加強(qiáng)社保檔案管理的重要性

陳艷平

(哈爾濱市阿城區(qū)最低生活保障中心 黑龍江 哈爾濱 150000)

一、社保檔案的特點(diǎn)

(一)數(shù)量龐大

近年來，隨著國家對社保保障制度的重視，再加之社保改革的不斷深入，我國社保人口已開始向農(nóng)村延伸，開始向全民參保的方向發(fā)展，這就導(dǎo)致當(dāng)前我國社保人數(shù)不斷增加，隨之而來也使我國當(dāng)前社保檔案數(shù)量較為龐大，給管理工作帶來一定的難度。

(二)動(dòng)態(tài)變化

我國社保檔案處于動(dòng)態(tài)變化的狀態(tài)下，這是由于個(gè)人的社保檔案會(huì)隨著人個(gè)工作單位的變化而發(fā)生轉(zhuǎn)移，而且社保繳費(fèi)情況也是隨著個(gè)人工資的增減來進(jìn)行變化的，這就決定了我國社保檔案處于動(dòng)態(tài)變化的狀態(tài)。

(三)以人為本

社保檔案的形成是以個(gè)人為單位，個(gè)人在參保時(shí)都會(huì)形成的一系列的參保原始憑證，這即是社保檔案，所以社保檔案作為個(gè)人利益的重要憑證，需要在管理工作中以人為本，從而更好的維護(hù)好參保人的切身利益。

(四)規(guī)范性強(qiáng)

社保檔案不管是辦理活動(dòng)不是形成材料都具有較強(qiáng)的規(guī)范性。社會(huì)上的各類社會(huì)保險(xiǎn)不僅都具有統(tǒng)一的辦理程序，而且都有繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也具有統(tǒng)一性。在社保檔案形成過程中，其所使用的記當(dāng)卡、登記清冊及報(bào)表時(shí)都具有統(tǒng)一性和規(guī)范性，而且在社保檔案形成過程中，其與檔案相關(guān)的材料不管來自于哪個(gè)單位，都需要具有統(tǒng)一性和一致性。

二、加強(qiáng)社保檔案管理的重要意義

(一)有利于更好的推動(dòng)社保改革的深化

隨著社保改革的不斷深化，社保部門不僅需要做好社會(huì)保障工作，而且還對離退休人員的社會(huì)化服務(wù)和管理承擔(dān)起責(zé)任，這屬于一項(xiàng)龐大的工程，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，需要完整和準(zhǔn)確的個(gè)人資料支持，所以需要加強(qiáng)社保檔案的管理，確保對個(gè)人資料進(jìn)行詳細(xì)的記載，從而加快推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

(二)有利于實(shí)現(xiàn)對參保人切身利益的保護(hù)

在社保檔案管理工作中會(huì)涉及才到諸多的環(huán)節(jié)，而且每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到參保人的切身利益，所以需要對社保檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)。參保人在參保到離退體享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇需要經(jīng)歷較長的一個(gè)過程。從參保時(shí)填寫保險(xiǎn)卡和個(gè)人詳細(xì)情況表，然后進(jìn)行保費(fèi)的繳納，繳費(fèi)基次及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整，保險(xiǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些記載都是個(gè)人社保檔案的重要內(nèi)容，是享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，與參保人的切身利益息息相關(guān)，所以需要通過加強(qiáng)社保檔案的管理，從而更好的實(shí)現(xiàn)對參保人切身利益的維護(hù)。

(三)有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率

在社保檔案管理工作中，需要通過對檔案資料的收集、整理、歸檔和利用來為社保檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。在對社保檔案有序梳理和歸納過程中，可以對已在完成的業(yè)務(wù)進(jìn)一步進(jìn)行總結(jié)，并從中歸結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而為下一步工作的開展提供良好的借鑒作用，而且通過對社保檔案的收集和整理，將各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的歸納，從而可以為決策者提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，確保領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，這不僅有利于業(yè)務(wù)質(zhì)量提高，而且對于辦事效率的提升也具有極為重要的意義。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的設(shè)想

(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

(二)理順社保檔案工作管理機(jī)制

依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺(tái)賬、圖表、會(huì)計(jì)賬簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則。

(三)加快實(shí)現(xiàn)社保檔案的微機(jī)一體化管理

各級社會(huì)保險(xiǎn)部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備裝備檔案室。同時(shí)應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計(jì)?？梢赃M(jìn)行檔案借閱的自動(dòng)化管理，以便對借用者的情況、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等進(jìn)行全面掌握;并可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。

(四)提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，社保部門應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，開展經(jīng)驗(yàn)交流。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前新形勢下，社保檔案管理工作更應(yīng)為民更新觀念，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在工作中不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，從而更好的提高社保檔案管理的質(zhì)量和工作效率，努力探索出適合我國國情的社保檔案現(xiàn)代化管理新模式和新途徑，更好的推動(dòng)我國社保事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

［1］胡友鳳.關(guān)于社保檔案管理的思考與探索［J］．科技信息，2014－02－05．

［2］陳國棟.于莉.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用及展望［J］．山東人力資源和社會(huì)保障，2012－09－05．