淺談高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的管理

于 輝

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院帶嶺分院 黑龍江 伊春 153106)

我國經(jīng)濟水平的提高對我國高等學(xué)校的發(fā)展有著重要意義，經(jīng)濟資源的充裕使我國高校有了較好的發(fā)展勢頭，不僅在教學(xué)方法上吸取了許多國際先進的技術(shù)，還在學(xué)校的管理上有了顯著的提高。學(xué)校管理方面發(fā)展最快的就是學(xué)校財務(wù)電子檔案管理，應(yīng)用電子檔案管理使所要保留的信息大量快速錄入到電子設(shè)備中，這種新型的檔案管理技術(shù)不僅少了傳統(tǒng)管理方式對空間的要求，更能保證信息的完整性，最大程度的避免了重要信息的丟失。

一、我國高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的概況

1.我國高等學(xué)校財務(wù)檔案管理的背景

我國高等學(xué)校財務(wù)檔案的管理工作一直是高校較為重視的一項工作，學(xué)校的財務(wù)檔案管理對學(xué)校的正常運行有著十分重要的意義。一般來說，學(xué)校收入與支出財務(wù)的記錄較為復(fù)雜，學(xué)校師生數(shù)量較多會使學(xué)校的財務(wù)記錄數(shù)量增加，過于雜亂的財務(wù)記錄也會使學(xué)校的財務(wù)檔案工作不能快速有效的進行。傳統(tǒng)的高等學(xué)校財務(wù)檔案管理工作，就是將學(xué)校的所有財務(wù)收入記錄交由工作人員進行分類處理，按照時間的順序?qū)⑺械挠涗浻梦淖钟涗浵聛?，并以紙質(zhì)的文件檔案形式加以保留。這種傳統(tǒng)的高等學(xué)校財務(wù)檔案管理方式，不僅使管理人員的工作量一直處于很大的狀態(tài)下，也可能使財務(wù)信息在保存的過程中有所丟失。

2．我國高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的現(xiàn)狀

我國高等學(xué)校在近些年的發(fā)展十分迅速，學(xué)校的許多工作都引進了先進的技術(shù)手段。高等學(xué)校的財務(wù)檔案管理技術(shù)也由以往的人工記錄管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。電子管理技術(shù)就是利用電子設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)資源將大量的學(xué)校財務(wù)信息加以記錄與處理，能直觀有效的保存這些重要的財務(wù)信息。電子設(shè)備的優(yōu)點是可以減少信息記錄對存放空間的利用，它可以一次性的記錄大量的信息內(nèi)容，這些內(nèi)容在電子設(shè)備中還不易丟失，可以方便的將信息調(diào)出查找。網(wǎng)絡(luò)資源的利用使高校的財務(wù)信息內(nèi)容比以往更加公開化，學(xué)校的經(jīng)濟實力更能體現(xiàn)出教育技術(shù)的水平，利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的特點可以更好地對高校進行宣傳，吸引更多的學(xué)生前來接受教育。

3．發(fā)展我國高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的必要性

現(xiàn)階段，我們生活中使用了越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)，這些現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用使我們的日常生活變得更加舒適。高等學(xué)校日常工作也大量的應(yīng)用了新興的技術(shù)手段，學(xué)校財務(wù)電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用就是最有代表性的一項。學(xué)校將電子設(shè)備作為財務(wù)信息儲存設(shè)備，使財務(wù)信息更為方便有效的進行記錄，這使管理人員在很大程度上減少了工作量。電子檔案管理技術(shù)必將在所有的高校中普及，隨著經(jīng)濟的發(fā)展我國高校的生源數(shù)量逐年的增加，越來越多的學(xué)生可以到高校進行學(xué)業(yè)上的深造，這樣就會使學(xué)校的財務(wù)信息的數(shù)量有所增加，信息記錄的復(fù)雜程度也可想而知，所以高校必須要有一種快捷有效的財務(wù)檔案管理技術(shù)。電子檔案管理技術(shù)正好達到了準確快速錄入信息的要求，在日后所有高校的發(fā)展中，高等學(xué)校財務(wù)電子管理技術(shù)將被更好地完善。

二、加強高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的具體措施

1．增加對管理人員工作能力的培養(yǎng)

目前，我國高等學(xué)校財務(wù)管理人員對電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用還較為生疏，這種技術(shù)開始應(yīng)用的時間還比較短，所以管理人員對電子管理技術(shù)還要進行一定時間的學(xué)習以及練習。想要加強高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理工作，就要從提高管理人員工作的能力上入手，在日常的工作中要增加對管理人員的培訓(xùn)，耐心的教授管理人員使用電子設(shè)備進行信息記錄的方式，對常出現(xiàn)的一些問題要著重的強調(diào)，避免工作中將重要的財務(wù)信息丟失。管理人員工作能力的提高會使高等學(xué)校財務(wù)管理工作更加快速有效的進行，使高等學(xué)校更好地的發(fā)展。

2.建立完善的電子檔案管理制度

電子檔案管理技術(shù)雖然是一種新型的管理技術(shù)，但它的正常工作還需要一套完整制度。目前，有一些高校在利用電子管理技術(shù)作為財務(wù)信息管理的技術(shù)手段時，沒有合理的制定管理制度，使財務(wù)信息的管理處于錯誤混亂的狀態(tài)，使學(xué)校的財務(wù)狀況受到了相當嚴重的打擊。

3.注意網(wǎng)絡(luò)使用保證信息安全

高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)資源進行了一定程度的應(yīng)用，雖然網(wǎng)絡(luò)會使財務(wù)管理更為公開化，但學(xué)校的一些重要的財務(wù)信息不會在網(wǎng)絡(luò)上進行公開，但如果學(xué)校的財務(wù)系統(tǒng)遭到網(wǎng)絡(luò)上不法人員的惡意攻擊，學(xué)校的重要信息將會泄露到外界，這會使學(xué)校遭受到不必要的傷害。對網(wǎng)絡(luò)進行利用的同時，要嚴格對重要信息進行加密處理，這樣才能最大化的利用好網(wǎng)絡(luò)資源。

三、結(jié)語

我國高等學(xué)校財務(wù)電子檔案技術(shù)在近些年的發(fā)展十分迅速，它使財務(wù)信息更為快捷安全的進行記錄。這種技術(shù)雖然有很多優(yōu)點，但在發(fā)展的過程中難免會出現(xiàn)一些問題，所以，目前各高校的發(fā)展目標就是在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上，完善電子檔案管理技術(shù)，使這種技術(shù)能更為高效的服務(wù)高等學(xué)校的財務(wù)工作。

［1］于海防，姜灃格.數(shù)字證據(jù)的程序法定位——技術(shù)J 經(jīng)濟視角的法律分析［J］．法律科學(xué)(西北政法學(xué)院學(xué)報)，2011(5)．

［2］黃曉暉，周旭.高校檔案工作者思想政治素質(zhì)評價體系［J］．安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，10(1):84－87．