談對(duì)歸檔文件裝盒的一些看法

李 茉

(雞東縣社區(qū)管理委員會(huì) 黑龍江 雞西 158200)

一、裝盒要求

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，以保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸檔時(shí)、同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中。否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類(lèi)方法的不同，將不同類(lèi)別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。這—方面是因?yàn)槲募檎視r(shí)是由歸檔文件目錄條目對(duì)應(yīng)到檔案盒盒脊項(xiàng)目，再由盒脊項(xiàng)目對(duì)應(yīng)到盒內(nèi)文件歸檔項(xiàng)目，因此盒脊項(xiàng)目的設(shè)置必須由盒內(nèi)文件歸檔章的項(xiàng)目對(duì)應(yīng)，反映出歸檔文件的存址。如果不同類(lèi)別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會(huì)造成盒脊項(xiàng)目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫(xiě)時(shí)內(nèi)容也會(huì)雜亂不堪;另一方面，檔案館接收檔案進(jìn)館時(shí)，按照進(jìn)館計(jì)劃和接收范圍的不同，對(duì)移交檔案的年度和保管期限都有針對(duì)性要求。如果同一盒不同年度和保管期限的檔案混放，移交時(shí)就必須按照檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再加工，更編目錄、重新裝盒，帶來(lái)大量重復(fù)勞動(dòng)。

(一)裝盒的具體要求包括:

1．不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，形成年度的判定，因此分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度寫(xiě)成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)一起放入歸檔的年度中。

2．分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某些機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的文件數(shù)量少，裝不滿(mǎn)一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應(yīng)通過(guò)使用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。

(二)裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:

1．應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，直立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。有時(shí)某個(gè)類(lèi)目的最后幾件文件不夠裝滿(mǎn)一個(gè)檔案盒，應(yīng)選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒。

2．檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿(mǎn)后，順次裝入下一盒即可。

二、檔案盒格式

檔案盒既是歸擋文件的裝具，也是反映盒內(nèi)歸檔文件存址的載體:制作良好、封面和盒脊項(xiàng)目編制規(guī)范的檔案盒，不但能很好地起到保護(hù)盒內(nèi)文件的作用，也為檢索、利用的順利進(jìn)行提供了保證。

(一)檔案盒的規(guī)格

檔案盒外形尺寸為長(zhǎng)310mm、寬220mm 的長(zhǎng)方體，厚度一般為20mm、30mm、40mm，也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸的厚度。此規(guī)格是按照可放入紙張幅面為國(guó)際通用型(297mm x 210mm)的文件，并能夠較方便地取用盒內(nèi)文件而設(shè)計(jì)的。厚度允許不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。同一機(jī)關(guān)檔案部門(mén)使用的檔案盒厚度宜相對(duì)統(tǒng)一，以便于按照延長(zhǎng)米進(jìn)行檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種，設(shè)置盒脊項(xiàng)目的位置也相應(yīng)發(fā)生變化。之所以設(shè)計(jì)橫式檔案盒，是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時(shí)“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。現(xiàn)有的檔案柜(架)大都未給此種擺放方式留下足夠的空間，因此選用模式檔案盒時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮檔案柜(架)的狀況。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護(hù)。此外，同一機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，兩種格式的檔案盒只能選用一種，以保持檔案盒上架后整體的整齊美觀(guān)。

(二)檔案盒封面

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)(即立檔單位名稱(chēng))，下加雙橫線(xiàn)。一般卷宗名稱(chēng)在制作檔案盒時(shí)即可先行印制。

三、檔案盒盒脊的項(xiàng)目

檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括卷宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、起止件號(hào)和盒號(hào)等。

(一)全宗號(hào)

全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫(xiě)企事業(yè)單位，可以不印制全宗號(hào)一欄。

(二)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)

機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)欄填寫(xiě)分類(lèi)方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的類(lèi)目名，不按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)的單位，盒脊上可以不印制機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)項(xiàng)。

(三)起止件號(hào)

起止件號(hào)欄填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“一”號(hào)連接，如“18—36”。檢索時(shí)在歸檔其他項(xiàng)目的配合下，通過(guò)將件號(hào)與檔案盒脊上的起止件號(hào)相對(duì)應(yīng)，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。起止件號(hào)分為室編和館編兩欄，歸檔文件整理階段須填與的是起止件號(hào)中的室編欄，館編欄供進(jìn)館前再鑒定、整理后直接填寫(xiě)?zhàn)^編號(hào)，以避免再更換儲(chǔ)案盒。移交進(jìn)館時(shí)如經(jīng)同級(jí)檔案館審定對(duì)沿用室編起止件號(hào)，則可將館編起止件號(hào)欄字置。

(四)盒號(hào)

盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館的按進(jìn)館要求編制。盒號(hào)一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年—斷號(hào)，也可以4 位數(shù)為限按年一斷號(hào)。

檔案盒盒脊可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需要，與歸檔章項(xiàng)目相協(xié)調(diào)，編制其他項(xiàng)目。增減項(xiàng)目的工作應(yīng)在同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下進(jìn)行。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)可對(duì)欄目位置及尺寸進(jìn)行一定的調(diào)整，以規(guī)范、美觀(guān)為原則。

三、備考表

備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)黨內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。備考表是機(jī)關(guān)檔案部門(mén)對(duì)歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施。

備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。各項(xiàng)的填寫(xiě)要求如下:

1．盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等。整理工作完工后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，在備考表中加以說(shuō)明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時(shí)，如某份文件需說(shuō)明的內(nèi)容較復(fù)雜，目錄備注項(xiàng)中填寫(xiě)不下，也可在備考表中詳細(xì)說(shuō)明，并在目錄相關(guān)條目的備注中加“* ”號(hào)標(biāo)示。

2．檢查人:填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名;此項(xiàng)一般由機(jī)關(guān)檔案人員填寫(xiě)，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查;也可與機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)署，由其對(duì)文件材料歸檔的齊全完整情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

歸檔文件在齊機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保存階段內(nèi)如有變動(dòng)情況，檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)在備考表中注明，以使后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)行。

［1］王靜，王雪玲．［J］．檔案管理，2002(06)．

［2］劉芳．歸檔文件整理分類(lèi)方案的價(jià)值及編制［J］．四川檔案，2002(04)．