事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

董聰郁

(哈爾濱市體制改革研究所 黑龍江 哈爾濱 150000)

事業(yè)單位作為政府職能部門(mén)，其在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的信息和資料都及時(shí)的保存起來(lái)，以便于隨時(shí)進(jìn)行查閱，以便為事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作提供必要的依據(jù)。所以事業(yè)單位檔案管理工作具有極為重要的意義。檔案管理工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到事業(yè)單位的健康發(fā)展，這就需要事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人需要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案部門(mén)的建設(shè)工作，對(duì)影響檔案管理工作的不利因素進(jìn)行及時(shí)處理，確保檔案工作的順利開(kāi)展，為事業(yè)單位在未來(lái)發(fā)展過(guò)程提供必要的參考和借鑒，確保事業(yè)單位能夠健康、持續(xù)的發(fā)展。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的漏洞

(一)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度不夠

當(dāng)前事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)于檔案管理工作、對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要意義還沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，這就給日常工作檔案的收集、整理和保存工作帶來(lái)了較大的影響。同時(shí)當(dāng)前事業(yè)單位在對(duì)檔案管量工作中還缺乏必要的監(jiān)督和審查，檔案工作人員的個(gè)人績(jī)效也沒(méi)有與實(shí)際工作情況進(jìn)行掛鉤，這就導(dǎo)致檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏積極性和主動(dòng)性。再加之檔案工作中相關(guān)設(shè)施不完善，這就導(dǎo)致許多檔案往往是粗略的被處理和進(jìn)行存放，檔案損毀和丟失現(xiàn)象較為常見(jiàn)。同時(shí)檔案收集過(guò)程中需要各部門(mén)人員的有效配合，但在這個(gè)過(guò)程中各部門(mén)工作人員并沒(méi)有起到良好的配合作用，從而使檔案資料收集整理不及時(shí)，雜亂無(wú)章及不完整的情況發(fā)生。

(二)檔案管理硬件設(shè)備匱乏

由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導(dǎo)致對(duì)檔案建設(shè)工作投入較少，檔案設(shè)施配備的不齊全。特別是在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，各單位都加快了檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)需要配備各種設(shè)施，所需資金較多。但由于事業(yè)單位對(duì)檔案信息化投資力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理工作中硬件設(shè)備嚴(yán)重匱乏，檔案管理工作還處于十分落后的狀態(tài)，工作效率低下，不能很好的滿足市場(chǎng)不斷發(fā)展的需求。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不高

在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案管理工作的內(nèi)容和形式更加多樣化和復(fù)雜化，檔案管理工作對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)也有了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，同時(shí)還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理部門(mén)工作人員多以年齡較大，學(xué)歷不高的人員居多，這些人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)新知識(shí)接受能力較差，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需求。

(四)檔案管理監(jiān)管制度不完善

目前我國(guó)各事業(yè)單位在對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和審查上嚴(yán)重缺乏，部分單位即使建立了檔案管理監(jiān)督和審查制度，但在具體實(shí)施過(guò)程中也存在著執(zhí)行不到位的情況，個(gè)別單位甚至都沒(méi)有建立檔案管理監(jiān)督審查制度。由于檔案管理監(jiān)管制度的不健全，這就導(dǎo)致檔案工作人員在工作中存在著對(duì)檔案資料隨意整理和存放的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料混亂，極易損毀或是丟失，這給后期檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了較大的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新舉措

(一)完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管制度

為確保檔案管理工作的內(nèi)容全面、形式到位，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況制定和完善監(jiān)管制度來(lái)審查檔案處理的效果，以督促檔案負(fù)責(zé)人做好檔案整理、分類(lèi)和存放工作保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

(二)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

要做好檔案管理的相關(guān)工作，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案負(fù)責(zé)人必須首先意識(shí)到資料歸檔的重要性?？梢詤⒖计渌髽I(yè)或事業(yè)單位的檔案管理工作，認(rèn)識(shí)存檔的資料對(duì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位后期發(fā)展的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作負(fù)責(zé)人形成檔案管理工作的新態(tài)度，開(kāi)始重視檔案規(guī)整工作。要提升檔案處理的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位要引進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備和處理技術(shù)以便對(duì)現(xiàn)代復(fù)雜、繁多的檔案資料進(jìn)行管理。另外單位要聘請(qǐng)素質(zhì)好、學(xué)歷高、懂得檔案處理技術(shù)的高端人才來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作處理到位。不僅如此事業(yè)單位要巧妙地將工作人員對(duì)檔案處理效果與個(gè)人績(jī)效結(jié)合，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作到位的人員，處罰檔案管理不到位的人員，從而激發(fā)負(fù)責(zé)人做好檔案規(guī)整工作的熱情。

(三)做好歸檔資料的保密工作

檔案是對(duì)事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)或核心技術(shù)的記錄，若是出現(xiàn)資料泄露，事業(yè)單位的專(zhuān)利技術(shù)或核心數(shù)據(jù)就會(huì)被他人盜取使用，顯然這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極為不利的。因此事業(yè)單位要做好檔案保密工作，就要確保數(shù)據(jù)和資料只有內(nèi)部核心人員知道，外部人員無(wú)人知曉。具體方面，就是要選好檔案存放的地點(diǎn)，要將存放地點(diǎn)外圍進(jìn)行監(jiān)督和審查，避免無(wú)關(guān)人員的出入，將機(jī)密檔案和一般檔案分門(mén)別類(lèi)，分開(kāi)存放，以便更好展開(kāi)機(jī)密檔案保密工作。

(四)借鑒現(xiàn)代技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作

計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和信息處理技術(shù)的出現(xiàn)革新了現(xiàn)代檔案存放的方式，過(guò)去檔案都是紙質(zhì)記錄存放的，而這經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藶橥当I、縱火、大意造成檔案丟失。而新的信息和資料存儲(chǔ)技術(shù)卻通過(guò)計(jì)算機(jī)虛擬存放和電子化管理方式使得現(xiàn)代檔案管理變得更高效。因此事業(yè)單位要大力借鑒計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來(lái)管理檔案，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前信息化時(shí)代，事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，強(qiáng)化檔案管理的創(chuàng)新，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行解決，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，這對(duì)于事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展具有極為重要的意義。

［1］李亞林．淺談文書(shū)檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策［J］．赤子(上中旬)，2015－03－15．

［2］王源．提高檔案管理工作效率的措施［J］．科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015－03－08．