檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問題及解決對(duì)策

鄭玉妍

(黑龍江省康復(fù)醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150070)

近些年來，我國加大了對(duì)檔案管理工作的重視力度，要求各級(jí)地方政府不斷完善本地區(qū)的檔案管理制度。對(duì)檔案進(jìn)行管理實(shí)際上就是把各種不同形式與種類的財(cái)務(wù)文件整理并保存。檔案管理可以加快我國檔案管理事業(yè)的進(jìn)步，同時(shí)還可以促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的大力發(fā)展，使得現(xiàn)代化早已成為了檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，但是要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化必須要做好多方面工作。在信息化的大時(shí)代背景下，信息化已經(jīng)漸漸地發(fā)展成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容的主導(dǎo)，以信息化的手段逐漸推動(dòng)現(xiàn)代化的進(jìn)程將是我國今后社會(huì)發(fā)展以及國民經(jīng)濟(jì)的主要趨勢(shì)和方向。

一、檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

(一)檔案管理觀念薄弱

檔案管理工作是對(duì)眾多資料的收集、整理和歸納，需要建設(shè)獨(dú)立的部門并且設(shè)置專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行管理。但是由于部分醫(yī)院中沒有認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理工作的重要性，所以沒有設(shè)置獨(dú)立的部門，很多都是和其他的科室并用，并且工作人員也存在兼職的現(xiàn)象。由此導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化管理工作的滯后性，無法為醫(yī)院的高效運(yùn)營提供有效的信息，沒有發(fā)揮出檔案工作的基本功能。

(二)工作方式落后

在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，很多先進(jìn)的技術(shù)手段已經(jīng)應(yīng)用于檔案管理工作中。但是仍有部分醫(yī)院的檔案管理工作還沿用傳統(tǒng)的管理方法，紙質(zhì)檔案的手工操作不僅效率低，并且勞動(dòng)量大，容易出錯(cuò)，無法提高檔案資源的有效利用，由此阻礙了檔案現(xiàn)代化管理工作的進(jìn)程。

(三)管理人員缺乏工作的積極性與主動(dòng)性

檔案管理是一項(xiàng)繁雜且工作量巨大的工作，在長(zhǎng)期單一的工作過程中，容易對(duì)工作人員造成一種倦怠感，由此缺乏了工作的積極性，工作熱情逐漸冷卻，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。加之醫(yī)院投入的資金少，重視程度低等原因，致使檔案管理工作效率降低，現(xiàn)代化進(jìn)程停滯不前。

二、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程的具體對(duì)策

(一)提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

檔案現(xiàn)代化管理工作是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，通過各項(xiàng)檔案資料的收集，可以為業(yè)務(wù)的開展提供具有建設(shè)性的意見，為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供有利的參考依據(jù)。通過對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，可以提高檔案信息利用的價(jià)值，在建設(shè)信息共享平臺(tái)后，能夠最大程度的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。所以應(yīng)該在醫(yī)院中廣泛的宣傳檔案現(xiàn)代化管理工作的重要性，讓每個(gè)工作人員都具有深刻的認(rèn)識(shí)，從而為檔案現(xiàn)代化管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(二)加快檔案信息化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須和自身的信息化建設(shè)保持同步，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。所以，我國各級(jí)部門把檔案的信息化管理歸入中心發(fā)展的規(guī)劃內(nèi)容中去是非常必要的。要想實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的快速發(fā)展，良好的工作條件配置如計(jì)算機(jī)以及閱檔環(huán)境等是必不可少的。計(jì)算機(jī)自身的儲(chǔ)存量是十分巨大的，并且其檢索系統(tǒng)可以為查閱工作帶來非常大的便利。只有擁有了良好的硬件設(shè)施，管理人員的管理工作才能得到規(guī)范。對(duì)此，衛(wèi)生行業(yè)更應(yīng)提高對(duì)檔案管理設(shè)施的重視，加大對(duì)其的投資力度，為我國現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(三)提高檔案管理人員的工作積極性

檔案管理工作不僅繁瑣，而且枯燥，所以需要檔案管理人員要樹立現(xiàn)代化的管理思想，使其認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理對(duì)提高檔案工作的重要性，這樣在檔案管理工作才能不斷的融入新的元素，加快檔案工作的創(chuàng)新，更好的對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，從而更好的推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的順利發(fā)展。

(四)加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程建設(shè)

加快檔案管理現(xiàn)代化實(shí)際上是指借助各種現(xiàn)代化技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，而這也是最終達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的重要前提條件。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)通常都擁有多種功能，例如查詢、統(tǒng)計(jì)以及診斷等功能，此外還有判斷與修改等功能。憑借著計(jì)算機(jī)本身的巨大優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理能夠有效減小檔案管理所使用的空間面積，同時(shí)還能大大擴(kuò)大其儲(chǔ)存資料的容量，并且實(shí)現(xiàn)快速的傳輸性能。由此看來，以計(jì)算機(jī)為重要載體的現(xiàn)代化檔案管理能夠在最短的時(shí)間內(nèi)為用戶提供所需信息，從而極大的提高工作效率，而這對(duì)于檔案管理的發(fā)展歷程來說是跨越性的進(jìn)步。除此之外，還要完善檔案保管安全體系，例如防火、防蟲以及防潮等方面做好預(yù)防措施，以此來達(dá)到我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。

另外，通過提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，還可以更好的推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。因?yàn)闄n案管理質(zhì)量提高，可以確保各項(xiàng)管理工作順利進(jìn)行，而且有效的提高決策的科學(xué)性和合理性。同時(shí)檔案現(xiàn)代化管理，可以更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)階段的檔案資源的保存，這樣就可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展各項(xiàng)工作提供真實(shí)、有效的信息作為依據(jù)。

三、結(jié)束語

檔案管理現(xiàn)代化不僅與檔案事業(yè)有著緊密的聯(lián)系，同時(shí)還與我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。盡管當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作取得了一定的成效，但是我們還應(yīng)看到在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作中還存在著一些不足之處，所以需要在實(shí)際工作中我們能夠更好的解決存在的問題，加快科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，從而更好的推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

［1］陳麗蓮.黃建峰.檔案管理的現(xiàn)代化［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012(09)．

［2］許崢.更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化［J］．華章，2013(06)．