醫(yī)院檔案管理工作的調(diào)查與思考

王傳寶

(大慶市人民醫(yī)院 黑龍江 大慶 163316)

一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。

(一)檔案管理制度不完善、事倍功半

通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。有需要時就得浪費很多的時間和人力去查找;更為可惜的是很多名老中醫(yī)的經(jīng)驗方劑和制劑方法都沒有保留下來。一家建院六十多年的醫(yī)院，沒有配備專業(yè)檔案人員。進口的大型醫(yī)療設(shè)備說明書和相關(guān)材料都沒有存檔，致使設(shè)備出現(xiàn)問題的時候束手無策。

(二)檔案意識不強，檔案利用率較低

大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠發(fā)展有利的檔案管理工作，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

(三)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時檔案管理人員進修學(xué)習(xí)的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

(四)檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

(五)檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

二、改進醫(yī)院檔案管理工作的思考

(一)加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案意識。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

(二)健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。

(三)加強檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。

提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，同時加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

(四)解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

(五)適當(dāng)投入，強化檔案室的硬件建設(shè)。

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

綜上所述，在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，面對新形勢與新情況，在醫(yī)院檔案管理工作中挑戰(zhàn)與機遇并存，做好醫(yī)院檔案管理工作有著其獨特而重要的現(xiàn)實意義。