綜合檔案館向公共檔案館的轉型發(fā)展研究

鄧妙釧

摘 要：我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有很悠久的歷史。檔案的內容在發(fā)展中不斷豐富，服務功能也逐漸增加。人們對檔案資源需求的不斷加大，促使傳統(tǒng)的綜合檔案館向具有社會服務功能的公共檔案館轉型。本文闡述了綜合檔案館與公共檔案館之間的關系，并從資源建設層面、檔案法制建設層面、公共服務層面提出如何促使綜合檔案館向公共檔案館轉型。

關鍵詞：綜合檔案館；公共檔案館；轉型發(fā)展研究

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人民群眾對各類檔案的需求越來越大。除了希望有關自身基本信息的檔案能夠被妥善保管，方便使用外，還希望其他類型的檔案能夠逐漸公共化，以滿足自身的文化需求。在這種形式下，我國檔案的種類不斷豐富，檔案館的數(shù)量也不斷增多，檔案館為群眾的服務意識也不斷提升。

1 綜合檔案館與公共檔案館的關系

最初公共檔案館的建立是在英國，其建設的目的不是服務于黨政機關、學校或者企業(yè)，而是為了服務于人們大眾。公共檔案館這一概念的提出為各個國家檔案館的轉型提供了理論基礎。從廣義上來說，綜合檔案館是一種量的概念。綜合檔案館是我國檔案事業(yè)的主要組成部分，包含了科技、文化、企業(yè)等各個方面。目前，我國的綜合檔案館主要服務的對象是國家的黨政機關，而不是人民群眾，因此缺乏一定的公共性。但是，我國綜合檔案館所包含的內容比較豐富，對歷史面貌能夠進行比較準確、全面的反映，能夠滿足人民大眾對公共資源的需求，因此，綜合檔案館又非常具有轉變?yōu)楣矙n案館的潛能。也就是說，公共檔案館不是一個突然出現(xiàn)的概念，而是在原始綜合檔案館的基礎上增加了社會綜合服務性，實現(xiàn)檔案館從“量”到“質”上的變化[1]。

2 如何實現(xiàn)綜合檔案館向公共檔案館的轉型

2.1 從資源建設層面推進綜合檔案館向公共檔案館轉型

1.對館藏結構進行優(yōu)化

我國有很多綜合檔案館，館藏數(shù)量也很大，但是館藏的質量并不高，大多數(shù)館藏檔案并不能發(fā)揮社會作用。另一方面，館藏的種類比較單一，大多數(shù)都是與黨政機關工作相關的記錄式檔案，反映普通群眾生活的檔案不多，與藝術、文化、科學相關的檔案也比較少，對于公民人事檔案的管理也不到位，不能滿足人民的需求。總結來說，我國綜合檔案館的館藏結構不合理，內容還有待豐富。要想實現(xiàn)綜合檔案館向公共檔案館的轉型，就必須對館藏結構進行優(yōu)化。豐富館藏的品種，添加能夠反映普通群眾生活的檔案，添加與藝術、文化相關的檔案，對公民的人事檔案進行綜合管理，滿足人民的基本需求。

2.對檔案資源進行合理整合

要想增加檔案館的社會服務功能，首先要提高檔案的綜合利用率。這就需要檔案館對我國現(xiàn)有的檔案資源進行集中整合，優(yōu)化檔案資源的組合。首先，這種優(yōu)化組合的方式能夠避免重復，形成了一種有序管理的模式，對檔案館的人力、技術的使用也達到了最大的優(yōu)化程度；其次，這種資源整合的方式能夠使綜合檔案館的館藏內容更豐富、更全面，利用起來也更方便；最后，這種整合方式為實現(xiàn)檔案資源共享打下基礎，使檔案館的受益群體擴大，更多的普通人能夠對檔案資源進行利用，有效的推進綜合檔案館向公共檔案館邁進[2]。

3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享

對檔案資源進行館藏優(yōu)化以及資源整合的目的都是為了實現(xiàn)資源共享。要使這些公眾能夠共享的資源發(fā)揮更大的作用，首先就要對這些資源進行更深層次的開放，為人民群眾提供更多具有實際意義的服務。其次，這些資源的共享要能夠突破行業(yè)、群體差異的束縛，使每個公民都有機會對館藏資源進行利用。尤其是隨著電子科技的快速發(fā)展，綜合檔案館要將館藏資源進行數(shù)字化，對所有資源進行數(shù)字化管理，不僅實現(xiàn)大眾對當?shù)貦n案館的資源共享，還能夠實現(xiàn)館與館之間的資源共享。只有真正實現(xiàn)了資源共享，人民才能夠真正對這些資源進行實際利用，這些檔案的存在才有意義[3]。

2.2 從檔案法制建設層面推進綜合檔案館向公共檔案館轉型

目前，我國檔案法制建設層面還存在一定的漏洞。很多不太發(fā)達的地區(qū)對檔案館的主體資格沒有權威性確認，導致許多資源的更新存在一定難度。很多地區(qū)對于文件的報送沒有統(tǒng)一規(guī)定，導致文件沒有及時補充，耽誤這些文件的對外開放利用。這些問題都會導致群眾在對現(xiàn)有檔案資源進行利用時出現(xiàn)查全率低、查準率低的情況，對實現(xiàn)檔案資源的公共化非常不利。因此，相關部門必須完善檔案法制的建設，對檔案館和相關黨政機關的關系進行確認，避免權責之爭，耽誤文件的更新。另一方面，要統(tǒng)一對現(xiàn)有文件報送工作的規(guī)定，實行公開的原則對文件進行及時補充，在最短時間內實現(xiàn)這部分文件的公開利用，以滿足大眾的資源需求。

2.3 從公共服務層面推進綜合檔案館向公共檔案館轉型

公共檔案館建設的最終目的就是為人民大眾服務，因此，綜合檔案館在向公共檔案館進行轉型的過程中，最應該重視檔案館的服務功能與質量。

1.加強檔案基本知識的宣傳工作

要想實現(xiàn)檔案館的公共化，首先就要引導群眾積極利用檔案資源。對基礎的檔案知識進行普及。我國檔案事業(yè)雖然發(fā)展了很多年，但是由于在過去的幾十年里，檔案大多數(shù)都是為黨政機關服務的，導致人民群眾對檔案這一概念沒有客觀的認識。很多人一聽到“檔案”這個詞，第一反應都是其與“國家機密”或者政府部門的相關工作有關。也就是說，很多人都沒有意識到檔案原來是可以與自身生活息息相關的。針對這些現(xiàn)象，相關的檔案館一定要加強檔案知識的宣傳工作，使人民群眾意識到檔案能夠在生活中起到的作用，促進人們主動對檔案資源進行利用，實現(xiàn)檔案館的價值[4]。

2.提高工作人員的服務意識，進行多元化服務

從檔案館的管理人員到基層工作人員，要深刻意識到檔案館是為人民群眾提供服務的場所，不斷提高自身的服務意識與服務水平。要準確洞悉人民大眾的需要，利用不同的手段充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢。例如，檔案館可以開展與時代發(fā)展相關的專題展覽，通過這種方式提高檔案館的知名度，使參展的群眾對檔案館文化有更深層次的了解，促使他們積極利用館藏資源，發(fā)揮館藏應有的社會價值。另外，除了要提高群眾的檔案意識之外，檔案館還要將檔案服務進行社會化。檔案館可以根據(jù)具體情況開展檔案承包的業(yè)務，利用自身設備以及專業(yè)人才的優(yōu)勢對一部分檔案進行加工。與此同時，檔案館還可以與檔案管理軟件開發(fā)的企業(yè)進行合作，不斷完善自身的管理工作，使檔案館逐漸走向公共化。

3 總結

公共檔案館是傳統(tǒng)綜合檔案館的延伸和發(fā)展，要想真正建立一盒公共檔案館，除了要具備更豐富的館藏之外，還需要檔案館能夠為社會提供更多元化的服務。要想實現(xiàn)檔案館的公共化，就必須優(yōu)化館藏資源、對現(xiàn)有資源進行整合，實現(xiàn)檔案資源的共享，還要逐漸完善檔案法制的建設，使檔案的管理體系更加完善，另外，要加強對檔案知識的宣傳，提高人們利用檔案資源的自主性，檔案館的工作人員也要加強自身的服務意識，通過多種手段提高館藏資源的利用率。

參考文獻

[1]張麗.論綜合檔案館向公共檔案館的轉型之路[D].四川大學，2006.

[2]彭佳妮.我國公共檔案館建設研究[D].安徽大學，2013.

[3]胡元潮.加快公共檔案館建設促進綜合檔案館轉型——由落實惠民政策迎來“查檔潮”引發(fā)的思考[J].浙江檔案，2012，06：19-21.

[4]向春華.公共檔案館建設研究[D].廣西民族大學，2008.endprint