淺談農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范管理和開發(fā)利用

郭承尚 唐開蓉

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案不僅是歷史的真實紀(jì)錄，更是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技信息的承載體?？茖W(xué)規(guī)范的管理好農(nóng)業(yè)科技檔案，開發(fā)利用科技檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，是農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮經(jīng)濟(jì)和社會效益的重要途徑。該文分析了十堰市農(nóng)業(yè)科學(xué)院在農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范管理、開發(fā)利用中存在的一些問題，并提出相應(yīng)的對策建議。主要包括：科學(xué)規(guī)范管理檔案，加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用等。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用；十堰市農(nóng)科院

中圖分類號 G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1007-7731（2015）14-161-02

農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)業(yè)科研和推廣工作中形成的，具有保存、查考和利用價值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理，科學(xué)保管的農(nóng)業(yè)科技文件材料。它是農(nóng)業(yè)科研和推廣單位科學(xué)技術(shù)活動的真實紀(jì)錄，是農(nóng)業(yè)科技工作者勞動和智慧的結(jié)晶，是農(nóng)業(yè)科技信息的一種儲備形式。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案不僅是歷史的真實紀(jì)錄，更是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技信息的承載體?？茖W(xué)規(guī)范的管理好農(nóng)業(yè)科技檔案，開發(fā)利用科技檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，是農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮經(jīng)濟(jì)和社會效益的重要途徑，也是我們廣大農(nóng)業(yè)科技檔案工作者所應(yīng)追求的目標(biāo)。筆者作為1名基層農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員，現(xiàn)就所在十堰市農(nóng)科院農(nóng)業(yè)科技檔案的規(guī)范管理和開發(fā)利用淡一點(diǎn)粗淺的看法。

1 農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實問題

一是設(shè)施落后。從檔案保護(hù)角度看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，且各種介質(zhì)的檔案均存放在傳統(tǒng)的鐵皮柜中保管，缺乏必要的檔案保護(hù)設(shè)施，不利于長期保存，檔案現(xiàn)代化管理水平低。二是檔案數(shù)字化管理滯后。由于條件有限，檔案室只是簡單地把歸檔材料立卷歸檔，把檔案信息要素錄入計算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上方法原始，缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。三是科技人員歸檔意識淡薄。部分科技人員歸檔意識不強(qiáng)，存在著歸檔不及時或把檔案材料視為私有拒絕歸檔的現(xiàn)象，不能夠積極主動配合檔案管理工作，影響了檔案的齊全完整。四是檔案管理者專業(yè)技能不足?，F(xiàn)有檔案人員均是“半路出家”，由農(nóng)業(yè)技術(shù)崗位調(diào)整，經(jīng)簡單培訓(xùn)、自學(xué)上崗，缺乏專業(yè)技術(shù)知識，影響了農(nóng)業(yè)科技檔案的管理質(zhì)量。

2 強(qiáng)化我院農(nóng)業(yè)科技檔案管理的對策及思路

2.1 科學(xué)規(guī)范管理檔案 在農(nóng)業(yè)科技檔案的管理過程中要切實遵循國家農(nóng)業(yè)科技檔案管理基本技術(shù)規(guī)程，不能另搞一套，隨意任性。相對于文書檔案和其它專門檔案，農(nóng)業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，具體體現(xiàn)在4個方面。一是歸檔范圍廣，時限長。大體可分為科研準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報，推廣應(yīng)用等5個階段，結(jié)題歸檔。二是歸檔形式多樣化。農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字、圖表、聲像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、硬盤、光盤、成果審定證書、安全評價證書、獲獎證書、獎杯獎牌、專利證書、技術(shù)規(guī)程、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。三是分類方法是以專業(yè)、課題、時間、地域相結(jié)合，遵循方便查找、便于利用的原則。四是檔案載體材料存在著不規(guī)范性，農(nóng)業(yè)科研試驗材料大都形成于田間地頭，規(guī)格不一，污染嚴(yán)重。根據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案自身的特點(diǎn)和規(guī)律，強(qiáng)化管理要從以下幾點(diǎn)著手：一要強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科技檔案意識，這其中領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。作為農(nóng)業(yè)科研推廣部門要充分認(rèn)識到農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研和推廣工作的重要組成部分，與文書檔案和其它專門檔案具有同等地位和作用，是推動農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步的必要資源，要用制度和紀(jì)律來約束科研人員積極主動的配合搞好科研材料的歸檔工作。二要對歸檔時限和歸檔材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)硬性規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)，確保案卷質(zhì)量。三要建立健全農(nóng)業(yè)科技檔案各項管理制度，科學(xué)規(guī)范的管好用好檔案。四要更新添置必要的軟硬件設(shè)施，以適應(yīng)檔案管現(xiàn)代化要求。五要穩(wěn)定農(nóng)業(yè)科技檔案管理隊伍，定期對檔案人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)并盡可能的給他們提供考察學(xué)習(xí)的機(jī)會，提高他們的專業(yè)技能，從根本上提高農(nóng)業(yè)科技檔案正規(guī)化管理水平。

2.2 加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用 開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是檔案提供利用工作的拓展和深化，是針對社會有關(guān)方面的需要，通過各種方式對科技檔案中存儲的信息進(jìn)行挖掘和再加工，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力的重要工作，也是實現(xiàn)科技檔案最大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的有效途徑。目前，我院農(nóng)業(yè)科技檔案信息化開發(fā)利用管理還存在許多問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是科技信息管理觀念滯后。部分領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員對農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理存在偏見，一個科研項目結(jié)題后所有檔案材料歸檔保管就完事了，只要不損毀、不丟失就行了，任其“睡覺”，等“客”上門。對于如何更好的把檔案信息資源開發(fā)利用到農(nóng)業(yè)科研和生產(chǎn)實踐中想的很少，做的不夠，缺乏手段。這種現(xiàn)象已成為制約我院信息化管理進(jìn)程和推進(jìn)科研發(fā)展的瓶頸，與當(dāng)前形勢發(fā)展和農(nóng)業(yè)科研任務(wù)的需求不相適應(yīng)。二是科技信息管理職能弱化。由于對農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理認(rèn)識不夠，對如何開發(fā)利用檔案信息化資源研究的少，投入的少，軟硬件設(shè)施落后，管理人員素質(zhì)低，對入庫檔案只盡到1個倉庫保管員的職責(zé)，被動收集、被動保管、被動利用，不對檔案信息進(jìn)行篩選、編研、加工，造成我們的科技人員經(jīng)常處于“要找的信息找不到，不要的信息到處跳”的局面。三是科技信息獲取的渠道不暢。目前我院信息管理服務(wù)部門在信息收集上仍處于“自花授粉，等米下鍋”的落后模式，信息來源僅限于歸檔的現(xiàn)成檔案，對社會信息資源收集挖掘不夠，一方面是我們的軟硬件設(shè)施配套跟不上，缺乏技術(shù)手段，另一方面則是我們的管理人員工作積極性和主觀能動性不夠。四是科技信息缺乏時效性。我院雖建有自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容貧乏，更新周期長，沒有在兄弟科研單位之間建立科技信息內(nèi)部管理體系和傳輸體系，科技信息化管理水平低，科技信息和統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量的時效性低，一定程度上造成科研決策缺乏科學(xué)性、完整性、持續(xù)性，信息資源不能充分共享利用。當(dāng)前，我院既是丹江口庫區(qū)（十堰）生態(tài)農(nóng)業(yè)研究院籌建和長江經(jīng)濟(jì)帶開發(fā)的主要平臺，也是直接參與者和建設(shè)者，更是省農(nóng)科院和十堰市人民政府農(nóng)業(yè)科技專家大院的承擔(dān)者，歷史賦予我們在十堰大農(nóng)業(yè)發(fā)展中的艱巨任務(wù)和重要角色，我們有責(zé)任、有義務(wù)把這場重頭戲演好、演上位、演出彩。在今后我市農(nóng)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略實施過程中，農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新對農(nóng)業(yè)科技信息的需求會越來越突出，這為我們農(nóng)業(yè)科技檔案信息的開發(fā)利用提供了良好的契機(jī)和平臺，所以，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用是我們檔案管理工作的重中之重，也是我們農(nóng)業(yè)科研單位和農(nóng)業(yè)科技檔案工作者的職責(zé)所在。要多途徑多形式的收集、挖掘、整合、編研實用農(nóng)業(yè)科技信息，利用各種載體、各種形式加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)科技檔案信息的開發(fā)利用和社會化服務(wù)，變死檔案為活檔案，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將信息化與農(nóng)業(yè)科技有機(jī)的結(jié)合起來，為促進(jìn)十堰農(nóng)業(yè)科技結(jié)構(gòu)優(yōu)化、水平提高、協(xié)調(diào)和可持續(xù)性發(fā)展扮演好我們的角色。 （責(zé)編：徐煥斗）