網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研問題綜述

王春芳

(五大連池市第一人民醫(yī)院 黑龍江 五大連池 164199)

在新時(shí)期面臨網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門必須與時(shí)俱進(jìn)，積極探索新路子、新方法，為領(lǐng)導(dǎo)決策、單位發(fā)展提供多層次全方位的檔案編研信息，使檔案工作者積極工作，檔案編研工作的含義與做好編研工作的前提，為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益作出新的貢獻(xiàn)。

一、檔案編研工作有兩個(gè)方面的含義:

(一)檔案編研工作有兩個(gè)方面的含義

一是“編”，即編纂;一是“研”，即研究。所謂編研工作，就是按照一定的題目，通過對(duì)大量檔案材料的研究，從中選出對(duì)國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)、歷史研究等各個(gè)方面具有一定價(jià)值的文件材料，進(jìn)行編纂加工，用各種形式把檔案編纂成書，提供給黨政領(lǐng)導(dǎo)和科研部門利用。

(二)提高檔案管理人員素質(zhì)是編研好檔案的前提

1．檔案管理人員的知識(shí)要求。

一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)精通“科技檔案管理學(xué)”、“檔案保護(hù)學(xué)”、“圖書情報(bào)學(xué)”“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”及“檔案文獻(xiàn)編撰學(xué)”、“檔案法”等檔案專業(yè)的知識(shí)，掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧。

隨著辦公自動(dòng)化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、著錄、保管、利用，都將由計(jì)算機(jī)輔助管理。因此，檔案管理員應(yīng)懂得現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)、熟練操作微機(jī)、靈活使用檔案管理軟件，能夠勝任本質(zhì)工作。檔案管理人員還應(yīng)有廣博的科學(xué)知識(shí)。

2．加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案工作業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。這就要求我們的檔案工作人員自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加檔案局定期舉辦的檔案學(xué)培訓(xùn)。要有目的地進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的自覺與研究，強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。加強(qiáng)技能培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)操作能力。

二、檔案編研工作的意義與作用

(一)檔案編研是有效開發(fā)利用檔案資源途徑和方法

檔案的提供利用，一般是采取利用者登門查閱的方式進(jìn)行的。這種傳統(tǒng)的提供利用方式，雖然利用者可以看到檔案文獻(xiàn)的原件，但由于受地點(diǎn)、時(shí)間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱不便，所以往往不能及時(shí)地利用，而且會(huì)使利用者飽受往返奔波之苦。檔案文獻(xiàn)編研工作則可以克服這種弊端的書面，較好地適應(yīng)利用者的要求。

(二)檔案編研為機(jī)關(guān)管理、科學(xué)發(fā)展提供最全信息

檔案部門主要通過對(duì)各類檔案進(jìn)行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準(zhǔn)確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門調(diào)閱使用。利用這些編研成果，調(diào)閱使用人員可少花時(shí)間、少費(fèi)精力，獲得自己所需要的全面完整和準(zhǔn)確可靠的資料。檔案部門通過編研工作，改變過去那種被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地為單位加強(qiáng)管理，科學(xué)發(fā)展提供準(zhǔn)確可靠的全面依據(jù)。

(三)檔案編研為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)服務(wù)提供最佳信息

檔案部門不能滿足編輯匯編、寫寫簡(jiǎn)介這種低層次的利用工作，而要充分利用檔案信息資源，進(jìn)行綜合分析，撰寫調(diào)研報(bào)告，提出改善管理的具體措施，發(fā)掘檔案資源的最佳信息，拿出高層次的有份量的編研成果，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和提高工作查考發(fā)揮參謀助手作用，為單位發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

(四)檔案編研工作是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件

科學(xué)研究必須在有各種材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，特別是系統(tǒng)、大規(guī)模的研究工作，更需要大量的資料。如果把這些檔案資料按一定專題整理編研，就會(huì)大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

(五)檔案文獻(xiàn)編研工作是保存，積累、傳播歷史典籍的重要舉措

檔案資料是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，是檔案部門的重要職責(zé)，通過檔案編研工作，可以使許多重要的檔案資料復(fù)制和流傳，可以使檔案文獻(xiàn)得到保存，也有效地積累和傳播了檔案歷史典籍。

(六)檔案編研及時(shí)為單位提高檔案管理水平的信息

通過編研工作，自我發(fā)現(xiàn)自我檢查自我改正，為加強(qiáng)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作，促進(jìn)單位檔案管理水平的提高提供最快信息。

三、檔案編研工作的特點(diǎn)

(一)工作的特點(diǎn)

1．應(yīng)把握主動(dòng)性。編研工作是一種利用工作，它不是根據(jù)讀者的具體需要直接查閱檔案，而是根據(jù)對(duì)利用動(dòng)向的了解，匯編檔案史料和編寫參考資料，以滿足社會(huì)利用的需要，它是一種帶有預(yù)測(cè)性的利用工作，其中包括檔案工作者的主動(dòng)因素，這種主動(dòng)性是由社會(huì)利用要求決定的。

2．應(yīng)把握科學(xué)性。編研工作不是按利用者的要求零散地提供一份或幾份檔案文件的借閱工作，它是按照一定的題目，經(jīng)過對(duì)大量材料的選擇，形成一個(gè)基本能夠反映專題的比較全面的整體。

3．作用廣泛性。編研的成果是以出版發(fā)行的方式提供利用，能夠適應(yīng)社會(huì)廣大讀者的利用要求，可以發(fā)生比較廣泛的社會(huì)影響。

(二)編研工作中應(yīng)遵循的原則與要求

1．選題要有超前意識(shí)。檔案編研要根據(jù)校的實(shí)際情況，從事物發(fā)展變化的動(dòng)態(tài)中分析預(yù)測(cè)高校的需要和社會(huì)的需要，主動(dòng)、及時(shí)收集相關(guān)的資料，迅速地拿出編研成果。有些檔案信息等入館后在考慮編輯整理，往往會(huì)影響編研成果的時(shí)效性。

2．選題要拓寬思路利用者對(duì)檔案編研的質(zhì)量要求越來越高，這就要求編研材料不僅要有豐富的內(nèi)容，而且還要有創(chuàng)新，選題范圍內(nèi)的信息內(nèi)容和體例形式上應(yīng)有創(chuàng)新和突破。

3．檔案材料的編纂加工。一方面是外形處理，如格式、標(biāo)記等，二是正文轉(zhuǎn)達(dá)，如開頭語、標(biāo)點(diǎn)等。要注意保持歷史原貌，不篡改文件內(nèi)容。成果不經(jīng)檔案館同意批準(zhǔn)，不能公布出版。

四、目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)檔案編研的現(xiàn)狀

網(wǎng)絡(luò)檔案編研存在的問題。首先，網(wǎng)絡(luò)檔案編研的數(shù)量還處于初步發(fā)展階段，暫時(shí)不能滿足利用者多角度，多層次利用需求，多數(shù)檔案編研僅有目錄和圖片，有些甚至沒有任何必要的文字說明，一些“檔案編研”欄目只是介紹傳統(tǒng)檔案編研成果，只有幾張圖片。

五、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下編研的對(duì)策

檔案編研工作是單位檔案部門的項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和知識(shí)性較強(qiáng)的工作。努力完成單位檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”是檔案編研部門必須認(rèn)真思考的問題。

(一)打破傳統(tǒng)封閉模式，走聯(lián)合編研道路

聯(lián)合編研、亦稱合作編研，是指以一具有代表性的部門為核心，以其他相關(guān)部門或機(jī)關(guān)，企事業(yè)檔案部門為依托，把各種編研組織起來，通過相應(yīng)途徑而展開的多角度，多層次，全方位的編研工作，是檔案信息開發(fā)的一種重要手段。

(二)建章立制，促進(jìn)保證檔案編研工作

按照黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，結(jié)合單位工作特點(diǎn)，建立健全單位檔案工作的各項(xiàng)制度，確保單位檔案管理工作有法可依、有章可循、有條不紊地進(jìn)行，逐步走上法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。對(duì)于單位檔案編研工作中作出成績(jī)的有關(guān)人員予以獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)在改善機(jī)關(guān)管理、提升效率、發(fā)揮重大效益的檔案編研成果，應(yīng)該列為參加單位科學(xué)成果的評(píng)獎(jiǎng)范圍。

(三)在資源共享的基礎(chǔ)上突出本館特色

當(dāng)前的編研策略應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，重點(diǎn)推行“館藏特色”，戰(zhàn)略突出對(duì)社會(huì)檔案信息總資源的貢獻(xiàn)和補(bǔ)充上，實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)資源的合理布局以服務(wù)于全社會(huì)。館藏特色是一個(gè)館明顯不同于其他館的標(biāo)志之一，對(duì)于反映老字號(hào)，體現(xiàn)出地方特色，為地方文化建設(shè)和地方歷史的研究提供參考。

(四)采用先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)編研工作

以電子技術(shù)和信息處理技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公技術(shù)，使人們的工作、生活方式發(fā)生重大變化。

(五)拓寬渠道，擴(kuò)大單位檔案編研素材的來源

要搞好編研，提高編研成果的質(zhì)量，特別是提高高層次檔案編研成果的質(zhì)量，不能局限于單位的檔案資源，還應(yīng)該拓寬渠道，擴(kuò)大編研工作基本素材的來源，廣泛收集國(guó)內(nèi)國(guó)外有關(guān)文獻(xiàn)檔案。從這些文獻(xiàn)資料中，了解和掌握國(guó)內(nèi)國(guó)外同行業(yè)的水平。通過綜合分析、研究對(duì)比、作出評(píng)價(jià)、編寫具有一定深度的編研成果。

(六)注重網(wǎng)絡(luò)編研人才的培養(yǎng)

網(wǎng)絡(luò)編研人才是指具有檔案和計(jì)算機(jī)兩方面的知識(shí)與技巧的編研工作人員。編研人員要不斷吸收和借鑒相關(guān)行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和方法，開拓編研工作的新思路，工作技能創(chuàng)新要求編研人員具備一定的知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備，在編研工作內(nèi)容，形式和方法上大力創(chuàng)新。

六、檔案編研的發(fā)展趨勢(shì)

網(wǎng)上建設(shè)檔案編研站，使檔案編研成果，成為社會(huì)共享的信息是檔案編研今后的發(fā)展趨勢(shì)。

結(jié)束語:

檔案的編研是檔案的深加工，它有助于提高檔案的利用率，更大地發(fā)揮了檔案的工作作用。只要正確把握高效有助于檔案的編研選題，從本校館藏的基本情況出發(fā)，圍繞中心，突出特點(diǎn)，就能有效把握檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)。進(jìn)一步開拓創(chuàng)新局面，努力開發(fā)更多適應(yīng)工作需要的檔案編研課題，讓檔案編研工作創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

［1］李獻(xiàn)文，檔案編研應(yīng)突出誰“精”“快”“用”，辦公室業(yè)務(wù)，2010年07 期．

［2］陳產(chǎn)產(chǎn)，檔案編研制度的嘗試與再思考，檔案學(xué)通訊，2010年第2 期．