高校辦公室職能提升研究

楊躍輝

（北京青年政治學(xué)院，中國 北京100102）

2014年10月，中共中央辦公廳印發(fā)了《關(guān)于堅持和完善普通高等學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制的實施意見》，明確了高校黨委和校長權(quán)責(zé)，這也對高校辦公室提出了更高要求，高校辦公室的工作任務(wù)越來越繁重，越來越復(fù)雜，地位及作用也更加突出。高校管理者必須認(rèn)識到高校辦公室工作中存在的矛盾和問題，加強建設(shè)，改進(jìn)工作，提高效率，才能確保學(xué)校各項工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)學(xué)校又好又快地發(fā)展。

1 高校辦公室職能特點

高校辦公室工作具備一般辦公室的特點，但又不同于黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的辦公室工作，具有其自身的特殊性，高校辦公室工作既要遵循一般管理活動的規(guī)律，也要結(jié)合高校自身運行機制來開展工作。

首先，高校的基本職能是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會和文化傳承，其中，人才培養(yǎng)是高校的首要職能，這就決定了高校辦公室的工作主要是圍繞如何培養(yǎng)社會需要的高素質(zhì)人才而開展工作，要服務(wù)于教學(xué)和科研工作，要為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，高校辦公室需要更多關(guān)注學(xué)校的教學(xué)和科研工作，并要服從和服務(wù)于學(xué)校的人才培養(yǎng)工作。

其次，高校的主體是廣大教師和學(xué)生，高校也是具有高學(xué)歷、高職稱的知識分子聚居地，教師和學(xué)生是高校辦公室工作的主要服務(wù)對象，這與黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的辦公室的服務(wù)對象明顯不同，這也要求高校辦公室在工作中要根據(jù)服務(wù)對象的特點，注意工作中的方式方法，提供人性化服務(wù)。

第三，高校作為知識分子較多的地方，也具有濃厚的學(xué)術(shù)氛圍，而辦公室則扮演行政部門的角色，更多是一個服務(wù)部門，高校辦公室工作人員雖然也具有教師身份，但是卻很少從事教學(xué)科研工作，就出現(xiàn)了這種現(xiàn)象：在學(xué)生眼中是教師，而在教師眼中則為行政服務(wù)人員。這種情況在高校以教學(xué)科研為中心的大環(huán)境下，他們的地位比較尷尬。

一般來說，高校辦公室的職能主要包括以下方面：負(fù)責(zé)處理學(xué)校日常事務(wù)；圍繞重點工作開展調(diào)查研究；負(fù)責(zé)黨委會、校長辦公會和黨政聯(lián)席會的安排；負(fù)責(zé)大型活動和會議的籌備和組織協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)幫助起草全校性的工作計劃和總結(jié)；負(fù)責(zé)起草學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話及領(lǐng)導(dǎo)講話稿的審核；負(fù)責(zé)機要和保密工作；負(fù)責(zé)發(fā)文審核及來文處理；負(fù)責(zé)整體統(tǒng)計工作；負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)和上級部門；負(fù)責(zé)會議決定事項的督辦查辦工作；負(fù)責(zé)檔案管理工作；負(fù)責(zé)印鑒使用；以及負(fù)責(zé)完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。

從高校辦公室所承擔(dān)職責(zé)來看，辦公室的工作既涉及宏觀運行，又涉及微觀管理，高校辦公室具有綜合、參謀、協(xié)調(diào)、督辦、服務(wù)等職能。

2 高校辦公室工作存在的問題

一是管理觀念較為落后。在辦公室工作中，高校辦公室經(jīng)常會依賴于習(xí)慣性做法和傳統(tǒng)經(jīng)驗開展工作，容易堅持固有的工作方法，片面看重事務(wù)性工作，對工作中新情況、新問題疏于研究，更多是按照領(lǐng)導(dǎo)的要求開展工作，整體工作處于應(yīng)付日常性瑣碎性事務(wù)的低水平狀態(tài)，工作缺乏積極性、主動性，限制了辦公室職能的發(fā)揮。以筆者工作的北京青年政治學(xué)院，在辦公室工作過程中，參謀工作就不夠到位，有可能成為簡單執(zhí)行決策的從屬部門。

二是內(nèi)部管理制度不夠健全。高校辦公室存在著工作頭緒多、任務(wù)重、要求高的特點，如果缺少健全的管理制度和規(guī)范的工作程序，就會影響工作效率。以北京青年政治學(xué)院為例，辦公室在辦文、辦會、辦事等工作中，存在著制度不夠健全的問題，辦事程序不夠規(guī)范。同時，也存在著有章不循和執(zhí)行不力的情況。如果不認(rèn)真解決，就會影響辦公室形象，造成不必要的人力、物力、時間的浪費，甚至造成工作上的失誤。

三是機構(gòu)設(shè)置不夠規(guī)范。高校辦公室得內(nèi)部組織設(shè)置、崗位分工都會對辦公室工作產(chǎn)生直接影響。目前，各高校辦公室機構(gòu)設(shè)置情況不盡相同，有的高校辦公室成立若干科室，有的高校只設(shè)相關(guān)崗位；有的高校辦公室工作人員較多，會存在人浮于事的現(xiàn)象，但是筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校辦公室存在人員編制不足的現(xiàn)象，影響工作的開展。對此，辦公室可采取分層次管理的方式，把工作落實到具體崗位，明確各崗位具體職責(zé)。

四是缺乏合理的培訓(xùn)機制。高校辦公室工作其實專業(yè)性很強，理論上來說，其工作人員都應(yīng)該接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握相關(guān)的技能與素質(zhì)，并且在工作過程中要接受繼續(xù)教育，更新知識，才能適應(yīng)高等教育改革發(fā)展新形勢的需要。公室工作人員有必要定期接受相關(guān)培訓(xùn)，更新管理理念、工作方式與技術(shù)。然而，在我國各高校發(fā)展的現(xiàn)階段，這個制度還很不完善。同時，在一些高校也存在著只片面重視專任教師的在職培訓(xùn)，忽視管理人員的培訓(xùn)的現(xiàn)象，對管理人員的培訓(xùn)沒有列入日常工作。

除此之外，高校辦公室工作中還存在著職能發(fā)揮不夠充分，工作人員素質(zhì)不高，工作信息化程度不高等問題。

3 高校辦公室管理科學(xué)化的方法

國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)明確提出了全面提高高等教育質(zhì)量、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、提升科學(xué)研究水平、增強社會服務(wù)能力、優(yōu)化結(jié)構(gòu)辦出特色的高等教育發(fā)展任務(wù)，這是當(dāng)前及今后一個時期國家教育改革和發(fā)展的綱領(lǐng)性意見。面對我國高等教育新的發(fā)展階段和新的發(fā)展任務(wù)，也對高校建設(shè)發(fā)展提出的新的要求，高校辦公室作為高校工作的重要一環(huán)，必須站在當(dāng)今時代大背景和學(xué)校工作大局的戰(zhàn)略高度來分析、審視和找準(zhǔn)自身的定位。

一是要加強制度建設(shè)，規(guī)范各項工作。健全、科學(xué)的管理制度是辦公室工作順利開展的基礎(chǔ)，完善制度、規(guī)范管理是保障高校辦公室各項工作高效運行的基本前提。高校辦公室工作涉及面廣、零碎的、事務(wù)性工作居多，而且要經(jīng)常面對臨時性和突發(fā)性工作，對此，要做到雜而不亂，管理有序，就必須有完善的制度來約束，否則，就有可能造成管理上的無序和混亂，甚至出現(xiàn)非常嚴(yán)重的工作失誤。只有不斷加強制度建設(shè)，制度創(chuàng)新，做到制度完善、程序合理和責(zé)任明確，才能使各項工作都有法可依、有章可循，保證辦公室各項工作高效運轉(zhuǎn)。另外，在制定完善的制度后，還要嚴(yán)格執(zhí)行各項制度，加強制度本身約束力和透明度，盡量減少人為因素的干擾，接受廣大師生員工及各相關(guān)部門的監(jiān)督。大家只有嚴(yán)格遵守制度，辦公室的工作才會忙而不亂。

二是契合黨的群眾路線教育工作精神，加強高校辦公室對各項工作的科學(xué)化管理。要不斷強化高校辦公室工作無小事的意識，對辦公室每一項工作都要盡職盡責(zé)，更要著眼全局，分清主次，才能確保不出差錯。按照群眾路線教育要求，高校辦公室要做好會議審核工作，進(jìn)一步精簡會議，控制會議規(guī)模和數(shù)量；相對固定黨委會、校長辦公會、黨政聯(lián)席會的召開時間；合理確定會議形式，縮短會議時間。要規(guī)范和簡化公務(wù)接待活動，按照上級最新要求，做到“公函接待”，嚴(yán)格按規(guī)定辦理公務(wù)活動；嚴(yán)格接待場所的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，勤儉組織大型活動。精簡文件簡報，嚴(yán)格控制本部門和高校其他部門的各類文件簡報，控制發(fā)文數(shù)量，規(guī)范發(fā)文程序，大力壓縮、合并各類簡報。改善服務(wù)態(tài)度，培養(yǎng)員工的職業(yè)精神，堅決改變“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”、推諉扯皮等不良現(xiàn)象，嚴(yán)格執(zhí)行首問負(fù)責(zé)、末未發(fā)言、服務(wù)承諾等制度，提升管理績效。要多提供主動性服務(wù)，提高主動參與政務(wù)、主動思考、主動創(chuàng)新的意識和能力，通過扎實、認(rèn)真、仔細(xì)的工作，保證高校正常、有序和高效運轉(zhuǎn)。

三是要建立教育培訓(xùn)制度，提高工作人員水平。高校辦公室在教育培訓(xùn)方面具有不可比擬的優(yōu)勢，既可以最大程度的利用高校內(nèi)部資源，加強與相關(guān)學(xué)院的溝通與交流；也可以在各高校辦公室之間交流、交換工作經(jīng)驗。高校辦公室要結(jié)合高校整體發(fā)展戰(zhàn)略及發(fā)展規(guī)劃，依據(jù)人員教育培訓(xùn)需求，及高校相關(guān)培訓(xùn)的政策、財務(wù)預(yù)算等，擬訂年度培訓(xùn)計劃，按照高校相關(guān)規(guī)定，鼓勵員工繼續(xù)學(xué)習(xí)。高校辦公室只有建立起相應(yīng)的教育培訓(xùn)制度，才能使所有人員的學(xué)習(xí)有規(guī)可循，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

總之，作為高校工作核心的辦公室，要在高校改革的同時，繼承和改善傳統(tǒng)的管理方法，不斷學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的管理手段和方法途徑，努力促進(jìn)辦公室管理水平和服務(wù)質(zhì)量的全面提升，推進(jìn)高校辦公室管理工作邁上一個新臺階!S

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