正確選用文種 合理提出請(qǐng)求

李小冰

原文

關(guān)于2012年5-10月學(xué)生宿舍

水電費(fèi)收取情況的報(bào)告

處領(lǐng)導(dǎo)：

2012年暑假期間，因?yàn)閷I(yè)分流的原因，各系部對(duì)一些宿舍進(jìn)行了內(nèi)部調(diào)整，當(dāng)時(shí)調(diào)整并沒有上報(bào)數(shù)據(jù)到我科，致使無法掌握調(diào)整數(shù)據(jù)。

在本學(xué)期收取學(xué)生宿舍水電費(fèi)時(shí)，發(fā)現(xiàn)了出現(xiàn)學(xué)生無法交納的情況：2012年5-10月期間維修科只計(jì)算了一次學(xué)生宿舍水電費(fèi)，但實(shí)際上有較多的宿舍5-7月住宿是一批人，9-10月卻已經(jīng)是另外一批人住宿。這樣，這些宿舍在計(jì)算水電費(fèi)時(shí)，就把原來住宿的同學(xué)5-7月使用的水電費(fèi)計(jì)算到了9月才入住的同學(xué)的身上，同學(xué)們意見較大，拒絕交納水電費(fèi)。

2012年5-10月學(xué)生宿舍的水電費(fèi)為32.2萬，但到目前為止，只收取了約17.2萬，還有15萬左右的水電費(fèi)沒有交納（13、14、18、19、23棟的大部分還沒有交納，4、5、8棟的也只交納了一半左右）。隨著時(shí)間的推移，收取的難度將會(huì)不斷加大;另外，這些宿舍還有不少今年的畢業(yè)生將于5月左右離校，不及時(shí)理清并收繳的話將會(huì)給同學(xué)們辦理離校手續(xù)增加麻煩，同學(xué)們的意見將會(huì)更多。

為了給同學(xué)們更好的服務(wù)，減少學(xué)院的財(cái)產(chǎn)損失，建議從以下幾方面做好工作：

1.維修科把2012年5-10月的水電費(fèi)分為兩個(gè)時(shí)間段進(jìn)行計(jì)算，5-7月為一個(gè)時(shí)間段，9-10月為一個(gè)時(shí)間段。

2.請(qǐng)學(xué)工部幫助協(xié)調(diào)，要求各系部重新統(tǒng)計(jì)并及時(shí)上報(bào)2012年7月份因?qū)I(yè)分流而進(jìn)行宿舍調(diào)整的號(hào)碼到宿舍管理科;并請(qǐng)各系部輔導(dǎo)員做好學(xué)生的思想工作，幫助催交水電費(fèi)。

3.在宿舍管理員到位后，認(rèn)真做好水電費(fèi)的催交工作。

4.繼續(xù)不交水電費(fèi)的宿舍，是否可以考慮實(shí)行斷電處罰？請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指示。

特此匯報(bào)。

宿舍管理科

2013年3月6日

分析：

請(qǐng)示是機(jī)關(guān)常用公文文種之一，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。在通常情況下，請(qǐng)示多用于請(qǐng)求上級(jí)幫助解決本單位的某一具體問題和實(shí)際困難，比如經(jīng)費(fèi)、物資、人力等方面的資助。除此之外，還有一種情形也較為常見，那就是：工作中出現(xiàn)了一些涉及面廣而本部門無法獨(dú)立解決的困難和問題，必須請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或綜合部門，以求得他們的協(xié)調(diào)和幫助。該文的請(qǐng)求事由就是屬于這種情形。

在寫作實(shí)踐中常常發(fā)生請(qǐng)示與報(bào)告混用現(xiàn)象。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。二者的主要區(qū)別在于：1.行文目的不同，請(qǐng)示的目的是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)求;報(bào)告的目的是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作或情況。2.內(nèi)容含量不同，請(qǐng)示內(nèi)容單一，一文一事;報(bào)告的內(nèi)容容量大，尤其是工作報(bào)告，可以對(duì)工作的各個(gè)方面進(jìn)行匯報(bào)，數(shù)事并談。3.行文時(shí)間不同，請(qǐng)示是事前行文，報(bào)告是事后或事中行文。因此，行文之前，要綜合考慮上述三個(gè)方面的不同，正確選用恰當(dāng)文種，從而確保行文目的實(shí)現(xiàn)。該文《關(guān)于2012年5-10月學(xué)生宿舍水電費(fèi)收取情況的報(bào)告》在文種選擇、所提出的措施、材料詳略、語言表達(dá)方面存在諸多問題，現(xiàn)分析如下：

一、文種選擇不當(dāng)

公文是辦事的工具，每一份公文的寫作都是為了解決一個(gè)實(shí)際問題。公文文種的正確選擇，主要看行文目的。如果行文目的只是匯報(bào)工作、情況，無請(qǐng)求事項(xiàng)，則用報(bào)告行文。如果行文目的有請(qǐng)求事項(xiàng)（或財(cái)物、或工作意見等），則用請(qǐng)示行文。原文所用文種為“報(bào)告”，但從內(nèi)容看，文章最后一部分提出了幫助、協(xié)調(diào)工作的請(qǐng)求，有明確的請(qǐng)求事項(xiàng)，因此用“請(qǐng)示”文種較為恰當(dāng)。

二、請(qǐng)求事項(xiàng)——建議措施欠妥當(dāng)、得體

原文的行文目的是要解決學(xué)生拖欠水電費(fèi)問題，提出了四條解決措施，希望上級(jí)幫助協(xié)調(diào)、解決。其中第三條措施多余。原文發(fā)文單位是“宿舍管理科”，收文單位為“后勤管理處”，二者是上下級(jí)關(guān)系，而該條措施系本科室職權(quán)范圍內(nèi)的常規(guī)工作，直接布置、安排即可，無需向上一級(jí)反映，所以第三條措施純屬多余。

第四條措施——實(shí)行斷電措施處罰欠費(fèi)學(xué)生，也欠合理、可行。因?yàn)樗奚嵴{(diào)整后，一個(gè)宿舍內(nèi)居住的學(xué)生，可能有的欠費(fèi)，可能有的已經(jīng)繳費(fèi)。如果對(duì)該宿舍實(shí)行斷電處罰，勢(shì)必使守規(guī)矩的學(xué)生受到牽連，從而產(chǎn)生不滿，人為制造不和諧，所以斷電處罰缺乏可行性、合理性。

如何科學(xué)提出解決方案，一定要考慮方案的科學(xué)性、合理性、可行性，既要符合國家方針政策，又要符合客觀實(shí)際。具體到本例中，既要使違規(guī)者受到約束，又不要擴(kuò)大打擊面，還不違法。

三、請(qǐng)示緣由過于詳細(xì)，缺乏概況敘述

公文結(jié)構(gòu)具有程式性，請(qǐng)示結(jié)構(gòu)一般采用三段式寫法，具體為：請(qǐng)示緣由——請(qǐng)求事項(xiàng)——結(jié)束語。而原文的緣由部分交代過詳，缺乏概括敘述。公文語言與文學(xué)語言不同，公文語言不求具體、形象、生動(dòng)，只求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明，不必寫細(xì)節(jié)。這樣有利于讀者迅速、準(zhǔn)確理解公文內(nèi)容，所以材料詳略的把握，要考慮公文主題的表現(xiàn)，在不影響主題表現(xiàn)的情況下，盡量做到言簡(jiǎn)意賅。而原文中摻雜了一些多余的細(xì)節(jié)，如第三段“2012年5-10月學(xué)生宿舍的水電費(fèi)為32.2萬，但到目前為止，只收取了約17.2萬，還有15萬左右的水電費(fèi)沒有交納（13、14、18、19、23棟的大部分還沒有交納，4、5、8棟的也只交納了一半左右）”，收文單位無需知道應(yīng)交水電費(fèi)總數(shù)是多少，已交了多少，哪幾棟宿舍未交，緣由部分只需要概括地闡述請(qǐng)示的理由，其他無需多言。原文由于有了這些細(xì)節(jié)，使得主題表現(xiàn)沒有那么突出，令人難以迅速把握關(guān)鍵內(nèi)容。

四、主送機(jī)關(guān)不當(dāng)

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文主送機(jī)關(guān)應(yīng)為單位名稱，而非領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，所以主送機(jī)關(guān)應(yīng)改為“后勤管理處”。

五、結(jié)束語不當(dāng)

公文語言具有程式性，常采用慣用語和專用術(shù)語，特別是結(jié)束語更是有一套專用語言。根據(jù)行文目的，該文應(yīng)為“請(qǐng)示”，因此應(yīng)該用請(qǐng)示的專用結(jié)束語，如：“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批示”，或“以上請(qǐng)示，請(qǐng)審批”等。

六、語言欠準(zhǔn)確、明晰

主要問題如下：

1.不看對(duì)象說話。如第二條措施，“請(qǐng)學(xué)工部幫助協(xié)調(diào)”，收文單位為“后勤管理處”，這里卻是向“學(xué)工部”提要求，明顯不看對(duì)象說話。

2.用詞不準(zhǔn)確。第二條措施中，“要求各系部重新統(tǒng)計(jì)并及時(shí)上報(bào)2012年7月份因?qū)I(yè)分流而進(jìn)行宿舍調(diào)整的號(hào)碼到宿舍管理科”，這句話的意思是要報(bào)送號(hào)碼，而非欠費(fèi)學(xué)生名單，顯然表達(dá)不夠完整、準(zhǔn)確;用“上報(bào)”一詞也不準(zhǔn)確，各系部與宿舍管理科屬于不相隸屬機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，所以應(yīng)為“報(bào)送學(xué)生名單及聯(lián)系方法”。為了使得各學(xué)院所報(bào)信息完整、規(guī)范，對(duì)此項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)制作附件《調(diào)整前、后欠費(fèi)宿舍入住成員名單登記表》為佳，以供各學(xué)院規(guī)范填報(bào)。

3.條款表達(dá)不夠嚴(yán)謹(jǐn)。第二條建議僅要求填報(bào)調(diào)整前的宿舍入住信息到宿管科，顯然是不夠的。要解決欠費(fèi)問題，不僅要掌握調(diào)整前學(xué)生名單，也要掌握調(diào)整后的學(xué)生名單，因?yàn)槭召M(fèi)涉及調(diào)整前后兩個(gè)時(shí)段，因此填報(bào)信息應(yīng)包括調(diào)整前及調(diào)整后兩撥不同學(xué)生的信息。

綜上所述，對(duì)原文修改如下：

修改稿

關(guān)于協(xié)調(diào)解決學(xué)生拖欠

水電費(fèi)問題的請(qǐng)示

后勤管理處：

近期，我們?cè)谑杖∪ツ?-10月水電費(fèi)的過程中，部分宿舍的學(xué)生拒絕繳納水電費(fèi)，拒絕的原因是：這些宿舍先后住過兩撥不同的學(xué)生，而維修科卻把5-10月水電費(fèi)全部計(jì)入9月份才入住的學(xué)生頭上，因此目前尚有15萬元的水電費(fèi)尚未收齊。在這些欠費(fèi)宿舍中，有不少學(xué)生將于今年5月畢業(yè)離校，如不及時(shí)理清、收取，將會(huì)給畢業(yè)的同學(xué)辦理離校手續(xù)帶來困擾，也將會(huì)使得這部分資金存在流失隱患。

為了更好地服務(wù)學(xué)生，及時(shí)、準(zhǔn)確地收取水電費(fèi)，減少學(xué)院的財(cái)產(chǎn)損失，有些問題需要上級(jí)幫助協(xié)調(diào)解決，特提出如下請(qǐng)求：

1.請(qǐng)求上級(jí)協(xié)調(diào)維修科把2012年5-10月的水電費(fèi)分為兩個(gè)時(shí)間段進(jìn)行計(jì)算，5-7月為一個(gè)時(shí)間段，9-10月為一個(gè)時(shí)間段。

2.請(qǐng)求上級(jí)幫助協(xié)調(diào)各學(xué)院，重新統(tǒng)計(jì)并及時(shí)填報(bào)宿舍調(diào)整前、后欠費(fèi)宿舍入住成員名單及聯(lián)系方法到宿舍管理科（見附件1和附件2）;并請(qǐng)各學(xué)院做好學(xué)生的思想工作，幫助催交水電費(fèi)。

3.請(qǐng)求上級(jí)明確規(guī)定：對(duì)于分段收費(fèi)后，仍未在規(guī)定時(shí)限內(nèi)繳費(fèi)的學(xué)生，將每月收取×%的滯納金，并在畢業(yè)時(shí)不予辦理離校手續(xù)。

以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批示。

附件：

1.調(diào)整前欠費(fèi)宿舍入住成員名單登記表

2.調(diào)整后欠費(fèi)宿舍入住成員名單登 ? ?記表

宿舍管理科

2013年3月6日