檔案工作中的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化探究

呂姝紅

摘 要：工作實(shí)踐表明，公文規(guī)范的制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在此基礎(chǔ)上，檔案管理要實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是推進(jìn)以計算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

我國檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是基層檔案管理存在種種不足，很難達(dá)到運(yùn)用計算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理搞好硬件建設(shè)的同時，規(guī)范地做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。

1 現(xiàn)階段檔案管理存在的問題及原因

1.1 缺乏全局意識，檔案材料收集難度大

按照檔案管理規(guī)定，每當(dāng)辦結(jié)一件事，檔案就必須移交檔案室。但是，卻有的單位在這方面做得不夠，表現(xiàn)為：一是有的人卻不予理會，在收集過程中，有的人總是推諉，隨意性強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集不齊全；二是檔案綜合管理力度不夠，某些部門自設(shè)資料檔案柜，自行保管檔案，如廣告科廣告經(jīng)營情況檔案，給檔案的綜合管理造成困難。檔案意識不強(qiáng)，缺乏大局意識。

1.2 檔案工作有制度，但執(zhí)行力不夠

檔案工作有制度，但執(zhí)行力度不夠。例如：公大樓的工程建設(shè)檔案，宿舍樓的工程建設(shè)檔案，存在著重建設(shè)輕歸檔的現(xiàn)象。辦公大樓2000年就已經(jīng)竣工驗(yàn)收，交付使用十四年了，但至現(xiàn)在依然還未把施工圖紙、竣工驗(yàn)收等資料移交檔案室。一方面，當(dāng)時檔案人員在基本建設(shè)工程中參與性不強(qiáng)，另一方面當(dāng)年的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案的管理工作，檔案管理工作不能與工程的建設(shè)同步進(jìn)行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率，影響了檔案的質(zhì)量。

1.3 缺乏激勵機(jī)制，影響檔案工作的開展

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。檔案工作，既有腦力勞動，也有體力勞動。每一份文件、 一份圖紙、一份電子檔案、一份圖片和實(shí)物檔案，都要經(jīng)過檔案人員的收集、鑒定、整理、輸入電腦、打印目錄、上架等，每一個環(huán)節(jié)，檔案人員都要付出辛勤勞動。每份檔案在整理過程中，都需要一頁一頁粘貼、編號、蓋檔號章等一系列繁瑣工作，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大，既枯燥乏味，做起來又要細(xì)心、耐心，真可謂苦和累。

如果檔案工作的激勵機(jī)制不夠完善，會造成檔案人員變換頻繁。人員變動頻繁，嚴(yán)重影響檔案工作的正常開展。

1.4 檔案管理不夠規(guī)范，影響了檔案管理的質(zhì)量

企業(yè)單位的檔案管理是國家檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，現(xiàn)在有的檔案（比如基建檔案）保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，檔案材料無序、零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可乘之機(jī)，造成管理上的被動，引起單位內(nèi)部管理混亂。一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員調(diào)離，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)，重則導(dǎo)致機(jī)密、獨(dú)有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。因此，做好檔案管理規(guī)范化工作是大勢所趨，時代的要求。即檔案要統(tǒng)一收集、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一保管，可以有效避免因基建檔案的流失而影響單位的發(fā)展了。

2 檔案管理不規(guī)范的原因分析

2.1 檔案配套設(shè)施跟不上，影響檔案管理

過去的幾年，由于經(jīng)營不善，一些單位效益一直不景氣，比如存在拖欠工資和住房公積金的現(xiàn)象。由于經(jīng)濟(jì)效益不好，所以對檔案管理的投入不足，各項配套設(shè)施都不健全，又沒有檔案管理軟件，直到去年接管檔案后才向領(lǐng)導(dǎo)申請購買了一套檔案管理軟件，因配套設(shè)施不全，影響檔案管理的質(zhì)量。

2.2 前期領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，影響檔案管理的規(guī)范化

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的重視程度。前些年，單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作既不是經(jīng)營部門，也不是采編一線，產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益，可有可無，也就不重視檔案管理工作。這樣就會影響檔案管理的規(guī)范化。檔案員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實(shí)際行動去影去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視也很重要。所以，要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案員都必須重視檔案工作。

2.3 檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，也會影響檔案管理質(zhì)量

就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。檔案人員要愛崗敬業(yè)， 熱愛本職工作，忠于職守，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.4 檔案服務(wù)、利用意識不強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案工作“重保管輕利用”，注重保管單位的歷史記錄，忽視積極主動地為單位的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。所以，要積極主動地經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，要及時地為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和服務(wù)，充分利用好檔案，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

3 加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的對策建議

3.1 抓好組織建設(shè)，完善管理制度

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作及時移交，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。二是把檔案管理工作列入到單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，年初有部署，年終有總結(jié)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。三是按照檔案管理達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善檔案管理的制度，使檔案工作順利進(jìn)行，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展。endprint

3.2 抓好檔案室功能建設(shè)，加大對硬件設(shè)施的投入

重視檔案管理工作，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，切實(shí)做好檔案資料的收集、整理、保管工作。按照檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室，閱覽室、辦公室，庫房要三室分離，配置足夠的檔案柜或檔案密集架以及防盜門窗、電腦、空調(diào)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、抽濕機(jī)、滅火器、溫濕度計等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防盜、防潮等配套保護(hù)措施等八防要求，確保檔案妥善管理和安全。

3.3 必須提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息人才培養(yǎng)

要穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，不要經(jīng)常變換管理人員。經(jīng)常組織檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、強(qiáng)強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。除了要掌握熟練的專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開發(fā)者的作用，不斷提高自身素質(zhì)，科學(xué)管理與開發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。困此，要重視檔案人員的繼續(xù)教育工作。普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識，提高檔案工作者的素質(zhì)，培養(yǎng)具有專業(yè)知識、檔案知識、計算機(jī)知識的復(fù)合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。加大培訓(xùn)力度以提高檔案管理人員管理水平。檔案管理的門類在不斷的增加，檔案介質(zhì)也由紙質(zhì)迅速過渡為電子文檔與實(shí)物方案一體化保存，文書檔案也由卷為保管單位到以件為保管單位等。社會變化日新月異，知識更新也要與時俱進(jìn)。加強(qiáng)管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人員的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，才能適應(yīng)檔案工作向現(xiàn)代化方向的發(fā)展。培養(yǎng)具有創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型的多素質(zhì)人才。

總之，檔案管理規(guī)范化是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。所以，不僅要學(xué)會和認(rèn)識，理解檔案管理工作中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富，切實(shí)做好檔案工作的規(guī)范化管理，建立和完善管理機(jī)制及工作程序，樹立檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，切實(shí)提高檔案資料的利用率，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的依據(jù)，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

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