìn)行管理，責(zé)任到人，有效防止文檔的丟失與破壞。還需要定期對計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，防止病毒及黑客的侵害。對于保密性高的會計檔案相關(guān)數(shù)據(jù)可以通過生成加密數(shù)據(jù)光盤的形式保障會計檔案資料的保密性、安全性以及獨立性，降低數(shù)據(jù)管理成本；通過靈活多樣的數(shù)據(jù)查詢，不僅提供常用的核算數(shù)據(jù)查詢，還同時提供案卷信息與電子核算數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)穿透查詢，從而保障財務(wù)系統(tǒng)中的各種信息都能在檔案。

2.2 完善數(shù)字化背景下企業(yè)會計檔案管理的軟硬件設(shè)施

軟硬件設(shè)施水平是制約企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理的客觀因素，在思想上，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)增強企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理意識，在會計檔案管理的軟硬件設(shè)施上加大投資，培養(yǎng)企業(yè)會計檔案管理的數(shù)字化人才，大幅提高會計檔案管理的工作效率，為企業(yè)會計檔案管理的數(shù)字化打下良好基礎(chǔ)。

數(shù)字化背景下，智能化財務(wù)管理軟件的出現(xiàn)大大提高了會計從業(yè)人員的工作效率，使會計從業(yè)人員由以往的核算人員轉(zhuǎn)向管理人員，實現(xiàn)了紙質(zhì)原始數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理與流轉(zhuǎn)，進(jìn)一步形成數(shù)字化的存儲文件，相比以往，更加便于管理?；谪攧?wù)管理軟件形成的會計檔案管理模塊功能，如同總賬管理、報表管理、資產(chǎn)管理等模塊一樣的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，給工作人員信息錄入、歷史數(shù)據(jù)查閱等日常工作帶來便捷。作為財務(wù)管理軟件的載體，必須加強企業(yè)硬件設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)高質(zhì)量的計算機，提高會計檔案工作人員的工作效率。培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代計算機軟件及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的財務(wù)管理人員是實現(xiàn)企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理的必要條件。企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)注意引進(jìn)具有數(shù)字化學(xué)歷背景的專業(yè)人員，改變財務(wù)部門工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀；加強企業(yè)會計檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強其在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)及新設(shè)備方面的繼續(xù)教育工作，提高會計檔案管理人員運用信息技術(shù)的技能。還可以通過建立相關(guān)的會計檔案管理人員評價制度，鼓勵大家對新技術(shù)新設(shè)備的學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高整個財務(wù)部門的工作效率與工作質(zhì)量。

2.3 應(yīng)用現(xiàn)代管理各種途徑，實現(xiàn)會計檔案管理中原始憑證的數(shù)字化

對會計原始憑證進(jìn)行數(shù)字化收集與處理，以便讓整個會計檔案管理工作處以一種數(shù)字化的管理之下。可以通過會計信息系統(tǒng)內(nèi)外部集成途徑、會計原始單據(jù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件等實現(xiàn)會計原始憑證的數(shù)字化收集與處理。另外，還可以通過打造企業(yè)、個體、銀行和國家結(jié)算中心一體化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并使其達(dá)成一致意見，統(tǒng)一采用銀行卡、電子支票，等電子貨幣憑證，所有交易都以此憑證進(jìn)行，所獲的證明也是以銀行出具的電子流為準(zhǔn)，從而徹底告別紙質(zhì)資金交易的時代。

2.4 數(shù)字化背景下，實現(xiàn)會計檔案的共享管理

隨著數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)會計檔案管理中的應(yīng)用與財務(wù)共享模式的建立，會計檔案數(shù)字化管理也應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化共享模式的潮流，實現(xiàn)會計檔案信息資源的共享。企業(yè)想要實現(xiàn)會計檔案管理資源的共享，不僅要借助于網(wǎng)絡(luò)化的平臺，還需要引進(jìn)先進(jìn)的資源共享技術(shù)和加強企業(yè)內(nèi)部各方面工作的管理。

實行會計檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化是會計檔案資源共享服務(wù)模式建立的基礎(chǔ)。建立集中管理模式，將服務(wù)端與客戶端分離，通過服務(wù)端向客戶端提供服務(wù)，達(dá)到資源共享的目的。注重會計檔案形成過程的風(fēng)險控制與流程管理，對會計檔案管理進(jìn)行實時跟蹤，關(guān)注會計檔案在形成中的風(fēng)險控制和共享服務(wù)的外部風(fēng)險控制。通過建立IT 平臺，將制度固化在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，包括流程等方面的制度都在信息系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，不能隨意修改，從而保障共享的有效貫徹與落實，將會計檔案共享服務(wù)中心的整體能力和效率進(jìn)一步提升。

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