電子檔案的著錄探究

陳 楊

(大慶市讓胡路區(qū)怡園社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163000)

一、概念

電子檔案管理系統(tǒng)中的信息記錄系統(tǒng)，是電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性的保障系統(tǒng)，也是便于日后電子檔案利用的切實(shí)保證。而該系統(tǒng)的建立是依靠電子檔案的著錄來(lái)完成的。同時(shí)，檔案檢索系統(tǒng)的建立也是通過對(duì)電子檔案的著錄來(lái)實(shí)現(xiàn)的。傳統(tǒng)上，人們一般認(rèn)為，著錄純粹是為建立檔案檢索系統(tǒng)服務(wù)的，對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄的工作則并不僅僅是為了建立檢索系統(tǒng)，這就是電子檔案著錄與傳統(tǒng)檔案著錄的有著差別的地方。如在傳統(tǒng)檔案著錄中對(duì)檔案著錄是這樣定義的:檔案著錄是在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄是獲取、核對(duì)、分析和組織信息的過程，該信息能用于識(shí)別檔案、管理檔案、確定檔案存址和說(shuō)明檔案，并能夠解釋檔案的背景環(huán)境以及產(chǎn)生檔案的文件系統(tǒng)。

二、電子檔案著錄的類型

電子檔案的著錄根據(jù)電子檔案產(chǎn)生的系統(tǒng)不同，分為前控著錄與后控著錄。所謂前控著錄與后控著錄，其主要的區(qū)別點(diǎn)是著錄的起始階段不同，前控著錄是起始于電子文件創(chuàng)建階段，而后控著錄則是起始于歸檔的電子文件經(jīng)整理之后的編目階段。電子檔案的著錄為什么會(huì)形成這兩種類型的著錄呢，這主要是與電子檔案所產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)不同有關(guān)。而電子文件是隨著計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展而發(fā)展。在經(jīng)歷了半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展歷程中，對(duì)大型機(jī)和PC 機(jī)中數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和文字處理系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子檔案的著錄早已存在，但是這種著錄都是在電子文件歸檔并經(jīng)整理之后進(jìn)行的，也就是說(shuō)是一種后控著錄。應(yīng)該說(shuō)，直到目前為止，電子檔案的著錄仍然是后控著錄占據(jù)著主導(dǎo)地位。

三、電子檔案著錄的規(guī)則

電子檔案著錄的規(guī)則，是電子檔案著錄中不可缺少的，其根本目的是規(guī)范電子檔案目錄信息的內(nèi)容、形式和結(jié)構(gòu)，從而使電子檔案的目錄數(shù)據(jù)能夠交換，電子檔案的信息資源能夠共享，并使電子檔案的目錄數(shù)據(jù)能獨(dú)立于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，從而建立起高質(zhì)量的、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的檢索系統(tǒng)。電子檔案的著錄規(guī)則從級(jí)別上可以劃分為三個(gè)層次:即電子檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)著錄規(guī)則、電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容著錄規(guī)則和電子檔案的數(shù)據(jù)值著錄規(guī)則。

(一)電子檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)則

所謂的電子檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)則，就是專門對(duì)電子檔案的著錄事項(xiàng)分成哪幾類作出規(guī)定，并確定每一類中要著錄哪些著錄事項(xiàng)。例如，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)則可以將文件責(zé)任者分為團(tuán)體責(zé)任者和個(gè)人責(zé)任者著錄項(xiàng)，可以規(guī)定文件的起訖日期著錄項(xiàng)及文件類型著錄等項(xiàng)。

(二)電子檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容規(guī)則

所謂的電子檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容規(guī)則，就是為在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)則中具體著錄某一著錄項(xiàng)的數(shù)據(jù)時(shí)提供著錄規(guī)則，如規(guī)定著錄順序、著錄方式和著錄的表達(dá)形式。

(三)電子檔案著錄的數(shù)據(jù)值規(guī)則

所謂的電子檔案著錄的數(shù)據(jù)值規(guī)則，就是對(duì)由數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)則規(guī)定的著錄項(xiàng)中所使用的術(shù)語(yǔ)詞匯進(jìn)行控制。在著錄中所使用的主題詞表、分類法和名稱規(guī)范文檔就是能使術(shù)語(yǔ)詞匯達(dá)到規(guī)范化，從而使電子檔案的著錄結(jié)果有助于檢索效率的提高的工具。在電子檔案中所使用的名稱規(guī)范文檔有助于使對(duì)同一個(gè)對(duì)象所使用的一系列的不同名稱中確定一個(gè)規(guī)范名稱，并以此規(guī)范名稱作為電子檔案檢索系統(tǒng)的檢索點(diǎn)，而其他未被選作規(guī)范名稱的詞，則通過參照參見至規(guī)范名稱。

四、電子檔案著錄的實(shí)施

電子檔案著錄的實(shí)施，就是具體地對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄。如上所述，由于電子檔案著錄規(guī)則有三個(gè)層次，所以在具體對(duì)電子檔案實(shí)施著錄時(shí)，也就有相應(yīng)的三個(gè)具體的方面。

(一)電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容著錄規(guī)則的實(shí)施

對(duì)電子檔案的完整的著錄有賴于電子檔案著錄規(guī)則的完善。但是，就目前而言，在我國(guó)電子檔案著錄規(guī)則尚未形成一個(gè)完整的體系。目前，我國(guó)著錄電子檔案所能依據(jù)的內(nèi)容著錄規(guī)則就是《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18－1999)。但是，我們知道，電子檔案的類別很多，從用途來(lái)看，有數(shù)據(jù)文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、機(jī)讀索引、字處理文件、電子表格、電子郵件和電子報(bào)文等;從記錄形式來(lái)看，有文本文件、圖象文件、圖形文件、影像文件、聲音文件和多媒體文件等。根據(jù)我國(guó)目前實(shí)施的《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18－1999)，對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄有很大的局限性，主要是不能完整地反映電子檔案的構(gòu)成特征。

如果電子檔案是存儲(chǔ)在磁帶上的電子文件，按目前這一著錄格式進(jìn)行著錄，那么對(duì)于磁帶盤的種類、磁帶道數(shù)、信頻帶密度、使用字符編碼、邏輯記錄長(zhǎng)度、物理與邏輯記錄長(zhǎng)磁制、生成文件的操作系統(tǒng)等特征信息也無(wú)法表達(dá)。

目前檔案著錄規(guī)則不適合于電子檔案著錄的根本原因，從著錄格式的著錄項(xiàng)目設(shè)置上看，首先，在表達(dá)電子檔案結(jié)構(gòu)上，著錄項(xiàng)太少，因?yàn)殡娮訖n案除了要著錄結(jié)構(gòu)的“載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格”這些特征信息外，還要著錄字符、字節(jié)、文本類型、文件的頁(yè)面格式、文件的邏輯格式”等，如果是程序文件檔案的話，還要著錄“版本、編程語(yǔ)言”等;其次，這一著錄規(guī)則缺少對(duì)產(chǎn)生電子檔案信息系統(tǒng)的著錄要求，以至于產(chǎn)生電子檔案的“應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)、文件名(亦數(shù)據(jù)集名)及硬件環(huán)境”等方面的系統(tǒng)信息無(wú)法著錄，很顯然，目前這種著錄項(xiàng)目的設(shè)置，不利于電子檔案的著錄，因?yàn)椤半娮游募沁m合于數(shù)字電子計(jì)算機(jī)操作、傳遞和處理的文件”，不著錄系統(tǒng)信息，電子檔案又怎能適合電子計(jì)算機(jī)操作、傳遞和處理呢。

(二)電子檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)著錄規(guī)則的實(shí)施

電子檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)著錄規(guī)則在宏觀層面上，即對(duì)構(gòu)成檔案著錄單位(在我國(guó)檔案著錄中通常也稱著錄對(duì)象，即被實(shí)際著錄的一份文件或一個(gè)案卷等)的目錄數(shù)據(jù)的總體組織與安排，這種組織與安排構(gòu)成一條電子檔案目錄記錄的總體框架，從而形成檔案目錄數(shù)據(jù)著錄的框架格式;在微觀層面上，即對(duì)構(gòu)成檔案著錄單位的目錄數(shù)據(jù)的具體編碼，這種具體編碼構(gòu)成一條目錄記錄的各數(shù)據(jù)項(xiàng)(或稱數(shù)據(jù)元)在邏輯上的有序排列，從而形成檔案目錄數(shù)據(jù)的可被具體顯示、操作、檢索的執(zhí)行格式。

［1］王萍，趙丹陽(yáng)，王志才．電子檔案著錄新理念［J］．檔案學(xué)研究，2008(06)．

［2］應(yīng)海燕，樂淑芳．《檔案著錄規(guī)則》適用性初探［J］．蘭臺(tái)世界，2006(170．