檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制

董麗彬

(沈陽理工大學(xué) 遼寧 沈陽 110159)

我國的檔案數(shù)字化主要是從上個世紀(jì)80年代開始，進(jìn)入新世紀(jì)之后逐漸進(jìn)入到一種發(fā)展迅猛的階段。對于文件的選擇和整理工作來說，主要是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為主要的支撐。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和智能化。檔案管理工作的最終目標(biāo)是進(jìn)行檔案資源的利用，做好信息資源的高度共享，不斷拓展服務(wù)功能，提升檔案利用的質(zhì)量，做到最大限度的節(jié)省資源和能源。檔案數(shù)字化的方式有多種，其中比較常見的就是紙質(zhì)檔案的掃描，數(shù)碼相接的拍攝，激光三維立體掃描以及音視頻的數(shù)字化采集等等。

一、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

所謂的質(zhì)量控制就是保證檔案信息收集和整理的全過程達(dá)到技術(shù)的要求，盡量消除質(zhì)量上的瑕疵，減少檔案數(shù)字化進(jìn)程中的不合格現(xiàn)象。提升檔案管理工作的質(zhì)量。具體來說主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)質(zhì)量控制的內(nèi)容

1．優(yōu)選數(shù)字化方案

在數(shù)字化管理進(jìn)行之前，需要根據(jù)數(shù)字化方案的具體內(nèi)容來進(jìn)行，方案制定的合理性與否會直接影響到檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的方案類型包括策略、原則、技術(shù)支持以及操作方法等等。

2．選擇數(shù)字化軟件

從總體上看，數(shù)字化的軟件類型比較繁雜，內(nèi)容比較豐富，所以在選擇的過程中需要根據(jù)具體的軟件特點(diǎn)和實(shí)際的需求來進(jìn)行選擇，根據(jù)數(shù)字化軟件功能和應(yīng)用效果來提升數(shù)字化軟件的功能和作用。

3．人員培訓(xùn)

在檔案數(shù)字化管理工作中，做好人員的培訓(xùn)工作比較重要。由于人是檔案管理工作的主體，只有提升工作人員的責(zé)任心，職業(yè)道德以及基本的業(yè)務(wù)水平才能夠提升數(shù)字化檔案管理的工作效率。

4．制定標(biāo)準(zhǔn)，確定參數(shù)

由于檔案數(shù)字化需要做好質(zhì)量控制工作，因此，具體的參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)需要得到明確。具體來說就是根據(jù)國家檔案管理部門的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，同時還需要符合檔案管理工作自身的特點(diǎn)。

(二)質(zhì)量控制的手段

1．分工和責(zé)任明確

在具體的檔案管理工作中，工作人員應(yīng)該根據(jù)自身的工作內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的管理。相關(guān)的管理人員要對工作任務(wù)進(jìn)行合理地分配。包括進(jìn)行檔案信息的整理，相關(guān)數(shù)據(jù)信息的輸入和傳輸以及安全管理和設(shè)備的維修等等?？梢?，職務(wù)明細(xì)是保證數(shù)字化檔案管理質(zhì)量控制的重要手段。

2．建立健全規(guī)章制度

檔案數(shù)字化管理工作需要以完善的規(guī)章制度為背景，因此，只有建立健全科學(xué)合理的制度和規(guī)定才能夠保證數(shù)字信息實(shí)現(xiàn)高度的共享。具體來說，需要根據(jù)相關(guān)部門的規(guī)定來做到有章可循。

3．逐漸完善獎懲制度

檔案數(shù)字化管理工作屬于基礎(chǔ)性工作的一種，其實(shí)踐性相對較強(qiáng)，需要在實(shí)際的工作中進(jìn)行不斷的探索和分析，檔案工作的數(shù)字化要以提升工作效率為基礎(chǔ)，因此，對獎懲制度進(jìn)行高效的完善是促進(jìn)檔案管理工作的重要方面。

4．進(jìn)行嚴(yán)格地檢查和驗(yàn)收

保證工作質(zhì)量的前提就是做好檢查和驗(yàn)收工作。這是對后續(xù)檔案工作進(jìn)行完善的基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅會影響到檔案管理工作的質(zhì)量，還可以促進(jìn)檔案管理工作高效的進(jìn)行。

二、檔案數(shù)字化的安全保密控制

(一)安全保密控制的內(nèi)容

安全保密控制是指對檔案數(shù)字化實(shí)施過程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保密控制主要包括:規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)安全方案的確立，場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)，檔案實(shí)體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、整理和數(shù)據(jù)備份。進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案中包含涉密程度較高的信息，要保證這項(xiàng)工作能安全高效地進(jìn)行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度。

(二)安全保密控制的手段

1．加強(qiáng)教育，提高人員思想素質(zhì)檔案數(shù)字化

過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點(diǎn)。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強(qiáng)教育來控制人的不理智行為。

2．強(qiáng)化人員管理

人是檔案數(shù)字化工作的主體，強(qiáng)化人員管理，能為安全保密工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為此，可從以下三個方面人手:第一，嚴(yán)把人員政審關(guān);第二，明確參與人員的崗位和職責(zé);第三，對工作人員的思想意識、工作質(zhì)量等情況進(jìn)行定期考核。此外，對于退出此項(xiàng)工作的人員，要及時收回其證件、門禁卡等，并在門禁系統(tǒng)中刪除他們的認(rèn)證權(quán)限。

3．落實(shí)制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)

安全保密制度在檔案數(shù)字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執(zhí)行過程中往往會大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯誤地認(rèn)為執(zhí)行安全保密制度會影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯誤認(rèn)識，對人為造成的泄密問題，要按照相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)肅處理，使安全保密工作受到應(yīng)有的重視。

三、總結(jié)

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，本文首先簡要介紹了我國檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，分別對檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制和安全保密控制的內(nèi)容和手段進(jìn)行重點(diǎn)闡述，以期為確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全保密性提供一定的參考。

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