論述計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運用

劉建瑜

（江蘇省無錫市總工會）

目前為止，辦公自動化沒有一個準確的定義，主要是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合在一起的辦公形式。凡是在辦公中利用新技術(shù)、新設(shè)備等新興科技技術(shù)，都可以被稱為辦公自動化。很多企業(yè)通過辦公自動化，實現(xiàn)了對企業(yè)內(nèi)部的整體改革和完善，使企業(yè)邁向現(xiàn)代化發(fā)展的進程。也有很多企業(yè)對辦公自動化進行細致的分析和研究，并且運用其中的自動化原理，也就是計算機信息處理技術(shù)，使辦公自動化性能得到了更全面的發(fā)揮，并且推動企業(yè)的發(fā)展。

一、辦公自動化和信息技術(shù)

信息技術(shù)是管理和處理信息時所采用的技術(shù)的統(tǒng)稱。主要包括傳感技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)，所以信息技術(shù)有時又被稱為信息和通信技術(shù)，主要被用于收集、管理和處理信息。

關(guān)于信息技術(shù)的理解，我們可以分為三個層次進行了解，從廣義上講，信息技術(shù)是一種能夠利用與擴展信息功能的方法，在哲學(xué)中，定義為信息技術(shù)與人本質(zhì)之間存在的聯(lián)系；在一般情況下，信息技術(shù)被歸類為我們平時所能操作的數(shù)據(jù)資料，可以對信息進行采集、傳輸、加工等各種處理，這是屬于人對技術(shù)功能使用的理解結(jié)果。還有一種狹義的理解方式，那就是通過計算機、廣播、電視等設(shè)備對文字、圖像、聲音等進行加工、傳輸?shù)奶幚磉^程，在這期間，所注重的是技術(shù)與科技之間的關(guān)聯(lián)。

我們主要是通過對一般情況下的信息技術(shù)的理解范圍，對現(xiàn)代化的計算機信息處理技術(shù)進行研究和分析，發(fā)現(xiàn)人與計算機之間的緊密聯(lián)系。在辦公自動化中，人與計算機成為一個獨立的辦公系統(tǒng)，只有兩者之間相互制約與激發(fā)，才能實現(xiàn)辦公自動化的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的建立與完善，從而達到提高企業(yè)的辦公效率的實際目的。

二、計算機技術(shù)在辦公自動化管理中的作用

1.辦公自動化概述

中國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出：辦公自動化是利用先進的科學(xué)技術(shù)設(shè)備與人共同構(gòu)成服務(wù)某種辦公業(yè)務(wù)的信息處理系統(tǒng)。由此可知，辦公自動化是人與技術(shù)設(shè)備共同組建的辦公系統(tǒng)，其具有辦公效率高、辦公內(nèi)容準確等特點。下面我們將對辦工自動化的優(yōu)點進行詳細的介紹和闡述：

（1）可滿足各項業(yè)務(wù)需求

辦公自動化的靈活度較高，避免了傳統(tǒng)的辦公模式中辦公場面混亂、環(huán)境嘈雜的現(xiàn)象。辦公室的員工可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行互相協(xié)作，還可以隨時進行商討，方便溝通的同時還加快了辦公的進度。

（2）具有靈活的即時通信

網(wǎng)絡(luò)同樣也是用來相互通信的便捷途徑。在辦公網(wǎng)絡(luò)平臺上，員工可以實時地分享大量的資料信息，省去了傳統(tǒng)交流中不必要的麻煩環(huán)節(jié)。在辦公中發(fā)生突發(fā)事件時，也可以通過網(wǎng)絡(luò)通信進行實時溝通和交流，解決了辦公時孤立無援的窘境。

2.有利于降低企業(yè)的管理成本

計算機歷經(jīng)了長時間的發(fā)展與革新，如今已經(jīng)是具有現(xiàn)代化先進技術(shù)的信息處理儀器。隨著計算機的投入使用，信息時代因此拉開了序幕。計算機在企業(yè)的經(jīng)營管理中起著重要的作用。不僅僅提高了企業(yè)的辦公效率，從而使企業(yè)的整體面貌得到了改善，并且使企業(yè)的生產(chǎn)成本大幅度降低以及企業(yè)的經(jīng)濟增長點得到迅速提升。除此之外，減少了企業(yè)生產(chǎn)運作中勞動力的投入，提高了生產(chǎn)中的安全系數(shù)，并且節(jié)省了生產(chǎn)成本。

3.有利于擴大辦公區(qū)域，優(yōu)化辦公環(huán)境

在傳統(tǒng)的辦公中，對辦公環(huán)境的選擇是有局限性的，通常受技術(shù)條件的限制，辦公存在一定的制約性。計算機信息處理技術(shù)廣泛應(yīng)用之后，實現(xiàn)了辦公自動化，解決了這一難題。辦公自動化突破了以往環(huán)境和地域的限制，使辦公變得輕松、便捷，也使辦公室員工能夠隨自己的喜好對辦公環(huán)境進行調(diào)整，更好地促進辦公效率的提升。員工通過對計算機網(wǎng)絡(luò)的操作，在進行辦公的同時，將多個領(lǐng)域的資源信息進行交流，實現(xiàn)了信息的整合，為各領(lǐng)域之間的交流與合作奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、未來辦公自動化的發(fā)展趨勢

近年來，計算機技術(shù)發(fā)展迅猛，對信息的采集、整理、存儲、加工、編輯等處理已不再是難題

現(xiàn)如今，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛和普遍，我們很難預(yù)測在未來辦公自動化將會朝著哪一個方向發(fā)展，又會帶給我們哪些科技的體現(xiàn)。下面，我們以當今的發(fā)展趨勢為前提，對未來的辦公自動化發(fā)展做一下展望：

1.大量應(yīng)用視頻技術(shù)

傳統(tǒng)的會議需要員工把企業(yè)高管們聚集在一起，對企業(yè)中的發(fā)展規(guī)劃等一系列問題進行商討，一個會議的討論往往會花費很多時間，導(dǎo)致會議的參與者身心疲憊。由于辦公自動化的發(fā)展，視頻會議的出現(xiàn)和應(yīng)用解決了這一問題，使會議更加自由、輕松，通過攝像頭的成像傳輸技術(shù)，能夠看到會議現(xiàn)象的一切情況，猶如身臨其境一般，真正實現(xiàn)辦公自動化的高科技應(yīng)用，充分實現(xiàn)了辦公中的自動化職能。

2.無線辦公環(huán)境

隨著Wifi 技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信迅速地在辦公領(lǐng)域興起。這種網(wǎng)絡(luò)辦公使得傳統(tǒng)的封閉式辦公室不再成為必需，工作者可以利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)隨時隨地地進行辦公，例如：機場、飯店、異地出差以及家中等等。此外，為了保障企業(yè)內(nèi)部的信息安全，企業(yè)可以依據(jù)使用權(quán)限設(shè)置不同的應(yīng)用級別，設(shè)定不同的處理優(yōu)先權(quán)，保障這種網(wǎng)絡(luò)辦公的安全性。

3.靈活的工作程序

電子傳輸?shù)乃俣冗h遠地大于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳輸，而且，其不僅僅能夠傳輸文字，還能夠有效地實現(xiàn)音頻、視頻的傳輸，極大地豐富了傳送文件的形式，并且其還能夠?qū)崿F(xiàn)永久的保存，卻不占用任何的空間。

總而言之，辦公自動化一方面解決的是信息處理的問題，一方面完成了信息的傳遞和交流。隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)以及通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息處理技術(shù)將會越來越完善、越來越發(fā)達，從而能夠更快速地實現(xiàn)信息的傳遞和交流。

四、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

計算機技術(shù)作為辦公自動化管理體系中的主要技術(shù)，貫穿于辦公自動化的各個環(huán)節(jié)和要素，極大地提高了企業(yè)的辦公自動化管理效率和水平，因此，給企業(yè)帶來的效益是巨大的、顯著的。這些效益的收獲源自計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用。計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，主要包括以下幾個方面：

1.圖文制作及演示軟件

圖文制作及演示軟件是計算機技術(shù)應(yīng)用較廣的一項功能。指的是將需要的各種圖文內(nèi)容，先通過幻燈片格式進行輸入，然后對表格、文本、圖片、剪貼畫、藝術(shù)字、公式等內(nèi)容進行編輯，并根據(jù)需要插入視頻、聲音等，最后播放出來。這一軟件的應(yīng)用，最大的功效就是能顯著增強演示的效果，而且在應(yīng)用這些軟件的過程中，能極大地激發(fā)用戶的創(chuàng)造力。

2.文字軟件處理

處理軟件是計算機技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中的重要表現(xiàn)。利用文字處理軟件能制作出各種文檔，包括商務(wù)合同、報告、書信等，且操作簡單、快捷。另外，文字處理軟件除在處理文字方面表現(xiàn)突出之外，在處理圖形和表格方面的功能也十分齊全。該軟件能將圖形、表格、文字很好地結(jié)合起來，以便更好地呈現(xiàn)出效果，且功能操作易于掌握，使用方便。軟件提供多項命令和功能，如列表排序、文件管理功能、郵件列表功能、數(shù)據(jù)計算功能、圖形處理功能、創(chuàng)建顯示類型、文字替換功能、文本對齊、添加圖形邊框等，以供用戶選擇，幫助其更快捷地完成任務(wù)。

3.數(shù)據(jù)處理電子表格

在處理數(shù)據(jù)時，應(yīng)用數(shù)據(jù)處理電子表格能極大地提高工作效率。數(shù)據(jù)處理電子表格功能強大，操作具有簡便、清晰、快捷等特點，即便是初學(xué)者也能很快學(xué)會并熟練掌握。因其能提供大量分析工具，具有專業(yè)水準的計算工具，因而能在很大程度上削減重復(fù)、復(fù)雜的計算過程，使工作效率得以極大提升。

4.數(shù)據(jù)處理軟件

與文字處理軟件相類似，數(shù)據(jù)處理軟件則是用于處理各種數(shù)據(jù)。在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，數(shù)據(jù)繁多、過程處理復(fù)雜是一大特點。而應(yīng)用數(shù)據(jù)處理軟件，使用其提供的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序生成器等，能幫助用戶創(chuàng)建各種數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序，從而為所需的人提供各種有效、準確的數(shù)據(jù)信息。

綜上所述，計算機辦公自動化系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于各行業(yè)中，極大地提高了辦公效率，且實現(xiàn)了空間無距離的信息化交流。辦公自動化也因此成為社會信息化發(fā)展的必然選擇。而對辦公自動化未來發(fā)展趨勢的分析，可知計算機辦公自動化技術(shù)將會在更多領(lǐng)域發(fā)揮重要作用，令人期待。

［1］常學(xué)洲，朱之紅.計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究［J］.軟件，2014（02）.

［2］李大向.淺析計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用［J］.科技資訊，2013（35）.