電子檔案有機(jī)整體與來源原則

候玉梅

(大慶市讓胡路區(qū)怡園社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163000)

一、組合成群體是檔案運(yùn)動(dòng)的重要特點(diǎn)

電子檔案與所有其它各種類型的文件一樣，是適應(yīng)交流、傳遞、處理、儲(chǔ)存、利用信息的需要，而在人類的社會(huì)活動(dòng)中自然產(chǎn)生的。任何一種人類社會(huì)活動(dòng)都離不開信息，稍具復(fù)雜性的社會(huì)活動(dòng)中更會(huì)形成各種類型的文件。故而檔案與形成它的人類社會(huì)活動(dòng)之間存在一種共生而又對應(yīng)的關(guān)系。檔案的這一特點(diǎn)決定了它既是連接、推進(jìn)這種活動(dòng)的紐帶和工具，又是這種活動(dòng)的真實(shí)記錄和見證。我們說，檔案之間的聯(lián)系可以有多種。它們有的來源相同，有的內(nèi)容所反映的問題同一或者性質(zhì)類似，有的時(shí)間一致或相近，有的作者同一，有的密級(jí)一樣，有的信息記錄方式或載體類型相同……。同一的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過程將這種文件緊緊地聯(lián)系在一起，使文件之間必然有著與這種形成、運(yùn)動(dòng)過程相一致的，“對它本身的意義不可或缺的結(jié)構(gòu)、關(guān)節(jié)和自然聯(lián)系。檔案的這種性質(zhì)可以稱為有機(jī)關(guān)聯(lián)性。它使檔案必然依據(jù)各自不同的形成過程構(gòu)成一個(gè)個(gè)有機(jī)的整體。檔案的這一基本特點(diǎn)，極大的增加了它對人類社會(huì)所具有的意義。

首先，組成有機(jī)整體的檔案，其價(jià)值遠(yuǎn)大于分散的文件。檔案中載運(yùn)的是記錄社會(huì)和自然界各種事物、過程、狀態(tài)及其發(fā)展變化的原生信息，是未經(jīng)過事后人為加工的真實(shí)原始記錄。從微觀來看，與自成系統(tǒng)的單本圖書不同，每一單體文件自身的系統(tǒng)性較差，“從一個(gè)檔案組合中抽出來的單獨(dú)的一份文件本身所能告訴我們的，并不會(huì)比脫離了某種已經(jīng)絕跡的不知名的古動(dòng)物整付骨骼的一塊骨頭所能告訴我們的更多一些?！比欢?，從宏觀來看，檔案的有機(jī)關(guān)聯(lián)性，又使得檔案有可能深刻地反映其整個(gè)形成過程。一般來說，人們之所以要保存、利用檔案，不但是要獲得每份單體檔案所能提供的信息，更重要的是要了解形成檔案的人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)自身的整體過程、狀況甚至其全貌。如果在檔案管理中，能注意保持檔案間自然形成的有機(jī)聯(lián)系，就可充分地發(fā)揮信息的綜合整體效應(yīng)，生動(dòng)地再現(xiàn)形成文件時(shí)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)場景，提供具有整體意義和憑證作用的情報(bào)。整體功能大于孤立部分之和，這樣檔案的價(jià)值或歷史價(jià)值都將更大。其實(shí)，以單體形式出現(xiàn)并且以服務(wù)于某一職能活動(dòng)或科學(xué)技術(shù)活動(dòng)為目的的檔案，也只有在反映該項(xiàng)活動(dòng)全貌的檔案整體中，其價(jià)值才能充分顯示出來，因?yàn)闄n案都是活動(dòng)的產(chǎn)物，它的意義在很大程度上要以它與活動(dòng)的關(guān)系而定。

其次，構(gòu)成有機(jī)整體的檔案，更便于人們的利用。尤其是貯存?zhèn)洳榈臋n案之所以會(huì)對各種類型的、有著不同需求的用戶有用，就是因?yàn)樗涗浟艘欢ǖ娜祟惿鐣?huì)活動(dòng)。這種活動(dòng)是與各種事物相聯(lián)系的，因此后來的利用者才會(huì)從這一活動(dòng)過程與自己查考的事物有關(guān)系這樣一種角度，需要利用這些文件。也就是說，從各種角度、方面對某一檔案的利用需求，實(shí)際上是檔案所反映的人類社會(huì)職能活動(dòng)或科學(xué)技術(shù)活動(dòng)本身將其吸引過來的，或是由這種活動(dòng)本身的存在而誘發(fā)出來的。因而，依據(jù)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系組成的有機(jī)整體，必然更便于用戶的利用。

總之，同一項(xiàng)人類社會(huì)活動(dòng)過程必然賦予在該過程中形成的檔案以最緊密的聯(lián)系，這種聯(lián)系是在該過程中自然萌發(fā)的、客觀的、反映事物本質(zhì)的有機(jī)聯(lián)系。而在同一項(xiàng)人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的檔案，即來源于這種過程的文件也就自然地構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體。這種有機(jī)整體當(dāng)然是檔案基本單位。

二、以來源原則為指導(dǎo)組織電子檔案信息

電子檔案問世以后，鑒于電子檔案不同于傳統(tǒng)載體檔案的特點(diǎn)，有人認(rèn)為來源原則對于電子檔案和檔案管理而言已經(jīng)過時(shí)了。他們的理由大致上可以概括如下:第一，在網(wǎng)絡(luò)條件下，“人們打破機(jī)關(guān)，地區(qū)界限共享電子數(shù)據(jù)和信息，許多機(jī)關(guān)、工作人員有可能一起參與形成同一批數(shù)據(jù)。”在這樣的環(huán)境中，“認(rèn)為有僅屬于一個(gè)單位、甚至某一系統(tǒng)的文件實(shí)體的觀念，已被打破，因?yàn)槲募男纬墒且粋€(gè)以多種方式處理多種來源信息的動(dòng)態(tài)過程，而不是靜態(tài)的、穩(wěn)定的物質(zhì)產(chǎn)品的生成。“許多信息系統(tǒng)跨越了組織機(jī)構(gòu)的界限”，于是“源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的。也就是說，不少電子檔案及其有機(jī)整體產(chǎn)生改變了單一(形成者)來源的概念”將再也沒有明確的、一一對應(yīng)的“形成者機(jī)構(gòu)來源”，也就沒有辦法再按來源組織電子文件和檔案了。第二，應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索，任何電子文件都能極其迅速而又便利地查尋出來，似乎也就再無必要按照來源原則或有機(jī)聯(lián)系的原則為電子檔案區(qū)分全宗和組織案卷了。

確實(shí)，電子檔案具有許多不同于傳統(tǒng)載體文件的特點(diǎn)。然而就其最本質(zhì)的特征而言，它們依然是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，依然是貨真價(jià)實(shí)的檔案;只不過運(yùn)行的平臺(tái)不同了，傳輸和檢索的速度大大加快了而已。因而，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系仍將是檔案與檔案管理的永恒主題。否則，檔案文件反映歷史真實(shí)的能力和憑證價(jià)值將大為削弱。既然如此，不應(yīng)該繼續(xù)在“來源”與“文件形成者”之間劃等號(hào)，而應(yīng)該使檔案的來源”廣義化、抽象化。因此，檔案人員的關(guān)注焦點(diǎn)應(yīng)該“從以等級(jí)結(jié)構(gòu)中原始文件產(chǎn)生部門為中心的實(shí)體來源轉(zhuǎn)變?yōu)樽儎?dòng)、臨時(shí)、甚至虛擬’的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為重點(diǎn)的概念來源”

我們認(rèn)為，按這種廣義的來源觀闡釋來源原則，正是更深刻地掌握了來源原則的精髓。也可以說，按廣義來源觀闡釋的來源原則才更深刻地反映了客觀真實(shí)和檔案規(guī)律。正因?yàn)槿绱?，來源原則仍然適用于對電子檔案和檔案的管理，因?yàn)闄n案的“主體形成者來源”雖然有可能變得不太容易確定了，但是檔案的形成過程，即形成文件的人類社會(huì)活動(dòng)過程總是存在的并且是可以在實(shí)際工作中確定的。故而，來源原則必將永葆其青春，即使在高科技時(shí)代也能大放異彩，是指導(dǎo)電子檔案和檔案管理的最基本原則。

以來源原則為指導(dǎo)，必須注意按檔案的形成過程組織電子檔案，保持文件來源于這種形成過程的有機(jī)聯(lián)系，用一定形式把這種有機(jī)聯(lián)系記錄下來，與檔案一起保存，以便于利用和證明檔案的原始性及憑證價(jià)值。這可以說，也是對檔案形成背景的一種記錄，是“現(xiàn)代著錄”的組成部分。

［1］麻新純．電子文件時(shí)代檔案來源原則的嬗變［J］．廣西民族大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2007(02)．

［2］傅榮校，周林女．電子文件管理中的熱點(diǎn)理論問題研究類舉［J］．上海檔案，2002(06)．