淺談桂林電大招生檔案的管理

劉華

【摘 要】招生檔案是招生工作的真實記錄，是錄取結(jié)果的重要依據(jù)，也是存檔憑據(jù)的有效證明。隨著電大招生改革的逐步深化以及互聯(lián)網(wǎng)應用的深入發(fā)展，廣播電視大學已經(jīng)建立了一個以數(shù)據(jù)庫服務器為核心，以現(xiàn)代網(wǎng)絡通信技術(shù)為依托，覆蓋全國電大系統(tǒng)的、科學可行的、方便靈活的、通過網(wǎng)絡操作的招生管理平臺。

【關鍵詞】桂林電大 招生檔案 管理 重要性 措施

招生檔案是招生工作的真實記錄，是錄取結(jié)果的重要依據(jù)，也是存檔憑據(jù)的有效證明。隨著電大招生改革的逐步深化以及互聯(lián)網(wǎng)應用的深人和發(fā)展，廣播電視大學已經(jīng)建立了一個以數(shù)據(jù)庫服務器為核心，以現(xiàn)代網(wǎng)絡通信技術(shù)為依托，覆蓋全國電大系統(tǒng)的、科學可行的、方便靈活的、通過網(wǎng)絡操作的招生管理平臺。

一、招生檔案的重要性

（一）為電大的科學管理提供決策依據(jù)

建好學生招生檔案，能為學校的科學管理提供依據(jù)，它可以及時準確地掌握和了解學校的招生規(guī)律、特點及發(fā)展趨勢。如可以從個體檔案中探尋出學校教育、管理的方法；可以為實現(xiàn)電大因材施教目標提供科學、全面的參考消息；還可以為豐富課外活動、滿足學生的個體需求提供決策依據(jù)；可以采取恰當?shù)姆椒ㄟM行教育與管理工作，有助于教師客觀地了解學生在道德認識和道德情感及行為上的發(fā)展水平；為社會上評價電大的教育水平提供科學的評估系統(tǒng)；可以幫助教師有效地了解學生在特定社會環(huán)境下的政治態(tài)度、思想問題和意見要求等。

（二）為教師的教學科研提供原始信息

教師要提高教育教學質(zhì)量，必須了解學生個體間的差異。招生檔案的建立有助于教師更好地貫徹因材施教的原則，能為教師提供學生的相關信息，可以使教師全面了解每個學生的能力差異、個性特點、學習欲望等，為教師科學地管理和教育學生提供直接的方法，從而使教師在教育工作中做到有的放矢，減少盲目性，提高針對性，進而提高教育教學質(zhì)量。

（三）為學生的健康成長提供監(jiān)測手段

學生可以通過檔案了解自己各個時期的發(fā)展狀況及整體成長軌跡，建立招生檔案為學生當前的健康發(fā)展乃至整個學習期間與將來的職業(yè)規(guī)劃提供十分重要的依據(jù)，有利于學生充分發(fā)揮自己的主觀能動性，同時協(xié)調(diào)自己的學習行為，以達到自我發(fā)展的目的，在這個過程中，可以及時發(fā)現(xiàn)和化解自己在發(fā)展過程中的障礙。

二、桂林電大招生檔案管理的措施

（一）完善招生檔案管理系統(tǒng)

學生檔案管理系統(tǒng)能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢，它的內(nèi)容對于學校的決策者和管理者都至關重要，它是一個教育單位不可缺少的管理部分。一是換檔提速，效果明顯。如能夠為將來學校評估、上網(wǎng)做好準備；可以迅速查到所需信息；只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力；存儲量大，可以存儲歷屆學生檔案，確保安全與高效。二是立足創(chuàng)新，開拓進取。要善于運用現(xiàn)代先進的技術(shù)與工具，彰顯手工管理無法比擬的優(yōu)點，使用計算機對學生檔案信息進行管理，能夠極大地提高學生檔案管理的效率，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。它是學校科學化、正規(guī)化管理和與國際接軌的重要條件。三是深刻剖析，揚長避短；知己知彼，百戰(zhàn)不殆。要充分剖析和查找過去使用傳統(tǒng)人工方式管理學生檔案中存在的缺點，它們給儲藏、查找、更新和維護都帶來了不少的困難。最常見的就是，時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)效率低、保密性差等問題。

（二）把握建檔信息的主要內(nèi)容

招生檔案包含學生狀況、特點等的材料。招生檔案內(nèi)容應盡可能全面反映學生的特點，從而為學校教育提供可靠準確的信息。學生招生檔案一般包括兩大方面：一是影響學生招生發(fā)展的基本資料，亦即學生基本情況，包括個人基本情況、家庭生活情況、學校學習生活情況及對個人生活有影響的重大社會生活事件等；二是反映學生狀況和特點的資料，包括智力水平、個性特征、健康狀況、學習情況、職業(yè)能力等。如能力狀況及其教育建議包括學生的智能水平、言語概括、言語推理、解決問題的能力、能力傾向鑒定及創(chuàng)造力測量等。

（三）依照招生平臺規(guī)范管理

一是試行報名一張紙。改變過去招生簡章、報名表、承諾書相對分立的做法，試行報名一張紙（即在一張A4紙的正面印制電大招生平臺錄入中必填的相關信息及承諾書，在反面印制我校的招生簡章。學員入學前在正面張貼1張照片的同時把相關信息一次性填好，反面直接粘貼身份證、畢業(yè)證、學歷認證報告等復印件，生源介紹人及我們招辦人員當場在核對無誤的情況下簽字把關）。這樣既節(jié)約紙張，避免散發(fā)和傳遞過程中的零亂和丟失，又節(jié)省過去要求學員交兩張照片的成本和整理過程中的忙中出錯機會，還可減少網(wǎng)上錄入時因過多無用信息干擾可能導致的失誤。二是認真填寫登記表。在收取核對無誤的一張紙后，招辦人員認真填寫招生登記表，并按照專本科分開的辦法將一張紙裝入相關的資料袋。尤其是在填寫招生登記表時寧慢勿亂，填后認真核對學員信息，確保準確無誤。三是做好網(wǎng)上錄入。網(wǎng)上錄入是注冊之前的最后一道工序，也是電大招生工作中最嚴謹、最細致、最準確的工作，它關系到上級電大的注冊、錄取與審核，更關系到后續(xù)教務系統(tǒng)和班主任管理工作。做到在錄入前認真核對學員報名一張表和招生登記表，環(huán)環(huán)相扣、萬無一失，必須以“零失誤、零差錯”的原則和服務宗旨確保網(wǎng)上錄入精準無誤。采取及時性錄入辦法，避免注冊前夕因事務過多造成的“忙亂慌”和“打爛仗”，到省電大注冊前將所有錄入后的網(wǎng)上信息打印后一一核對。