紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作探析

王秀玲

(黑龍江省中部引嫩工程管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

隨著經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理已經(jīng)逐漸由紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，尤其是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的信息通訊技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，更為我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。本文主要針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的相關(guān)重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行探討，以便為我國(guó)檔案數(shù)字化管理工作提供一些參考。

一、我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國(guó)科技的發(fā)展，人們提高了對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，加大了對(duì)于檔案數(shù)字化管理的研究力度，雖然檔案數(shù)字化管理的技術(shù)還不是很成熟，相信隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)數(shù)字化檔案的腳步將會(huì)越走越快。第一，我國(guó)已經(jīng)建成比較合理的管理體系。在我國(guó)，雖然紙質(zhì)檔案還是檔案保存的主要形式，但是隨著人們對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)的不斷提高，我國(guó)已經(jīng)建成了比較合理的管理體系。經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)近些年的研究與實(shí)踐，對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工一般采用的是直接掃描的方法，以圖像形式存儲(chǔ)。這樣可以有效提高紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化轉(zhuǎn)化的速度，也為管理人員的管理工作提供了便利。第二，面向社會(huì)建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展起步比較晚，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)的出現(xiàn)為我國(guó)的紙質(zhì)檔案利用和檔案事業(yè)的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，所以，檔案數(shù)字化發(fā)展也必將越來(lái)越快，對(duì)于檔案管理工作的作用也越來(lái)越重要。

二、促進(jìn)我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展的相關(guān)建議

1．?dāng)?shù)字化處理之前做好檔案鑒定。在檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理之前，應(yīng)該做好檔案鑒定，確定應(yīng)該對(duì)那些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要，或者說(shuō)都適合進(jìn)行數(shù)字化管理，檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行數(shù)字化檔案的選擇，以提高工作效率。首先，將編研資料數(shù)字化。這些編研資料的量一般比較小，而且也引用了許多檔案原文，對(duì)于利用者進(jìn)一步了解館藏資源狀況、滿足利用需求很有幫助。其次，利用需求量大的檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化管理。比如，有關(guān)婚姻、工資、房產(chǎn)、學(xué)籍等檔案可以分期進(jìn)行數(shù)字化管理，以滿足使用者對(duì)這些檔案資源信息的需求。最后，需要進(jìn)行搶救性保護(hù)的珍貴瀕危檔案是檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)內(nèi)容，這些珍貴瀕危檔案可能涉及到很多重要的信息資源，所以需要管理人員重點(diǎn)保護(hù)，同時(shí)積極進(jìn)行數(shù)字化管理。

2．?dāng)?shù)字化處理之中確保質(zhì)量規(guī)范。在檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)該建立嚴(yán)格的管理制度與數(shù)字化質(zhì)量規(guī)范，以確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。嚴(yán)格的管理制度有利于提高工作人員質(zhì)量與安全第一的認(rèn)識(shí)，保證檔案數(shù)字化的順利發(fā)展。首先，與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署質(zhì)量協(xié)議，提出相關(guān)質(zhì)量要求。根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門(mén)，提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求，并與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署文本形式的質(zhì)量協(xié)議，以此為數(shù)字化加工過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題提供解決問(wèn)題的依據(jù)文件。另外，檔案數(shù)字化的質(zhì)量規(guī)范是相當(dāng)重要的。首先，對(duì)于一些較為機(jī)密的檔案信息需要簽署保密協(xié)議，嚴(yán)防在數(shù)字化加工過(guò)程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、丟失、泄密等現(xiàn)象。其次，從用數(shù)字化檔案時(shí)的安全性、準(zhǔn)確性考慮，科學(xué)地、準(zhǔn)確地錄入機(jī)讀條目。檔案信息條目的錄入是當(dāng)前館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，需要管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理。規(guī)范化地錄入機(jī)讀條目，可以使將來(lái)檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加便利，同時(shí)也可以有效地保證在查詢檔案時(shí)，不會(huì)查到其他人的檔案信息，為他人的檔案信息安全提供保障。最后，嚴(yán)格監(jiān)督校驗(yàn)工作，因?yàn)樾ｒ?yàn)工作將直接影響到紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，需要專業(yè)知識(shí)充足，經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員進(jìn)行校驗(yàn)工作，以防發(fā)生如漏掃、掃出來(lái)的PDF 文件頁(yè)面不美觀、PDF 文件檔號(hào)命名有誤等問(wèn)題。

3．?dāng)?shù)字化處理之后加強(qiáng)信息維護(hù)。在檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理之后，應(yīng)該注意加強(qiáng)對(duì)檔案信息的維護(hù)工作。檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的檔案安全建議。檔案數(shù)字化過(guò)程中信息資源的安全問(wèn)題是檔案管理人員需要提高重視的重點(diǎn)問(wèn)題，尤其是對(duì)于一些相對(duì)較機(jī)密的檔案信息。當(dāng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過(guò)程時(shí)，需要對(duì)計(jì)算機(jī)中的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，已確保沒(méi)有非法拷貝程序。還要將工作區(qū)與休息區(qū)隔離，嚴(yán)禁工作人員將私人物品帶入，將工作物品帶走，提高安全意識(shí)。開(kāi)發(fā)先進(jìn)有效的安全軟件，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源以其強(qiáng)大的信息量與高度開(kāi)放性深受廣大使用者的喜愛(ài)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在為人們生活與生產(chǎn)提供便利的同時(shí)，也為一些不法分子進(jìn)行違法活動(dòng)提供了機(jī)會(huì)。不法分子利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機(jī)密性。所以，相關(guān)人員應(yīng)該著重研究檔案信息安全軟件，提高軟件的安全性，確保檔案信息的安全性。檔案數(shù)字化加工之后的檔案安全建議。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程需要加強(qiáng)安全防護(hù)，數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，管理人員應(yīng)該對(duì)掃描之后的數(shù)字化檔案進(jìn)行核實(shí)工作，然后將加工過(guò)程中的相關(guān)硬盤(pán)銷(xiāo)毀，以防檔案信息被泄露。其次，提高管理人員的安全意識(shí)，在有使用者需要調(diào)取檔案信息時(shí)，需要根據(jù)規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)身份信息的登記，詳細(xì)詢問(wèn)調(diào)取檔案者調(diào)取檔案的目的，并跟蹤管理。最后，檔案管理者還要加強(qiáng)監(jiān)督巡查工作，即隨時(shí)進(jìn)行檔案信息庫(kù)的抽查工作，及時(shí)對(duì)信息安全軟件進(jìn)行升級(jí)，以防不法分子趁機(jī)進(jìn)入檔案管理中心的網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不法活動(dòng)。總而言之，檔案數(shù)字化管理需要提高全體管理人員的安全意識(shí)，以保證數(shù)字化檔案信息資源的安全存儲(chǔ)與調(diào)用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的工作，需要相關(guān)研究人員與管理人員提高認(rèn)識(shí)，以積極的工作態(tài)度與科學(xué)的管理辦法增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的力度，同時(shí)，還要增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量的跟進(jìn)，以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量。另外，對(duì)于數(shù)字化檔案錄入過(guò)程還需要提高監(jiān)督與檢測(cè)力度。管理人員對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)該做到保持檔案的真實(shí)性與原始性，保證數(shù)字化檔案儲(chǔ)存及調(diào)取的及時(shí)性與有效性，提高數(shù)字化檔案的管理水平，為我國(guó)數(shù)字化檔案的進(jìn)一步發(fā)展做貢獻(xiàn)。