機關文件材料立卷“八字”方法

盧浩鋒

隨著改革的深化和經濟社會的發(fā)展，檔案工作已逐步延伸到社會生活的各個方面，檔案是隨著人類的文明發(fā)展產生的歷史階段產物，通過檔案可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解歷史發(fā)展中歷程，承繼文化精華，檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分，也是踐行群眾路線、服務群眾的一項重要的基礎性工作， 文件材料歸檔，既是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起始點。長期以來，文件材料歸檔方法基本上是沿用傳統(tǒng)的“六個特征”結合運用的立卷歸檔方法。這種方法在我國文書工作及檔案工作歷史過程中曾起過積極的作用。本人在工作實踐中，把機關文件材料立卷概括為“八字”方法，即“年度、級別、問題、價值”：

年度：即把機關所有的文件材料按時間年度分開。在年度工作中產生的 “紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，年度以落款日期為準。但也有涉及跨年度的文件，其歸檔方式有：①請示、批復類，此類文件應放在復文年度，沒有復文的應放在請示年度。②規(guī)劃類，放在針對的第一年立卷。③總結類，放在針對的年度；多年的總結，放在最后一年立卷。④會議文件類，放在會議開幕年立卷。⑤會議記錄類，放在最后一年立卷。⑥非訴訟案件類，放在結案年立卷。

級別：把所有的文件材料分為上級、本級、同級、下級四個級別，需特別強調的是，文件材料的立卷要以本級為主，上級、同級、下級的文件材料，如果萬一錯銷毀了，需要時可到發(fā)文機關索取，還能解決，但如果將本級的文件材料銷毀了，就無法解決。在分級別的同時，要照顧到文件之間的內在聯(lián)系，凡是直接反映要本機關工作活動的上下級文件，如：上級對本機關請示的批復，上級對本機關的通報，上級批轉本機關的工作報告，上級直接針對本機關的情況專門制發(fā)的請示或意見，上級首長對本機關視察、講話記錄，上級派人進行對本機關的調查研究形成的材料，下級機關的請示（已作批復），下級被本機關批轉的工作報告，下級機關領導干部在本機關召開會議上的發(fā)言材料等則不宜按級別絕對分開，應與本機關的文件在一起，保持文件的密切聯(lián)系。針對本機關的文件或屬于本機關主管業(yè)務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業(yè)務工作的規(guī)劃、意見、批復等的人和事的文件材料都要立卷。

問題：文件材料按年度、級別分開后，以問題為主分開立卷，盡量做到問題單一。如何將反映機關主要歷史面貌的文件材料（如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料）、反映機關行政管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料（如：行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產管理等文件材料）、反映機關主要職能活動的重要文件材料（如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等）、反映機關人事管理活動的文件材料（如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料）等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，各機關形成文件的重點和核心進行問題分類，需按照：會議文件可根據數(shù)量多少，可分一會一卷或數(shù)卷；報表、名冊按同一格式、名稱或同一地區(qū)組卷；工作計劃、總結報告、綜合性文件按作者和文件名稱組卷；案件材料按每案一卷或數(shù)卷；研究、生產、建設管理工作形成的圖表和文字材料按每個項目一卷或數(shù)卷；簡報、刊物按名稱組卷；最后是特殊性文件材料應根據具體情況組卷。按問題立卷也不是絕對的，對一些不宜按問題立卷的材料，如會議記錄、統(tǒng)計材料、綜合性會議文件和簡報、信息等材料，則應運用作者、名稱、地域等特征立卷。

價值：也即是文件材料的保管期限。分為三檔，即：永久、長期（30年）、短期（10年）；村級檔案分為兩檔，即：長久、短期。其中：永久保管的文書檔案主要包括：（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（三）本機關主要職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關一般性事務管理文件材料；（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。而機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案管理期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。確定檔案的保存價值要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點，正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用。根據本機關工作的需要和國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保管價值，準確地判定檔案的保管期限。

檔案事業(yè)是一項功在當代，利在千秋的事業(yè)?；鶎訖n案管理工作，工作繁瑣而冗雜，需要投入大量的人、財、物和時間，需要時間的積淀才能體現(xiàn)出它的價值。需要檔案戰(zhàn)線上廣大同仁的不懈努力，把“死檔案”變成“活資源”，檔案工作才能更加有所作為，才能更好地為經濟發(fā)展和現(xiàn)代化建設服務。機關文件材料立卷如果能將這“八字”方法掌握得好，立起來的案卷就合格。