房產(chǎn)檔案信息化管理應(yīng)用探析

彭曉丹

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 166200)

隨著住房制度改革的不斷深入和房產(chǎn)交易市場(chǎng)的日益活躍，房產(chǎn)檔案增長(zhǎng)速度越來(lái)越快，同時(shí)，伴隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展、人們產(chǎn)權(quán)意識(shí)的日益增強(qiáng)，檔案利用量越來(lái)越大，檔案管理日顯重要。本文就對(duì)房產(chǎn)檔案逐步實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)化、管理網(wǎng)絡(luò)化基本內(nèi)容及原則進(jìn)行了研究，并提出了相關(guān)對(duì)策，以此來(lái)更好地為房地產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的基本內(nèi)容

(一)檔案信息化的概述。所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

(二)檔案信息化管理的具體應(yīng)用。檔案信息化管理就是要求將投標(biāo)標(biāo)書、合同、紅線圖、設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)報(bào)建文件、圖紙、電子文檔、營(yíng)銷合同等通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方式進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化及檔案信息的高度共享。

(三)房產(chǎn)檔案信息化管理的產(chǎn)生背景。在房地產(chǎn)管理部門中，由于房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理方式相對(duì)滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時(shí)間內(nèi)全部錄入管理系統(tǒng)并且不能產(chǎn)生誤差，需要大量的時(shí)間和大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)完成。傳統(tǒng)的檔案手工管理方式，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為特征的“卷宗社會(huì)”模式，調(diào)閱周期很長(zhǎng)，已無(wú)法有效滿足日益增長(zhǎng)的檔案利用工作需求，迫切需要專業(yè)化的檔案隊(duì)伍，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)管理房產(chǎn)檔案。電子檔案具有保存時(shí)間長(zhǎng)，支持網(wǎng)絡(luò)查詢，同時(shí)具有標(biāo)準(zhǔn)化程度高，管理成本低，易于保管、共享和分發(fā)等一系列顯著優(yōu)點(diǎn)。社會(huì)需求是房產(chǎn)檔案實(shí)施信息化管理、提高房產(chǎn)檔案利用服務(wù)水平的強(qiáng)大外部推動(dòng)力。房產(chǎn)檔案管理信息化正是在這一大的背景下提出來(lái)的。

(四)房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)房地產(chǎn)檔案之所以實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。其優(yōu)點(diǎn)在于:獲取信息快，而且途徑多樣化;實(shí)現(xiàn)了圖文的有機(jī)結(jié)合;查找方便，查詢檢索、修改、復(fù)查的速度是過(guò)去的傳統(tǒng)操作所無(wú)法比擬的;儲(chǔ)存量大、信息儲(chǔ)存能力強(qiáng);可靠性高、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房地產(chǎn)檔案管理的效率，也是房地產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個(gè)重要條件。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理建設(shè)的原則

(一)便捷性。隨著城市房地產(chǎn)交易的日趨火爆，對(duì)房地產(chǎn)檔案的查閱要求也日益增多，因此，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)首先應(yīng)該做到滿足日益查閱的各項(xiàng)要求，遵循快捷、準(zhǔn)確、方便、易操作的原則，以方便廣大用戶。

(二)安全性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理帶來(lái)工作效率的提高，同時(shí)也對(duì)其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服務(wù)器機(jī)房的配置，防火、防雷措施到位;訂立詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度和完善權(quán)限分級(jí)體系，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)信息損失;做好防病毒工作等。只有保證系統(tǒng)的安全順利進(jìn)行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)。

(三)規(guī)范性。要訂立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)貫徹始終，以指導(dǎo)具體工作的實(shí)施。諸如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內(nèi)容、掃描好在電腦中的保存格式等等，這對(duì)以后提供利用的效率和準(zhǔn)確度起著決定性的作用。

(四)系統(tǒng)性。房地產(chǎn)檔案管理與房產(chǎn)權(quán)屬登記管理同屬房地產(chǎn)管理部門的兩個(gè)職能，如何將這兩部分更好地結(jié)合起來(lái)，提高效率，是房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。房產(chǎn)權(quán)屬登記的現(xiàn)代化是房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易的管理中要充分利用計(jì)算機(jī)，對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記的收件、初審、復(fù)審、審批、發(fā)證和財(cái)務(wù)結(jié)算實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，使產(chǎn)權(quán)登記過(guò)程中收集產(chǎn)生的各種證明直接登記進(jìn)錄入計(jì)算機(jī)，再利用其強(qiáng)大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)查功能來(lái)建立完善的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。

三、完善檔案信息化管理的對(duì)策

(一)建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。房地產(chǎn)檔案管理主要包括兩個(gè)方面，:檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件作為房地產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源。房地產(chǎn)檔案管理要實(shí)行全方位、多元化的服務(wù)模式，房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁，是實(shí)現(xiàn)這一多元化服務(wù)的有效手段。我們應(yīng)充分利用這一點(diǎn)，為利用者提供一個(gè)交流平臺(tái)。一方面我們可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無(wú)條件公布在網(wǎng)上，對(duì)于有條件利用資料的各級(jí)用戶可根據(jù)自身的用戶級(jí)別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案。另一方面，利用者可將自身的相關(guān)問(wèn)題留在網(wǎng)頁(yè)上，房地產(chǎn)檔案管理人員可以及時(shí)了解適用者的需求，解答問(wèn)題，搞好服務(wù)，方便群眾。

(二)加大投入建立信息化管理的支撐體系。要保證房產(chǎn)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，政府應(yīng)有計(jì)劃、有步驟地投入，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟、硬件環(huán)境，增加庫(kù)房面積，購(gòu)置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。

(三)建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是房產(chǎn)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明、層層把關(guān)。都能保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

(四)重視人才培養(yǎng)，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在社會(huì)公眾心目中的形象。建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作需要大量“?！迸c“博”相結(jié)合的“通才”。這樣的人才有著很強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作內(nèi)涵的需要，因此，必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。