淺談房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政中發(fā)揮的作用

文/于鑫 神東煤炭集團公司

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是房產(chǎn)管理基礎(chǔ)專業(yè)檔案，是為社會公眾提供產(chǎn)權(quán)歸屬服務(wù)，為政府部門提供房產(chǎn)政策、民事糾紛、規(guī)劃發(fā)展的重要戰(zhàn)略依據(jù)和法律依據(jù)，有著重要的社會功能和人民權(quán)益保障功能，能夠有效促進我國房地產(chǎn)市場健康發(fā)展，提高我國房產(chǎn)行政管理質(zhì)量和效率，完善我國房產(chǎn)檔案社會服務(wù)和行政法律服務(wù)體系。對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案進行妥善管理、保存、開發(fā)和利用能夠使得其檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)為動態(tài)，從而有效實現(xiàn)其社會服務(wù)功能和法律價值，本文結(jié)合其多年工作經(jīng)驗簡要探討房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案及其在依法行政中發(fā)揮的功用價值。

房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案/依法行政/作用/管理措施/分析

所謂的房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案就是對房屋產(chǎn)權(quán)歸屬信息進行真實反應(yīng)和記載，具備歷史延續(xù)性和法律意義的一種信息資源和寶貴材料，是我國政府相關(guān)部門按照《中華人民共和國檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)形成的專業(yè)性強的法律資料文件，這種材料資源對房屋權(quán)屬糾紛、舊城房屋改造、住房制度變革等管理都有著十分重要的數(shù)據(jù)參考和法律判斷服務(wù)作用。當前我國城市經(jīng)濟活動日益頻繁，房地產(chǎn)作為我國國民經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)發(fā)展日益蓬勃，最近幾年來我國房地產(chǎn)制度改革不斷深入、土地使用權(quán)有償出讓、轉(zhuǎn)化以及各種房屋市場化的進程更是加劇了我國房屋產(chǎn)權(quán)的交易和管理，這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房屋拆遷、房產(chǎn)民事糾紛、城市規(guī)劃、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)合法權(quán)益維護等等服務(wù)事件和管理內(nèi)容日益增多，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政中所起到的參考、服務(wù)和監(jiān)督功能日益凸顯，尤其是我國依法行政工作就是形成、積累、參考、利用檔案的過程，這對我國行政機關(guān)依法行政，管理國家民事經(jīng)濟和社會事務(wù)提供了極大的幫助，也間接促進了我國社會主義法制事業(yè)的建設(shè)步伐。

一、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政中所具備的特性

按照我國行政相關(guān)法律規(guī)定，人民法院行政案件都必須要依從事實依據(jù)和法律準繩，只有在確鑿的事實基礎(chǔ)上，才能夠正確審理判斷案件，尤其是房產(chǎn)行政案件中，其焦點基本都是房產(chǎn)管理部門頒發(fā)的房產(chǎn)證的充分、合理上，在其房產(chǎn)登記中的檔案資料也經(jīng)常會成為法院判理相關(guān)案件的證據(jù)資料。因此房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政中有著事關(guān)重要的作用，從法律和證據(jù)角度而言，依法行政過程中，作為案件關(guān)鍵性房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案必須要具備四方面特點：

第一，房產(chǎn)行政案件中，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是客觀、真實反應(yīng)房屋產(chǎn)權(quán)來源狀況的有效證據(jù)，因此必須具備客觀性和真實性，這是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案發(fā)揮其法律效用和證據(jù)作用的基礎(chǔ)前提。

第二，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案也應(yīng)該和具體行政案件所依據(jù)事實有一定的聯(lián)系，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案能夠記錄行政案件裁決是否有事實依據(jù)，也就是能夠證明行政決定的事實是否存在。

第三，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案必須具備合法性。按照我國行政訴訟法律法規(guī)，對于具體行政行為的舉證必須要提供相應(yīng)舉證依據(jù)或者所依據(jù)的規(guī)范性資料文件，還有規(guī)定指出被告不能向原告或者證人搜集證據(jù)，而房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案作為已發(fā)生事實的真實記錄文件完全符合相關(guān)規(guī)定要求，因此行政機關(guān)在依法行政過程中就要注意其收集證據(jù)的合法性。

第四，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案具備動態(tài)性。一般房產(chǎn)登記形成檔案后也會隨著該房屋的買賣、贈送、繼承等房產(chǎn)權(quán)屬不斷變更，房屋拆遷、翻改建也會導(dǎo)致房屋產(chǎn)權(quán)不斷轉(zhuǎn)移變化，沒一步變更都會引起房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案資料的更新變化，因此房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案才必須要與時俱進，隨時反映房屋產(chǎn)權(quán)狀況。

二、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政中發(fā)揮的作用

（一）房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案提供參考依據(jù)

隨著我國法制社會制度和法律體系的不斷健全和完善，房地產(chǎn)行業(yè)法律法規(guī)也逐步形成穩(wěn)定結(jié)構(gòu)體系，主要有《土地管理法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市規(guī)劃法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及行政法、地方性法規(guī)、政府規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范文件等等內(nèi)容，目前我國房地產(chǎn)管理都有法可依，有章可循，這為我國房地產(chǎn)行業(yè)和住宅建設(shè)行業(yè)的綠色可持續(xù)發(fā)展營造了良好的法制環(huán)境和上層建筑環(huán)境，為我國房地產(chǎn)管理依法行政提供了可靠的重要參考和依據(jù)作用。

據(jù)我國檔案管理規(guī)定和檔案歸檔存檔制度，與房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)的、具備法律法規(guī)、規(guī)范規(guī)章性資料文件必須要依法存檔，行政機關(guān)和相關(guān)授權(quán)單位機構(gòu)也要做好歸檔工作，以備后期作為依法參考依據(jù)和查詢依據(jù)。此外房地產(chǎn)日常管理中，某房產(chǎn)如果出現(xiàn)行政決定、處罰、許可、檢查或者強制執(zhí)行決定等等行政行為都要由行政機關(guān)或者相應(yīng)法律機構(gòu)依據(jù)房地產(chǎn)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定來作出和執(zhí)行，同時在該房產(chǎn)依法行政過程中執(zhí)行的具體行政行為所形成的或者有關(guān)的資料文件也要形成檔案資料保存，從而為后期類似行政行為或事件提供參考借鑒和依據(jù)作用。

（二）房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案提供事實依據(jù)

我國是法制社會，一直以來就追求依法治國，依法行政，黨的十七大也鄭重指出所有政府機關(guān)在依法行政過程中都必須要依據(jù)事實和法律切實保障我國公民的合法權(quán)益，而這其中的事實依據(jù)就是指原始的、完整的檔案文件，可以說在依法行政過程中，檔案是提供有效事實依據(jù)的重要手段。

按照我國有關(guān)行政訴訟法律，不論是何種行政行為舉證都必須要提供相應(yīng)的規(guī)范文件和事實依據(jù)，而案件審理過程中，法院也會對該行政行為和被告舉證進行審查，一般都是通過審閱檔案文件和該行政行為的代表性法律事實和依據(jù)。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案則有效保存記錄了所有與房產(chǎn)有關(guān)的原始資料文件，如房屋拆遷、城市建設(shè)和規(guī)劃、房產(chǎn)交易租賃、物業(yè)管理等等，這些資料文件不僅在其相應(yīng)房產(chǎn)糾紛仲裁案件中是可靠的、完整的原始記錄，也是反映該房產(chǎn)事實的有力證據(jù)。如果按照我國行政處罰條例規(guī)定，一般除非當場作出的行政行為處罰以外，法院或者行政機關(guān)對其他具體行政行為進行處罰時必須要有相應(yīng)的、全面的、客觀的、公正的法律依據(jù)和相關(guān)事實證據(jù)。法院、行政機關(guān)或者其他組織在調(diào)查取證時，相關(guān)人員也有權(quán)依照法律調(diào)用提取與該案件相關(guān)的、具備證明意義的文件資料（物證、書面證據(jù)、視屏錄音材料等等）。例如對于當前社會上某個單位或者個人任意對房屋進行改建、拆遷，如開門開窗、擅自改動小區(qū)規(guī)劃，或者沒有經(jīng)過許可新建、擴建、改建相關(guān)建筑物等等違規(guī)違紀行為，行政單位在進行處理懲處時也要切實掌握其違規(guī)違章行為的事實依據(jù)，這樣相關(guān)機構(gòu)單位才能夠依據(jù)《行政處罰法》或者其他法律法規(guī)來予以懲處。事實上，這種事例隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)隊伍的不斷壯大也不斷增多，城市中不難發(fā)現(xiàn)各種房地產(chǎn)糾紛和房產(chǎn)行政處罰案件，而在這些案件中房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案都起到了決定性作用。

例如，某地一房地產(chǎn)開發(fā)公司在開發(fā)銷售商品房過程中，未經(jīng)許可同意就自作主張將該小區(qū)部分綠化地區(qū)劃分給部分業(yè)主，使得大部分一樓住戶占用綠化地區(qū)，直接侵犯了其他業(yè)主和住戶的合法權(quán)益，損害了公共利益，因此遭受到相關(guān)人士舉報。該市房產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)接到舉報后立刻進行調(diào)查，獲取了現(xiàn)場照片、調(diào)查筆錄和錄音等證據(jù)資料，同時也調(diào)閱了該市城建檔案資料、該小區(qū)房產(chǎn)交易資料、平面規(guī)劃資料、商品房買賣合同等文件，經(jīng)過該房產(chǎn)管理組織依法審查確定，該房地產(chǎn)開發(fā)公司違法違章行為明確，證據(jù)確鑿，因此嚴令該公司必須在一個月內(nèi)改正其違法違章行為，同時也處以一定數(shù)額的行政罰款處罰。雖然該公司接到了建設(shè)行政處罰的相關(guān)通知書后還是申請了復(fù)議，復(fù)議部門還是維持原處理決定，此后該公司不服申請行政訴訟，經(jīng)過法院庭審，由于事實依據(jù)清晰，證據(jù)明確，該公司最后還是申請撤訴并繳納了違規(guī)罰款。例如，2006年李某向當?shù)厝嗣穹ㄔ禾岢鰧κ仪f市房產(chǎn)管理局的行政訴訟，李某稱其父母有一處橋西區(qū)私房，但是父母去世后，李某弟弟擅自將該房產(chǎn)落戶到其私人名下，而且在市房產(chǎn)管理局辦理了過戶手續(xù)，李某請求法院依法撤銷房產(chǎn)局為其弟弟頒發(fā)的房產(chǎn)證，并認為市房產(chǎn)局侵犯了自己的合法利益，該法院經(jīng)過詳細調(diào)查取證后發(fā)現(xiàn)，李某弟弟是憑借其父母公正遺囑辦理房產(chǎn)過戶手續(xù)，并有相關(guān)檔案記錄和公證書，也就是依據(jù)該檔案可以表明該市房產(chǎn)局是依法辦理該過戶手續(xù)，符合行政法律規(guī)定，因此該法院駁回了李某訴訟，像這樣的例子不勝枚舉，由此可見房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政過程中，不論對行政訴訟者、還是對法院案件審判人員，都起到了關(guān)鍵性事實依據(jù)作用。

（三）房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案提供監(jiān)督作用

我國依法行政就必須要嚴格按照行政法律法規(guī)處理日常事務(wù)和行政案件，如果出現(xiàn)執(zhí)法不嚴、濫用職權(quán)、不執(zhí)行法律法規(guī)的狀況就無法切實執(zhí)行其保護我國公民合法權(quán)益的行政職責(zé)和任務(wù)，行政機關(guān)也會被投訴、訴訟到法院。當前我國房地產(chǎn)日?；顒庸芾砼c國家土地政策、房地產(chǎn)制度、地方法令法規(guī)有著莫大的聯(lián)系，其涉及到的行業(yè)面多，房產(chǎn)業(yè)務(wù)也直接與房產(chǎn)企業(yè)、住房民眾的切實利益息息相關(guān)，因此很容易印發(fā)社會矛盾，政府乃至人民群眾也都熱切關(guān)注房產(chǎn)交易管理熱點和問題。針對我國行政機關(guān)處理檔案文件的規(guī)范性、合法性也有相應(yīng)法律法規(guī)，也就是我國規(guī)范性文件備案制度上面有詳細規(guī)定，這就是對行政機關(guān)工作的事前監(jiān)督。此外行政機關(guān)處理某具體行政行為或行政案件時，審查機關(guān)也有同等權(quán)利去按照原始檔案資料作出行政行為決定，這就是對行政機關(guān)工作的事后監(jiān)督，例如房地產(chǎn)市場交易管理互動中，比如房地產(chǎn)證件頒發(fā)、收費、檢查、房地產(chǎn)整改、強制執(zhí)行、處罰等等行為的合法性和適當性就是典型的事后監(jiān)督。不論是在事前監(jiān)督還是事后監(jiān)督，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案都起到了一定的監(jiān)督性作用。

此外我國行政復(fù)議法也有規(guī)定，關(guān)于復(fù)議行政案件時就要對該案件事實調(diào)查清楚，確保該案件判定結(jié)果證據(jù)確鑿，行政復(fù)議機關(guān)組織也有責(zé)任和權(quán)利向案件有關(guān)人員調(diào)查取用、查閱相關(guān)檔案文件和資料。行政復(fù)議機關(guān)在受理該案件時，首先就會審查申請方的復(fù)議申請是否有一定事實依據(jù)，對申請者提供的相關(guān)證據(jù)材料進行審查，熟悉并了解該案件具體情況后，也會進行詳細全面調(diào)查，收集相關(guān)資料和事實證據(jù)，這樣也能夠為該案件的公正、公平、公開性奠定良好事實基礎(chǔ)。在復(fù)議機關(guān)調(diào)查取證和查閱檔案文件資料過程中，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的形成、積累、管理就能夠起到有效的監(jiān)督，能夠有效保護人民權(quán)益，也能夠?qū)π姓C關(guān)執(zhí)法的公正性、公平性和客觀性進行科學(xué)規(guī)范監(jiān)督，有利于我國行政機關(guān)和行政復(fù)議機關(guān)依法辦理房產(chǎn)事宜，有助于我國房產(chǎn)行業(yè)市場的規(guī)范化和法制化建設(shè)。

三、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)依法行政強化其檔案管理的方法措施

根據(jù)上文所述，我們不難看出房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在依法行政中起到了至關(guān)重要的作用，因此相關(guān)人員必須要切實做好房產(chǎn)檔案記錄、收集、整理和管理工作，尤其是隨著當前法制社會建設(shè)步伐的不斷推進，房產(chǎn)檔案資源的潛在社會價值和經(jīng)濟價值也日益凸顯，國家政府也逐步加強了對檔案管理服務(wù)的法制管理，作為管理政策性強的房地產(chǎn)，更離不開房產(chǎn)檔案的管理和服務(wù)。對此，必須要從兩個方面著手：

一方面，必須要加強房產(chǎn)檔案管理人員、房產(chǎn)交易管理部門工作人員的依法治檔、存檔、管理檔案的理念和意識，要嚴格按照我國《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《物權(quán)法》、《房屋登記辦法》等等法律法規(guī)和地方檔案管理政策法令來貫徹實施所有房地產(chǎn)相關(guān)文件資料和規(guī)范性證件，明確所有部門檔案管理工作職責(zé)和權(quán)利，并嚴格結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)構(gòu)件相應(yīng)檔案管理工作流程和規(guī)章制度，使得我國房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作都處于相關(guān)法律法規(guī)和管理組織機構(gòu)的制度流程監(jiān)控制約下，這也有利于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作人員加強對檔案法制規(guī)范管理的自覺性，有利于間接提高發(fā)揮房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案潛在行政服務(wù)價值。

另一方面，也要加強對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的管理。在房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案材料收集、記錄保存工作要做好手續(xù)文件齊全、材料真實可靠、檔案完整客觀、清晰準確，這樣才能夠確保該檔案具備社會服務(wù)價值和法律價值。此外，對于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案也要整理好相關(guān)目錄，并裝訂成冊、保存有法，有利于該檔案的快速查閱和找尋，也有利于提高檔案工作人員的工作效率和質(zhì)量。當然，現(xiàn)代化信息時代檔案管理人員也要與時俱進，借助現(xiàn)代化信息設(shè)備和軟件系統(tǒng)來構(gòu)件相應(yīng)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)平臺，從而更好的提供社會服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的潛在價值，也有利于紙質(zhì)檔案的完好保存。

四、結(jié)束語

作為房屋產(chǎn)權(quán)界定和房屋產(chǎn)權(quán)人與該房屋之間權(quán)利關(guān)系的有利原始憑證，作為房地產(chǎn)交易活動和房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)戶籍管理的重要載體，不論其適宜產(chǎn)權(quán)證、契約、文件圖紙、表冊照片還是電子形式不同格式軟盤資料等歷史記錄，都在房屋租賃、買賣、抵押借款中有著重要的法律作用和價值，在日益增多的民事訴訟和房產(chǎn)糾紛中能夠起到關(guān)鍵性、決定性作用，因此作為房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人和房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員就必須要做好其保存管理工作，要確保其檔案的完整、真實和合法。此外檔案管理人員也必須要強化其法律責(zé)任意識和職業(yè)道德，必須嚴格依照相應(yīng)法律法規(guī)，引進現(xiàn)代化管理手段和方法做好房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸檔、保存、查詢和服務(wù)等相關(guān)管理工作，這樣才能能夠使得房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案發(fā)揮其應(yīng)有的法律功能、行政功能和社會服務(wù)功能。

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