文檔一體化管理流程控制的關(guān)鍵節(jié)點

劉洪星

(黑龍江省五九七農(nóng)場人力資源和社會保障科 黑龍江 寶清 155610)

80年代以來，以“六特征立卷法”為基礎(chǔ)，衍生出“一事一卷”、“四分四注意”、“三個為主”、“五個分開”、“三分兩同“等一些了立卷法;隨著計算機(jī)的普遍使用，人們開始探討計算機(jī)輔助立卷的方法;90年代末期，特別是電子文件的到來，更使得人們站在辦公自動化的新平臺上審視文件、檔案一體化流程中的歸檔問題。

歸檔向來被視為文件工作和檔案工作的“結(jié)合部”，電子文件的出現(xiàn)使得這種粘合劑作用愈益明顯。在文件工作和檔案工作實現(xiàn)管理一體化的過程中，歸檔工作不但發(fā)生了時空的“位移”與“擴(kuò)散”，而且在內(nèi)容上也發(fā)生了很大的變化。

傳統(tǒng)的立卷歸檔方法是把紙質(zhì)文件整理成案卷，移交給檔案部門。那么在文件、檔案一體化的流程中，完全可以憑借計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對歸檔工作加以改革。傳統(tǒng)的立卷方式以傳統(tǒng)手工環(huán)境中的紙質(zhì)文件為基點，稱作文書立檔;新型整理方式以O(shè)A 環(huán)境中的電子文件為基點，稱作歸檔文件整理。文件連續(xù)管理論將電子文件生命周期視為“往復(fù)運(yùn)動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程“，強(qiáng)調(diào)文件工作與檔案工作之間渾然天成的緊密聯(lián)系，要求文件人員在生成文件時便要考慮到其潛在的檔案價值從而悉心呵護(hù)，要求檔案人員提前介入到文件工作之中進(jìn)行前端控制以便有效保管未來的檔案。以文件連續(xù)體理論為指導(dǎo)，電子文件必須實現(xiàn)實時歸擋，使具有檔案價值的電子文件自生成、收到之際便納入檔案部門的掌控之中，并由此監(jiān)控其辦理過程，保證真實性與完整性，從而維護(hù)其憑證性和可利用性。

文件、檔案一體化管理要求將歸檔工作嵌入到程序設(shè)計當(dāng)中，并與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián)，歸檔環(huán)節(jié)的變化是文件、檔案一體化管理所提倡的前端控制原則的集中體現(xiàn)。

二、鑒定

文件、檔案一體化流程中的鑒定較傳統(tǒng)的鑒定要復(fù)雜一些，它需要在整個文件生命周期過程中反復(fù)進(jìn)行，但每次鑒定的內(nèi)容和目的均有差異。

初次鑒定。在文件、檔案一體化系統(tǒng)設(shè)計的時候進(jìn)行，也就是在編制計算機(jī)軟件的時候，就將有關(guān)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序編入軟件之中，由計算機(jī)自動進(jìn)行文件的初次鑒定工作，這樣可以最大限度地控制文件自動消失、或者由于種種誤操作或其他人為的、自然的原因而引起的錯毀文件現(xiàn)象的發(fā)生。這種提前進(jìn)行的鑒定，是在對機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)職能進(jìn)行詳細(xì)、全面分析的基礎(chǔ)上，采用“職能鑒定”的方法實現(xiàn)的;根據(jù)業(yè)務(wù)流程因中所展示的電子文件生成節(jié)點，明確電子文件的種類;結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價值的文件保存，其他文件酌惰考慮。將上述結(jié)果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，即按照規(guī)定的文件種類(名稱)、區(qū)分文件價值的依據(jù)和保管期限，開發(fā)自動鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統(tǒng)即將文件與保管期限表的條件對照判斷，然后文件才能進(jìn)入正常的處理流程。初次鑒定主要是內(nèi)容鑒定。

二次鑒定?？梢栽诩堎|(zhì)文件或電子文件的介質(zhì)實體歸檔時，也就是脫機(jī)保存時進(jìn)行。本次鑒定當(dāng)然主要應(yīng)由檔案人員(也可以會同有關(guān)部門人員一起)進(jìn)行。鑒定內(nèi)容則應(yīng)該既包括對內(nèi)容價值的鑒定，也包括對文件原始性、真實性和完整性，以及對技術(shù)狀況進(jìn)行的全面性鑒定。

對電于文件還要進(jìn)行第三次鑒定，可以由機(jī)構(gòu)(企業(yè))檔案室在電子文件保管期滿時進(jìn)行。然而，由于仍然保留數(shù)字化形式，儲存在光盤、磁帶中的電子文件不需要復(fù)制，以延長其壽命，故這種類型的簽定可以結(jié)合復(fù)制進(jìn)行，并且也應(yīng)該是一種全面性的鑒定。此外，也可以重新復(fù)制一次同時就鑒定一次。確實沒有繼續(xù)保存價值的電子文件，可以剿除銷毀。在電子文件向檔案館信息系統(tǒng)傳送的時候，應(yīng)該進(jìn)行第四次簽定，以確保進(jìn)館的都是具有永久保存價值的檔案。

應(yīng)該指出，今后鑒定在檔案工作中的地位將急速上升，終將成為檔案人員的主要職責(zé)。

三、著錄

文件的著錄，是指通過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述文件的過程及成果。電子文件的著錄，除了繼續(xù)承擔(dān)編制目錄，以備檢索的功能外，還具有保護(hù)電子文件真實性的作用，其原因在于著錄將電子文件形成之后歷經(jīng)的變化記錄了下來。電子文件著錄的對象包括文件三要素:內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景。在文件、檔案一體化管理的初始階段，人工著錄是文件著錄的主導(dǎo)方式;隨著自動化程度的加深，人工直接著錄的方式將漸漸演變?yōu)橄到y(tǒng)自動著錄和人工控制相結(jié)合，其中主要的自動化技術(shù)是元數(shù)據(jù)技術(shù)。在文件、檔案一體化管理比較完善的階段，所有的著錄項目將都被設(shè)計為無數(shù)據(jù)，著錄信息的獲取將由系統(tǒng)自動進(jìn)行。

與傳統(tǒng)的著錄不同，文件、檔案一體化中的著錄將貫穿于文件的整個生命周期，包括文件編制、登記、處理、歸檔、遷移、利用等全過程;而且著錄的內(nèi)容也發(fā)生很大的變化，不僅包括文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動。對于某一份文件而言，其完整的著錄信息包括三個部分:第一，存在于電子文件形成時所在系統(tǒng)中的關(guān)于文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文件系統(tǒng)及其相互關(guān)系的著錄信息;第二，存儲于檔案管理系統(tǒng)中關(guān)于案卷級以上的文件集合、系統(tǒng)、歸檔后管理活動及其相互關(guān)系的著錄信息;第三，以紙質(zhì)形式存在的著錄信息。

［1］周岳芬.文檔一體化管理探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012(03)．

［2］楊鳳玲.辦公現(xiàn)代化趨勢下的文檔一體管理芻議［J］．青海師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2010(01).

［3］張銜，，韓英.文檔一體化存在的主要問題及思考［J］．檔案天地，2005(05).