淺談如何加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)收入資金管理與風(fēng)險(xiǎn)防范

尹苓

【摘 要】資金一直以來作為企業(yè)的“血液”貫穿整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)，對(duì)于物業(yè)企業(yè)而然，收入資金更是重中之重，沒有收入資金，企業(yè)無法正常的生產(chǎn)經(jīng)營生存下去，那么如何加強(qiáng)企業(yè)收入資金管理，有效利用資金，防范資金風(fēng)險(xiǎn)等成為現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要課題，本文以油田物業(yè)企業(yè)為例，結(jié)合企業(yè)收入資金管理現(xiàn)狀，查找收入業(yè)務(wù)的資金收存繳、發(fā)票管理、收繳標(biāo)準(zhǔn)等資金風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，通過采取預(yù)算管理、規(guī)范價(jià)格、完善制度流程、財(cái)務(wù)稽查、信息化票據(jù)管理、隊(duì)伍建設(shè)等方面有效措施來不斷加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)收入資金管理與風(fēng)險(xiǎn)有效防范。

【關(guān)鍵詞】物業(yè)企業(yè)；收入資金管理；風(fēng)險(xiǎn)防范

一、企業(yè)收入業(yè)務(wù)資金管理的現(xiàn)狀

自2006年公司成立以來，對(duì)其所屬物業(yè)公司實(shí)行資金收支兩條線管理。在銀行設(shè)立專門的收入賬戶，每日終了賬戶資金上劃至中油財(cái)務(wù)有限責(zé)任公司，收入賬戶零余額管理。資金管理總體執(zhí)行“集中管理、統(tǒng)籌安排”原則，收入資金全部納入公司財(cái)務(wù)預(yù)算中，依據(jù)公司政策變化、工作量變化、價(jià)格變化、上年實(shí)際完成情況等編制收入預(yù)算，收取的各項(xiàng)收入資金按時(shí)全部上繳制定收入賬戶中。收入預(yù)算計(jì)劃編制完成后，層層分解、落實(shí)、下達(dá)收入計(jì)劃任務(wù)，并按照收入實(shí)際完成情況定期考核，依據(jù)考核結(jié)果執(zhí)行收費(fèi)的獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

企業(yè)收入業(yè)務(wù)資金范圍主要包括物業(yè)采暖費(fèi)收入、熱水費(fèi)收入、存車費(fèi)收入、房屋場(chǎng)地租金收入、煤渣銷售收入、代收水電費(fèi)等項(xiàng)目。物業(yè)采暖費(fèi)是企業(yè)收入主要來源之一，占公司整體收入的95%左右，對(duì)于企業(yè)而然，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)采暖費(fèi)收入資金管理與風(fēng)險(xiǎn)防范尤為重要。

企業(yè)收入業(yè)務(wù)涉及發(fā)票主要包括黑龍江省熱力銷售發(fā)票和黑龍江省服務(wù)業(yè)統(tǒng)一發(fā)票兩種。黑龍江省熱力銷售發(fā)票，主要用于收取住戶的采暖費(fèi)、熱水費(fèi)。黑龍江省服務(wù)業(yè)統(tǒng)一發(fā)票主要用于收取物業(yè)費(fèi)、房屋租金、場(chǎng)地租金、車棚存車費(fèi)、高層車庫存車費(fèi)等。

二、企業(yè)收入業(yè)務(wù)資金管理環(huán)節(jié)流程及主要風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)

1.收入資金管理環(huán)節(jié)基本業(yè)務(wù)流程

（1）收取單位承擔(dān)物業(yè)采暖費(fèi)業(yè)務(wù)流程。由上級(jí)單位收費(fèi)中心統(tǒng)一收取各油田單位物業(yè)、采暖費(fèi)，收取方式主要是與油田上市公司的關(guān)聯(lián)方交易、與油田未上市公司的產(chǎn)品勞務(wù)結(jié)算、與礦區(qū)事業(yè)部?jī)?nèi)部單位的內(nèi)部劃轉(zhuǎn)結(jié)算、與市政單位的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

（2）收取散戶物業(yè)采暖費(fèi)收繳業(yè)務(wù)流程。部分資金則由上級(jí)面積核查辦公室根據(jù)各物業(yè)公司上報(bào)的面積計(jì)算收繳金額，并下達(dá)本單位的散戶收費(fèi)年度計(jì)劃。本單位再依據(jù)下達(dá)收費(fèi)計(jì)劃，結(jié)合轄區(qū)內(nèi)實(shí)際工作量將散戶計(jì)劃分解、下達(dá)各所屬的基層單位，各基層單位依據(jù)住戶交納物業(yè)采暖收款并開具發(fā)票，并及時(shí)將款項(xiàng)存繳賬戶。

（3）資金收繳環(huán)節(jié)的整體業(yè)務(wù)流程。住戶繳納費(fèi)用——收費(fèi)員將款項(xiàng)和發(fā)票一并上報(bào)財(cái)務(wù)人員——財(cái)務(wù)人員存繳賬戶——存單返回財(cái)務(wù)入賬——月末財(cái)務(wù)人員與銀行對(duì)賬。資金收繳的方式，主要通過在管轄的小區(qū)內(nèi)設(shè)立“一卡通”收費(fèi)大廳，收取方式主要是為現(xiàn)金和POS機(jī)網(wǎng)銀。

通過以上收入資金業(yè)務(wù)收繳的業(yè)務(wù)流程，企業(yè)在收入資金管理方面主要存在四個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：一是能否足額收繳各項(xiàng)收入的資金管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，二是在收繳現(xiàn)金過程中的資金管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，三是在開具發(fā)票過程中的資金管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，四是資金自在存繳過程中的資金管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

2.收入資金管理環(huán)節(jié)具體風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)

（1）收費(fèi)過程中存在未按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用，導(dǎo)致企業(yè)收入一直蒙受經(jīng)濟(jì)損失。由于一直以來受歷史遺留收費(fèi)面積爭(zhēng)議影響，自從取消福利分房后，住戶自主選擇房屋渠道，導(dǎo)致管轄區(qū)域社會(huì)“散戶”的增加，收費(fèi)面積問題成為主要的收費(fèi)難題之一，存在收費(fèi)中一直按照原面積收費(fèi)，導(dǎo)致企業(yè)喪失一部分收入。

（2）部分單位領(lǐng)導(dǎo)和收費(fèi)人員法規(guī)意識(shí)淡薄，紀(jì)律觀念不強(qiáng)，受到經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)使，在現(xiàn)金結(jié)算時(shí)通過不給住戶提供正規(guī)發(fā)票，私自收取現(xiàn)金，并占為己有。

（3）收入現(xiàn)金存繳不及時(shí)或延遲存繳，未能及時(shí)存入指定賬戶，造成資金管理過程中存在資金管理風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)收入完成指標(biāo)未達(dá)到階段性考核指標(biāo)情況。這主要是由于企業(yè)管理的小區(qū)分散、地域跨度較大，屬于偏遠(yuǎn)地帶，給收費(fèi)人員存繳資金帶來困難，導(dǎo)致財(cái)務(wù)入賬不及時(shí)，核算不及時(shí)。

（4）票內(nèi)部管理銜接不夠通暢。發(fā)票的開具、使用、驗(yàn)舊等環(huán)節(jié)比較分散，由于經(jīng)辦人員素質(zhì)的參差不齊，加大發(fā)票管理的難度，各環(huán)節(jié)的銜接有時(shí)就會(huì)出現(xiàn)不夠通暢或者保管不善丟失等情況。

（5）物業(yè)采暖費(fèi)收取現(xiàn)金業(yè)務(wù)量大，在管理中依舊會(huì)存在丟失、被盜、被搶等資金安全危險(xiǎn)。

三、物業(yè)企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)防范措施

1.通過強(qiáng)化財(cái)務(wù)預(yù)算防范資金風(fēng)險(xiǎn)

一是建立收入預(yù)算管理目標(biāo)體系，對(duì)收入預(yù)算執(zhí)行過程情況全程跟蹤、監(jiān)控。一是依據(jù)公司轄區(qū)歷史收費(fèi)情況、實(shí)際住戶、及上級(jí)政策調(diào)整情況等因素，按照各服務(wù)項(xiàng)目及市政府收費(fèi)價(jià)格，編制收入預(yù)算，并采取滾動(dòng)預(yù)測(cè)預(yù)算指標(biāo)管理模式，下達(dá)到公司各基層單位。二是合理安排收費(fèi)進(jìn)度，按散戶權(quán)重比例分別制定月度、季度、年度收費(fèi)完成率指標(biāo)，分階段進(jìn)行考核、跟蹤，深入基層督導(dǎo)，及時(shí)掌控收費(fèi)進(jìn)度，按月考評(píng)、按季度講評(píng)，以確保收入預(yù)算指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。三是建立內(nèi)部收費(fèi)激勵(lì)機(jī)制。以物業(yè)收費(fèi)率為指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)的考核激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于沒有達(dá)到指標(biāo)將給予經(jīng)濟(jì)處罰，達(dá)到或超過指標(biāo)的應(yīng)適當(dāng)給以獎(jiǎng)勵(lì)，超額完成指標(biāo)，則按應(yīng)收費(fèi)總額的一定比例計(jì)提，獎(jiǎng)勵(lì)給員工，積極調(diào)員工收費(fèi)熱情。

2.通過規(guī)范價(jià)格防范資金流失風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)今的物業(yè)管理企業(yè)不僅僅是一個(gè)服務(wù)行業(yè)，隨著今后企業(yè)不斷推向市場(chǎng)，首先物業(yè)企業(yè)先要獲取利潤，才能確保在市場(chǎng)上的經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)，而利潤來源主要取決于物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)的收取。所以必須科學(xué)測(cè)算物業(yè)管理費(fèi)，使之透明運(yùn)作，做到價(jià)目齊全、內(nèi)容真實(shí)、標(biāo)示醒目，采取公式欄、公式牌、收費(fèi)表、收費(fèi)清單、收費(fèi)手冊(cè)等方式在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)進(jìn)行公式，推進(jìn)政務(wù)公開、打造陽光政務(wù)，增強(qiáng)業(yè)主信任度，同時(shí)對(duì)不交費(fèi)的業(yè)主也可以有執(zhí)法的詳細(xì)依據(jù)。endprint

3.通過強(qiáng)化制度和流程防范資金風(fēng)險(xiǎn)

理順公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、基層單位財(cái)務(wù)、各收費(fèi)大廳的業(yè)務(wù)分工和業(yè)務(wù)核算流程，明確各自責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)。制定《收費(fèi)管理辦法》，明確了收費(fèi)范圍、職能、標(biāo)準(zhǔn)、核算、票據(jù)等方面內(nèi)容，為收費(fèi)工作提供基本依據(jù)；健全《收費(fèi)人員工作指南》《發(fā)票管理人員工作制度》《發(fā)票管理辦法》等收費(fèi)廳基本工作制度，為收費(fèi)廳及收費(fèi)員工作提高基本依據(jù)；印制《收費(fèi)大廳工作手冊(cè)》，從行為用語、工作流程、收費(fèi)知識(shí)及日常工作溝通技巧等方面加強(qiáng)收費(fèi)廳內(nèi)部規(guī)范管理。

4.通過夯實(shí)基礎(chǔ)工作防范資金風(fēng)險(xiǎn)

及時(shí)錄入、登記住戶信息及陳欠信息相關(guān)資料，及時(shí)更新，并與收費(fèi)中心核對(duì)，動(dòng)態(tài)管理，使收費(fèi)中心、公司、基層單位、收費(fèi)廳的基礎(chǔ)收費(fèi)數(shù)據(jù)保持一致，確保收費(fèi)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。執(zhí)行錢票分離，定期核對(duì)，每周財(cái)務(wù)人員要與收費(fèi)員對(duì)票據(jù)發(fā)放、返回、現(xiàn)金存繳、住戶信息更新情況等認(rèn)真核對(duì)，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作，有效規(guī)避資金管理風(fēng)險(xiǎn)。

5.通過規(guī)避現(xiàn)金收取防范資金風(fēng)險(xiǎn)

為避免直接收取先進(jìn)，積極與銀行接洽辦理結(jié)算卡進(jìn)行遠(yuǎn)程存款，所有收費(fèi)廳安裝pos 機(jī)收取散戶費(fèi)用，杜絕收費(fèi)廳收取現(xiàn)金。

6.通過強(qiáng)化稽查防范資金風(fēng)險(xiǎn)

積極開展內(nèi)部審計(jì)，強(qiáng)化事前預(yù)防和事中控制，正確認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督在生產(chǎn)經(jīng)營中的地位和作用，企業(yè)應(yīng)健全了內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督控制制度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息和經(jīng)營業(yè)績(jī)真實(shí)性與合法性的結(jié)果性審計(jì)與監(jiān)督，強(qiáng)化事前預(yù)防和事中控制，保證企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)都在嚴(yán)格的程序下進(jìn)行。同時(shí)定期組織開展各項(xiàng)收入資金專項(xiàng)檢查，檢查收費(fèi)人員按收費(fèi)面積和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用執(zhí)行情況，由于轄區(qū)內(nèi)空室戶、陳欠戶信息資料不斷更新，組織相關(guān)人員定期抽查，查看上報(bào)信息真實(shí)性，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)控，防范資金管理風(fēng)險(xiǎn)。

7.通過強(qiáng)化發(fā)票管理防范資金風(fēng)險(xiǎn)

建立收費(fèi)票據(jù)領(lǐng)取、發(fā)放、登記、使用、保管、核銷、檢查、監(jiān)督制度。設(shè)置專門存放發(fā)票的場(chǎng)所，由專人管理，建立發(fā)票備查登記簿（領(lǐng)、用、存、驗(yàn)舊情況），每月至少一次對(duì)發(fā)票庫存情況進(jìn)行核查。同時(shí)將發(fā)票管理逐步納入信息化管理軌道，以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段，減少人為因素，實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理。實(shí)現(xiàn)了收入業(yè)務(wù)系統(tǒng)與發(fā)票系統(tǒng)等信息集成和數(shù)據(jù)共享，可以查詢各項(xiàng)收入資金流向、避免了傳統(tǒng)發(fā)票管理弊端，可以促進(jìn)和完善我們的收入資金管理和控制。

8.通過收費(fèi)隊(duì)伍建設(shè)防范資金風(fēng)險(xiǎn)

注重收費(fèi)員禮儀、服務(wù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)制度等培訓(xùn)，注重政治思想、法律法規(guī)及職業(yè)道德教育，樹立正確的世界觀、職業(yè)道德觀和高度的愛崗敬業(yè)精神，對(duì)有章不循、違章收費(fèi)和基礎(chǔ)工作差的人員要追究責(zé)任，切實(shí)將收入內(nèi)控管理的職責(zé)落實(shí)到人，防范人員責(zé)任帶來的風(fēng)險(xiǎn)。endprint