利用Excel表格進(jìn)行成本核算的重要作用及注意事項(xiàng)

胡艷旭

Excel表格在會(huì)計(jì)中尤其是中小企業(yè)成本核算中應(yīng)用極其廣泛?，F(xiàn)將利用Excel模板進(jìn)行成本核算的作用及注意事項(xiàng)，簡(jiǎn)要分析如下。

1. 采用Excel表格進(jìn)行成本核算和控制的背景

一是企業(yè)成本會(huì)計(jì)人員所必備技能之一。當(dāng)前，中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化雖然基本普及，但使用的會(huì)計(jì)軟件中大多沒有成本核算和控制模塊，或者沒有購買成本核算和控制模塊，或者購買了難于應(yīng)用。Excel表格在我國辦公軟件領(lǐng)域已經(jīng)普及，幾乎覆蓋各行各業(yè)，這就要求企業(yè)的成本會(huì)計(jì)工作者在進(jìn)行成本核算和控制時(shí)能夠通過編制Excel表格來完成的，他們掌握利用Excel表格進(jìn)行成本核算和控制的技能，增強(qiáng)職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二是充分利用Excel表格所具有的強(qiáng)大的表格編輯計(jì)算等功能。Excel表格不僅能編輯各種類型的表格和賬頁，還能清晰地反映表格中數(shù)據(jù)的填列計(jì)算過程和成本核算控制流程，非常適合企業(yè)成本核算和控制圖表的需要。

三是應(yīng)用Excel表格進(jìn)行成本核算和控制具有可行性。目前常用辦公軟件Office的應(yīng)用知識(shí)的普及，使相關(guān)會(huì)計(jì)人員具備關(guān)于Excel軟件中電子表格的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能。這就為應(yīng)用Excel表格進(jìn)行成本核算和控制提供了基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備。

2. 利用Excel表格進(jìn)行成本分析的重要作用

一是采用Excel表格進(jìn)行成本核算和控制，能夠提高成本會(huì)計(jì)人員的工作效率，提高所需數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有現(xiàn)實(shí)意義。進(jìn)行成本核算和分析的Excel表格或者模板是固定程序，把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入后所需數(shù)據(jù)即時(shí)產(chǎn)生，把成本會(huì)計(jì)人員從紛繁發(fā)雜的計(jì)算中解放出來，把有限的時(shí)間投入到分析當(dāng)中，從而為企業(yè)決策提供即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)影響決策的準(zhǔn)確性。

二是采用Excel表格進(jìn)行成本核算和分析，條理清晰，一目了然，容易理解，便于分析。Excel表格既能編輯各種類型的表格和賬頁，還能動(dòng)態(tài)地反映表格中數(shù)據(jù)的計(jì)算過程。Excel軟件可同時(shí)創(chuàng)建255個(gè)工作表，這些工作表在一個(gè)界面上能快速切換，表內(nèi)的數(shù)據(jù)之間、表與表之間和表與賬之間的數(shù)據(jù)還能相互引用，通過數(shù)據(jù)的引用，再利用單元格的顏色填充功能，將相關(guān)數(shù)據(jù)所在的單元格用顏色標(biāo)注，成本核算表格和賬簿中數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系能清楚地展示在面前，成本核算會(huì)計(jì)人員能夠直截了當(dāng)?shù)乜吹匠杀竞怂愕恼麄€(gè)流程，知道如何根據(jù)已知條件計(jì)算填制表格，如何根據(jù)表格做分錄、登賬并進(jìn)行下一輪的核算，清楚進(jìn)行成本核算的先后次序，懂得成本核算步驟，便于訂正。

三是能夠體現(xiàn)財(cái)務(wù)部門的作用和各部門之間的協(xié)作關(guān)系。利用Excel表格能直觀反映數(shù)據(jù)計(jì)算過程和成本核算整個(gè)流程的特點(diǎn)，理論聯(lián)系實(shí)際，分析掌握成本核算中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源。如在進(jìn)行成本費(fèi)用的分配時(shí)，待分配的費(fèi)用哪些是從賬戶中直接獲得，哪些是由其他部門提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后計(jì)算獲得；分配的依據(jù)如生產(chǎn)工時(shí)等，哪些由財(cái)務(wù)部門提供，哪些是由其他部門提供，成本會(huì)計(jì)人員清楚地知道表格中包括成本費(fèi)用的賬簿中的數(shù)據(jù)的來龍去脈，理清數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。

3. 采用Excel表格進(jìn)行成本核算和分析時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)

一是初學(xué)者應(yīng)當(dāng)應(yīng)選擇合適的時(shí)機(jī)引入Excel表格，便于理解和應(yīng)用。企業(yè)在進(jìn)行成本核算和分析時(shí)，大多數(shù)財(cái)務(wù)工作者以前雖學(xué)過Excel軟件的有關(guān)知識(shí)，有的由于平時(shí)應(yīng)用少，時(shí)間一長就會(huì)遺忘或者不熟悉。因此實(shí)際工作中中必須先熟悉Excel表格編輯的一些基本知識(shí)。但熟悉的時(shí)機(jī)要選準(zhǔn)，太早熟悉，由于時(shí)間不保證，斷斷續(xù)續(xù)，不系統(tǒng)，影響使用效果。如企業(yè)在成本核算和分析時(shí)財(cái)務(wù)工作者重點(diǎn)熟悉費(fèi)用分配表格的編制，特別是材料和工資的分配，應(yīng)選擇在熟悉材料費(fèi)用分配表格前重點(diǎn)熟悉Excel表格編輯使用的一些基本知識(shí)，尤其是數(shù)據(jù)計(jì)算方面的知識(shí)，然后用Excel表格熟悉材料費(fèi)用分配表的計(jì)算與填列，將所學(xué)知識(shí)立刻應(yīng)用能快速理解并使用，為以后的工作打下基礎(chǔ)。

二是應(yīng)注意表格中小數(shù)點(diǎn)位數(shù)的保留問題。企業(yè)在進(jìn)行成本核算和分析時(shí)，分配成本費(fèi)用要算分配率，涉及小數(shù)點(diǎn)保留的問題，小數(shù)點(diǎn)保留不同將直接影響分配金額的結(jié)果。Excel軟件在顯示有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)據(jù)時(shí)，單元格顯示的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)并不是單元格中的實(shí)際數(shù)據(jù)，如單元格顯示的是“2.85”，但單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)實(shí)際是“2.8499”，此時(shí)如果直接引用單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，將使計(jì)算結(jié)果產(chǎn)生誤差還不容易被發(fā)現(xiàn)。因此，采用Excel表格進(jìn)行成本核算和分析時(shí)，一定要時(shí)時(shí)刻刻生注意小數(shù)點(diǎn)的保留問題，可用函數(shù)來設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)，以避免出現(xiàn)上述問題。這是成本核算工作中一定要注意的問題，否則在經(jīng)過發(fā)雜的計(jì)算，等到進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)合計(jì)數(shù)和分項(xiàng)數(shù)難以對(duì)應(yīng)。

三是利用Excel表格進(jìn)行成本核算能夠解決綜合結(jié)轉(zhuǎn)的成本還原問題。逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法既可以采用綜合結(jié)轉(zhuǎn)，也可以采用分項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)，兩種方法各有利弊。如果要彌補(bǔ)綜合結(jié)轉(zhuǎn)的不足，就需要進(jìn)行成本還原工作，但這是一件非常麻煩的事，利用Excel進(jìn)行逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步成本核算可以解決這一問題的方法。在Excel表格中，各步半成品明細(xì)賬同時(shí)提供成本項(xiàng)目的分項(xiàng)和綜合指標(biāo)，當(dāng)然可以考慮模擬手工進(jìn)行成本還原工作。但是，事實(shí)上這完全沒有必要。在Excel表格中，逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法的綜合結(jié)轉(zhuǎn)和分項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)可以同時(shí)進(jìn)行。這樣，就不必進(jìn)行所謂“成本還原”工作，使成本還原這一難題自然得到解決。