電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)施基礎(chǔ)

王豐威

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，個(gè)人和組織所面臨的風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)開(kāi)始發(fā)生了巨大甚至是根本性的變化，并由此而帶來(lái)了對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理概念的全新詮釋和風(fēng)險(xiǎn)管理方法的推陳出新。1996 年，彼得·L·伯恩斯坦在《與天為敵：風(fēng)險(xiǎn)探索傳奇》一書(shū)中寫道：“所謂對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的掌握就是說(shuō)未來(lái)不再更多地依賴上帝的安排，人類在自然面前不再是被動(dòng)的。在人們發(fā)現(xiàn)跨越這個(gè)分水嶺的道路之前，未來(lái)只是過(guò)去的鏡子，或者是屬于那些壟斷了對(duì)未來(lái)事件進(jìn)行預(yù)測(cè)的圣賢和占卜者的黑暗領(lǐng)地。風(fēng)險(xiǎn)管理有助于我們?cè)诜浅V闊的領(lǐng)域里進(jìn)行決策，從分配財(cái)富到保護(hù)公共健康，從戰(zhàn)爭(zhēng)到家庭計(jì)劃安排，從支付保費(fèi)到系安全帶，從種植玉米到玉米片的市場(chǎng)營(yíng)銷。”近年來(lái)，隨著風(fēng)險(xiǎn)管理在理論和實(shí)踐上的日趨成熟，為其在電子檔案領(lǐng)域的應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

一、理論基礎(chǔ)：風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)理論

風(fēng)險(xiǎn)管理理論由于它的廣泛適用性，現(xiàn)已應(yīng)用于各國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、國(guó)家建設(shè)、國(guó)家安全、公共安全和信息安全諸多領(lǐng)域。近些年來(lái)，風(fēng)險(xiǎn)管理思想也已經(jīng)廣泛應(yīng)用于信息領(lǐng)域。例如，計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)管理、信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)管理等已經(jīng)被廣大的學(xué)者深入研究；國(guó)外許多企業(yè)已將信息風(fēng)險(xiǎn)或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)納入了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的范疇。在 2004 年中國(guó)計(jì)算機(jī)安全論壇及第 19 次中國(guó)計(jì)算機(jī)安全學(xué)術(shù)交流會(huì)上，計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)管理成為學(xué)者關(guān)注的首要焦點(diǎn)；大量的有關(guān)信息風(fēng)險(xiǎn)管理與控制之類的學(xué)術(shù)著作也大量涌現(xiàn)。風(fēng)險(xiǎn)管理思想開(kāi)始在整個(gè)信息領(lǐng)域成功應(yīng)用，成為保障信息安全的有力武器。盡管信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理并沒(méi)有將風(fēng)險(xiǎn)管理的焦點(diǎn)置于電子檔案之上，但電子檔案作為一種特殊的信息，信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理當(dāng)中的一些理論以及實(shí)踐當(dāng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，必能為我們進(jìn)行電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的研究和實(shí)踐提供直接的、有益的支持。

二、研究基礎(chǔ)：大量已有的電子檔案研究成果

雖然我國(guó)開(kāi)展電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的起步較晚，但隨著電子檔案的大量涌現(xiàn)，風(fēng)險(xiǎn)也逐漸在管理過(guò)程中出現(xiàn)，引起廣大檔案工作者的重視，而且隨著國(guó)際交流的逐步深入，國(guó)外的風(fēng)險(xiǎn)管理思想與技術(shù)也逐漸為國(guó)內(nèi)的檔案工作者所認(rèn)識(shí)和接受。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要綜合運(yùn)用技術(shù)、管理、法規(guī)等諸多領(lǐng)域的知識(shí)，而在技術(shù)方面，電子簽名技術(shù)、信息加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、元數(shù)據(jù)技術(shù)等已經(jīng)日趨成熟；在管理方面，我國(guó)電子文件管理專家、檔案學(xué)專家已經(jīng)提出了比較完善的電子檔案管理功能需求報(bào)告、業(yè)務(wù)流程重組方案；在法規(guī)方面，我國(guó)政府正在制定電子證據(jù)、電子文件和電子檔案管理等方面的法律制度。比如，《電子簽名法》已經(jīng)于 2005 年正式頒布實(shí)施。此外，國(guó)內(nèi)一些企業(yè)開(kāi)發(fā)出來(lái)的信息系統(tǒng)產(chǎn)品或信息系統(tǒng)整體解決方案中，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理也開(kāi)始得到相當(dāng)程度的關(guān)注和體現(xiàn)。所有這些都為我們進(jìn)行電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的研究和實(shí)踐提供了良好的基礎(chǔ)。

三、實(shí)踐基礎(chǔ)：風(fēng)險(xiǎn)管理在其他領(lǐng)域的成功應(yīng)用

風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自于未來(lái)的不確定性。人類認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)的歷史幾乎與人類的文明一樣久遠(yuǎn)。雖然人類真正提出“風(fēng)險(xiǎn)”并對(duì)之進(jìn)行研究不過(guò)始于 18 世紀(jì)，但是，當(dāng)人類的第一個(gè)成員思考明天的生存問(wèn)題的時(shí)候，人類對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)就已經(jīng)開(kāi)始了。而人類對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)同時(shí)也成就了人類文明的進(jìn)步。人們?cè)谝磺猩鐣?huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，面臨著種種風(fēng)險(xiǎn)。從總體上看，風(fēng)險(xiǎn)是一種客觀存在，是不可避免的，而且在一定的條件下還有某些規(guī)律性。因此，人們只能把風(fēng)險(xiǎn)縮減到最小的程度，而不可能將其完全消除。這就要求各部門、各行業(yè)主動(dòng)認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)，積極管理風(fēng)險(xiǎn)，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)減至最小的程度，以保證社會(huì)生產(chǎn)和人民生活的正常運(yùn)行。隨著生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，上世紀(jì) 30 年代產(chǎn)生了風(fēng)險(xiǎn)管理。所謂風(fēng)險(xiǎn)管理，是指經(jīng)濟(jì)單位對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、衡量、分析，并在此基礎(chǔ)上有效地處置風(fēng)險(xiǎn)，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大安全保障的科學(xué)管理方法。

然而，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的掌握是一個(gè)極其漫長(zhǎng)的過(guò)程。人類活動(dòng)的擴(kuò)展引起風(fēng)險(xiǎn)日趨復(fù)雜，其種類不斷增加，同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展刺激了風(fēng)險(xiǎn)管理的發(fā)展，而風(fēng)險(xiǎn)管理的發(fā)展又推動(dòng)人們向更高的目標(biāo)登攀。風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)隨著人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)的深入，得以不斷提升。風(fēng)險(xiǎn)數(shù)量及其復(fù)雜性的增加促進(jìn)了金融衍生品市場(chǎng)的增長(zhǎng)，期貨、期權(quán)、遠(yuǎn)期互換、資產(chǎn)證券化等金融衍生產(chǎn)品層出不窮。這些金融衍生品為企業(yè)提供了轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的工具，使得企業(yè)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的策略和手段日益豐富。同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展雖然提高了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生水平，但也使得對(duì)許多風(fēng)險(xiǎn)的有效監(jiān)控成為可能。一些更精確、更直觀、更容易操作的風(fēng)險(xiǎn)度量方法和風(fēng)險(xiǎn)管理工具不斷涌現(xiàn)，如 VAR、EVA 等。與 20 年前相比，風(fēng)險(xiǎn)管理的手段更趨多樣化、系統(tǒng)化，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略更趨復(fù)雜化、專業(yè)化。自上世紀(jì) 80 年代以來(lái)，美國(guó)、英國(guó)、法國(guó)、日本等國(guó)家先后建立起全國(guó)性和地區(qū)性的風(fēng)險(xiǎn)管理協(xié)會(huì)。這些組織積極推動(dòng)了各國(guó)的風(fēng)險(xiǎn)管理理論研究和實(shí)踐，先后出臺(tái)了各國(guó)的風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)，在1995 年，由澳大利亞和新西蘭聯(lián)合制訂了世界上第一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)（AS/NZS4360）；2003 年英國(guó)制訂了 AIRMIC/ALARM/IRM 標(biāo)準(zhǔn)；2004 年，美國(guó) COSO 制訂了 COSO ERM 標(biāo)準(zhǔn)等。與此同時(shí)，西方十國(guó)集團(tuán)在 2001 年又簽署了《巴塞爾協(xié)議Ⅱ》，對(duì)銀行的風(fēng)險(xiǎn)管理提出了更加明確的要求。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）也正著手制定風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)?？梢?jiàn)，風(fēng)險(xiǎn)管理已成為一門跨越自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的邊緣學(xué)科。它不僅同地質(zhì)學(xué)、生態(tài)學(xué)、氣象學(xué)相關(guān)，還與系統(tǒng)工程學(xué)、行為科學(xué)有密切的聯(lián)系，是一種包含多類學(xué)科的綜合經(jīng)濟(jì)管理。風(fēng)險(xiǎn)管理思想在各領(lǐng)域的成功運(yùn)用，說(shuō)明進(jìn)行電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究與實(shí)踐也具有可行性。