檔案管理模式改革研究

梁明越

(齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)榆樹(shù)屯鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000 )

引言

檔案管理模式改革實(shí)施方案中提出建立歸屬明晰、運(yùn)行協(xié)調(diào)、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效的檔案信息資源管理和利用新模式。檔案是單位管理的重要組成部分，它真實(shí)地記錄了相關(guān)活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，客觀地反映了改革和管理研究的成果。檔案管理模式改革是一個(gè)檔案部門的新任務(wù)新時(shí)代的需求。文件的收集、識(shí)別、存儲(chǔ)、檢索、數(shù)字整理和發(fā)揮檔案管理的全過(guò)程的集約化、現(xiàn)代化水平，大大提高社會(huì)服務(wù)功能，越來(lái)越多樣化，使檔案煥發(fā)出生機(jī)和活力。

一、檔案管理模式改革需明確改革的目標(biāo)

目前的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上社會(huì)發(fā)展的需求，缺陷越來(lái)越突出，已成為檔案工作發(fā)展的障礙。主要在以下幾個(gè)方面:

(一)單位規(guī)模比較小文件檔案的形成量少，造成設(shè)備、人員的浪費(fèi)。

(二)檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)是兼職的檔案管理人員，在做檔案專業(yè)知識(shí)方面缺乏工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，這些因素導(dǎo)致檔案工作水平低。

(三)現(xiàn)代化管理進(jìn)程緩慢。檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的“身份”和“互換性”只有水平的基本統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)資源共享。

(四)群眾日益增長(zhǎng)的檔案意識(shí)，自我保護(hù)意識(shí)不斷加強(qiáng)，這將促進(jìn)檔案的利用率不斷增加的需求。檔案管理難以達(dá)到科學(xué)管理的要求。

目標(biāo):要以加快檔案信息化建設(shè)為發(fā)展方向，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、查閱可視化，使檔案在為管理服務(wù)，發(fā)揮檔案專業(yè)信息資源特有的作用。

二、檔案管理模式改革的方法

(一)積極完善檔案管理模式改革的基本理念

信息化的管理模式正日漸成為檔案管理今后的發(fā)展趨勢(shì)。積極引導(dǎo)這一工作朝著更為綜合性和全面性的方向邁進(jìn)，應(yīng)當(dāng)將檔案管理與知識(shí)庫(kù)管理有機(jī)結(jié)合制定完善的服務(wù)體系，推動(dòng)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

(二)促進(jìn)檔案管理體制建設(shè)的不斷完善

檔案工作的管理應(yīng)是自覺(jué)形成的，在特定的社會(huì)環(huán)境下加以轉(zhuǎn)化和完善，進(jìn)而促進(jìn)信息資源的有效管理，值得注意的是，必要的法律手段也應(yīng)當(dāng)在檔案管理的實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮必要的保障作用。

(三)加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度

重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，積極組織相關(guān)人員的培訓(xùn)，形成系統(tǒng)化的檔案管理實(shí)施方案，讓執(zhí)業(yè)人員從思想觀念上認(rèn)識(shí)到自身崗位職責(zé)的重要意義。

管理依據(jù)。一是知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)生是由于知識(shí)和經(jīng)濟(jì)這兩者之間不斷的融合與發(fā)展形成的一種具有獨(dú)特性、個(gè)異性、共識(shí)性、創(chuàng)新性、繼承性、可塑性、穩(wěn)定性特征的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，這種經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的誕生相對(duì)改進(jìn)了我國(guó)的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)。在這種知識(shí)管理中，基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式是最為基礎(chǔ)也是最為重要?；谥R(shí)服務(wù)的檔案管理模式孕育而生，這種理論知識(shí)的出現(xiàn)也取得了較好的發(fā)展。

二是基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的基本內(nèi)涵。檔案管理模式的基本內(nèi)涵:就是指運(yùn)用相關(guān)方面的知識(shí)來(lái)編碼，緊接著對(duì)相關(guān)方面的檔案進(jìn)行整理歸類建立起正式的管理方法與制度，最后還要根據(jù)用戶與顧客的實(shí)際需求建立用戶需求信息來(lái)進(jìn)行管理。

三是基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)?；谥R(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)主要包括知識(shí)編碼和提供人性化的服務(wù)。只有將知識(shí)編碼與人性化服務(wù)有效的整合在一起，那么基于服務(wù)的檔案管理模式才是有效、科學(xué)合理的。

三、檔案管理模式改革的創(chuàng)新及所有權(quán)及權(quán)利保障問(wèn)題

(一)改革的創(chuàng)新

(1)思維創(chuàng)新

檔案工作轉(zhuǎn)型，首先需要檔案工作者觀念轉(zhuǎn)型、思維創(chuàng)新。檔案部門必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐對(duì)于檔案工作的需求，不斷深化對(duì)新時(shí)期檔案工作的認(rèn)識(shí)。檔案工作者只有主動(dòng)轉(zhuǎn)型，才能更好地服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的各項(xiàng)事業(yè)。變傳統(tǒng)管理為現(xiàn)代管理，啟動(dòng)電子文件中心建設(shè);變死檔案為活信息，讓檔案工作奮力崛起。

(2)理論創(chuàng)新

創(chuàng)新是對(duì)既有理論、實(shí)踐的突破，要?jiǎng)?chuàng)新就要有批判和發(fā)展，社會(huì)轉(zhuǎn)型期的檔案工作實(shí)踐正在發(fā)生巨大變化，檔案管理模式改革只是其中一部分，這些新的實(shí)踐需要新的理論來(lái)總結(jié)，以便引導(dǎo)檔案工作變革向縱深推進(jìn)。

(3)服務(wù)創(chuàng)新

創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容是檔案服務(wù)創(chuàng)新的核心，服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)模式、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)環(huán)境、服務(wù)時(shí)間都需要隨著時(shí)間的推移而持續(xù)創(chuàng)新。檔案工作要順應(yīng)時(shí)代和改革的現(xiàn)實(shí)需求，為不同領(lǐng)域、不同層次的用戶提供檔案信息服務(wù)。檔案開(kāi)放利用不僅是十分迫切的社會(huì)需求，也逐漸成為檔案學(xué)者們的共識(shí)。

(4)檔案工作創(chuàng)新的思考

檔案界的創(chuàng)新人才培養(yǎng)狀況不容樂(lè)觀，一方面還沒(méi)有形成培養(yǎng)檔案創(chuàng)新人才的規(guī)模，另一方面為數(shù)不多的檔案創(chuàng)新人才正在不斷流失。基于政府信息公開(kāi)的檔案開(kāi)放利用創(chuàng)新，是當(dāng)前和今后檔案管理模式改革的創(chuàng)新內(nèi)容，其預(yù)期成果價(jià)值重大。

(二)所有權(quán)及權(quán)利保障

(1)我國(guó)檔案的所有權(quán)形式主要有3 種，即國(guó)家所有、集體(單位)所有和個(gè)人所有。人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映人員社會(huì)經(jīng)歷及其德才能績(jī)等方面數(shù)據(jù)和信息的，以個(gè)人為單位集中起來(lái)的，具有一定保存價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系的原始?xì)v史記錄。

(2)變革傳統(tǒng)的人事檔案控制理念，給人事檔案的相對(duì)人以必要的知情權(quán)，就成為人事檔案管理制度變革的一項(xiàng)十分必要的舉措。，提高人事檔案管理的透明度，讓我國(guó)公民的信息知情權(quán)在人事檔案管理制度中得到應(yīng)有的體現(xiàn)。允許相對(duì)人對(duì)人事檔案的有關(guān)內(nèi)容提出有證據(jù)支持的合理修改申請(qǐng)要求。

四、總結(jié)

開(kāi)展檔案管理模式改革，整合檔案信息資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，加快檔案信息化進(jìn)程的內(nèi)在要求。在科學(xué)、有序、標(biāo)準(zhǔn)、智能的前提下開(kāi)展檔案管理工作，不僅是對(duì)于檔案管理模式的有效改革，更是促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。檔案管理模式改革的創(chuàng)新意義是寬泛的，內(nèi)涵是豐富的，其中最值得深度挖掘與弘揚(yáng)發(fā)展的就是探索進(jìn)取精神。

［1］孟曉華．檔案管理體制研究田．檔案學(xué)通訊，2003(0l)．

［2］張淑英．基層檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)之我見(jiàn)田．北京檔案，2010(11)

［3］王淑珍，周正德．城建檔案概論［M］．北京:中國(guó)建筑工業(yè)出版社，1993．

［4］張劍．城建檔案的動(dòng)態(tài)管理［J］．城建檔案，2004，(2):26－27．