淺談醫(yī)院檔案管理工作

張海濤

(寧安市中醫(yī)院 黑龍江 寧安 157400)

醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過(guò)程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書文件、人事、科研等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見(jiàn)證，也是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組織部分。面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要真正提高素質(zhì)，關(guān)鍵在于檔案工作者本身，也就是說(shuō)檔案工作者自己要深刻認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性。首先要從思想上重視檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作與我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的密切關(guān)系，切實(shí)增強(qiáng)做好新時(shí)期檔案工作的光榮感、緊迫感和使命感。其次，要擺正自己的位置，找到差距，調(diào)整心態(tài)，面對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，要樹(shù)立信心，不畏困難，更新觀念，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專人才。檔案管理人員的選擇上，要注意選任思想素質(zhì)好、社會(huì)關(guān)系較簡(jiǎn)單、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。要加大對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)，講授檔案專業(yè)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息知識(shí)，使檔案管理人員具有扎實(shí)的檔案知識(shí)。其次，要提高檔案工作者的思想素質(zhì)，讓檔案工作者牢固樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，讓個(gè)人價(jià)值在檔案工作提升中得到充分的體現(xiàn)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

1．加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，確保檔案收集齊全、完整。醫(yī)院的檔案資源來(lái)源廣泛，信息內(nèi)容豐富、載體形態(tài)多樣，加上醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)建設(shè)和文檔一體化管理的推進(jìn)，給檔案收集工作帶來(lái)了一些新的問(wèn)題。針對(duì)收集工作的新特點(diǎn)，醫(yī)院檔案部門應(yīng)進(jìn)一步提高對(duì)檔案資源建設(shè)建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，加大工作力度，關(guān)口前移，提前介入，并根據(jù)當(dāng)前工作需要和行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)真分析研究、科學(xué)確定歸檔范圍，不斷調(diào)整和擴(kuò)展本單位檔案資料的接收和收集范圍，把具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全，尤其是注意收集對(duì)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展具有潛在價(jià)值的文件資料。

2．搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是做好檔案工作、提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根基和前提。要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以?shī)^發(fā)有為的精神狀態(tài)和與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，全面推進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。

3．安全保管好檔案是檔案部門的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料安全是檔案部門的重要職責(zé)。醫(yī)院檔案管理部門要切實(shí)做好檔案的安全保管工作，不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞。在保障檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺(jué)做好檔案安全保密工作。

4．建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。

三、加快計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理工作中的有利條件

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，實(shí)行文檔一體化管理。所謂的文檔一體化管理，就是將文件從形成之時(shí)起，到文件辦結(jié)歸檔以至檔案管理形成一條流水線的操作過(guò)程。通過(guò)文檔一體化管理，可達(dá)到一次輸入，反復(fù)利用的目的，提高了文件立卷的效率和檔案的質(zhì)量。同時(shí)，為方便傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)檔案檔案換為電子文件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。沒(méi)有良好的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，就不能很好地為醫(yī)院管理及各項(xiàng)工作服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，醫(yī)院各方面管理對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，迫切要求快速、及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供翔實(shí)、豐富的檔案信息，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機(jī)遇?？偠灾?，加大宣傳，增強(qiáng)全院檔案意識(shí)。做好檔案宣傳工作，主動(dòng)樹(shù)立良好形象，充分利用室藏檔案和資料積極在醫(yī)院院報(bào)、墻報(bào)、櫥窗、網(wǎng)站上介紹宣傳檔案工作，健全制度，規(guī)范管理。只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。健全醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規(guī)定和辦法。加強(qiáng)檔案和利用與開(kāi)發(fā)，發(fā)揮最佳效益。醫(yī)院檔案作為歷史的真實(shí)記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮作用。