數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略探討

昌碩磊

摘要：醫(yī)院檔案涵蓋黨務(wù)、行政、設(shè)備、科研、人事、醫(yī)鑒等多個方面的原始資料內(nèi)容，是巨大的信息容器，具備憑證、情報的本質(zhì)價值。在當前云計算與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的促進下，在循證思維的醫(yī)學(xué)新常態(tài)發(fā)展下，醫(yī)院綜合檔案展現(xiàn)出巨大潛力與能量價值，通過對醫(yī)院綜合檔案的有效開發(fā)利用，能對醫(yī)院的業(yè)務(wù)開展、流程管理、科研實踐、決策制訂等起到有力的推動作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；醫(yī)院檔案管理；有效性；管理制度

一、數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的意義

在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到不斷利用的前提下，醫(yī)院檔案管理方式面臨變革。因此，采取相應(yīng)措施，順應(yīng)數(shù)字化趨勢成為提升檔案管理有效性不可忽視的工作，其重要作用體現(xiàn)在以下方面：

（一）實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式

在數(shù)字化時代，很多醫(yī)院檔案管理逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，利用掃描設(shè)備和計算機將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，推動醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)變。一般而言，醫(yī)院的人事檔案、檢驗信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，形成大量的以電子文檔為主的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫。并進行編號，方便資料存儲和查詢，推動醫(yī)院檔案管理方式變革。

（二）節(jié)約存儲空間并保護檔案

醫(yī)院檔案信息資料豐富，工作量大，涉及人事、科研、病例、財務(wù)等多個方面。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查詢比較困難，并且需要占用大量空間，防潮、防水、防鼠害的任務(wù)緊迫。而在數(shù)字化時代，可以將這些檔案資料進行數(shù)字化處理，形成電子檔案，通過光盤或磁盤將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，然后進行存儲和查閱。這樣不僅節(jié)約檔案資源的存儲空間，還有利于確保檔案資源的安全可靠，減少管理人員的工作量，促進管理效率的提升。

（三）確保檔案安全和利用效率

對醫(yī)院檔案進行數(shù)字化處理之后，然后將其存儲于磁盤和硬盤，并做好備份工作，有利于確保醫(yī)院檔案信息資料的安全，防止檔案資料丟失。另外對檔案進行數(shù)字化處理之后，還可以設(shè)置相應(yīng)的目錄，使用者中只需要輸入關(guān)鍵詞或編號之后，就可以方便地查閱檔案信息資源，便利檔案資料查閱和使用，有利于促進檔案利用效率的提升。

二、目前醫(yī)院檔案管理的困境

總體來說，目前我國的醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展正處于尷尬的境地，大多數(shù)的醫(yī)院檔案資源尚處于“沉睡”的待開發(fā)狀態(tài)。

（一）業(yè)務(wù)開展方面

“輕檔案重經(jīng)驗”的思想依然存在，醫(yī)院綜合檔案室工作的開展仍存在包辦替代的現(xiàn)象，缺乏獨立作業(yè)與規(guī)范流程，制度體系的不健全導(dǎo)致了檔案收集的不完整，鑒定標準的不統(tǒng)一，使后期檔案統(tǒng)計利用工作開展受阻。

（二）成果編研方面

目前，大多數(shù)的醫(yī)院檔案室只發(fā)揮了醫(yī)院綜合檔案歸檔后保管的作用，對綜合檔案的編研力度不足，深度不夠。在編制檔案上現(xiàn)存檔案零散、不便使用，在研究方面檔案精度、純度不高，價值過濾機制沒有得到體現(xiàn)?？傮w而言，醫(yī)院綜合檔案編研工作成果不多，水平不高，沒有發(fā)揮應(yīng)有的科研價值與決策輔助價值。

（三）在數(shù)字化開發(fā)利用方面

檔案的信息化利用不足，雖然目前醫(yī)院綜合檔案工作已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，采用手工作業(yè)與電腦記錄并行的方式進行。但在檔案數(shù)字化利用方面，使用范圍僅限于文件保存，檔案共享與檢索方面的利用基本上處于空白狀態(tài)，更遑論數(shù)字化應(yīng)用與大數(shù)據(jù)分析；同時隨著圖像、聲音、視頻等新形式多媒體載體的出現(xiàn)，對檔案的數(shù)字化保存提出了新的要求與考驗。

三、基于數(shù)字化時代背景下提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略

隨著數(shù)字化時代的到來，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)生巨大的變化，加快了醫(yī)院檔案管理方式的變革與創(chuàng)新，有效促進檔案管理工作質(zhì)量與效率提升。然而，現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作中存在著檔案管理人員素質(zhì)低下、制度不完善等方面問題，阻礙著醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量與效率提升。為此，醫(yī)院要根據(jù)檔案管理工作的需要，積極采取有效的措施以保障檔案管理工作的有效性，具體如下。

（一）構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫

基于數(shù)字化時代背景下，醫(yī)院要加強醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的建設(shè)。為此，檔案管理人員要根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的需要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫，強化對醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化管理。此外，醫(yī)院要立足于檔案管理的實際狀況，做好醫(yī)院文書檔案的分類號、檔號、題名、主題詞以及形成時間的錄入工作，構(gòu)建起檔案管理基本目錄數(shù)據(jù)庫。此外，由于檔案數(shù)據(jù)庫包含了許多方面的檔案信息，如人事、科研、病例以及財務(wù)等，為了滿足人們的查詢需要，有必要建立起完善的數(shù)據(jù)庫，從而滿足醫(yī)院檔案管理各項服務(wù)要求。

（二）加強技術(shù)防護工作

為了保障醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫的安全性，要重視防火墻技術(shù)與加密技術(shù)的運用，落實病毒查殺方面工作，加快對軟件的升級與更新。除此之外，相關(guān)工作人員要做好數(shù)據(jù)庫日常巡視工作，確保不存在任何的安全隱患，從而為計算機數(shù)據(jù)的安全性提供重要保障。與此同時，要做好電子檔案的備份工作，強化對電子檔案的加密處理，保障檔案資源的完整性，從而便于檔案使用者的查詢。

（三）建立健全管理制度

完善的醫(yī)院檔案管理制度是保障數(shù)字化檔案完整性的基礎(chǔ)，為此，醫(yī)院要重視建立健全醫(yī)院檔案管理制度，做好分類處理檔案資料的工作，明確工作人員的職責。除此之外，要完善醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理標準規(guī)范，確定管理流程以及管理目標，從而進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

（三）提升工作人員素質(zhì)

基于信息時代背景下，對于醫(yī)院檔案管理工作提出更高的要求。作為一名檔案管理工作人員除了要具備扎實的理論知識基礎(chǔ)，更要具備高度的責任意識，切實做好檔案管理工作。此外，要建立健全管理培訓(xùn)制度，做好數(shù)字化檔案維護工作，同時，要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，促使檔案管理人員發(fā)展成為復(fù)合型人才，提高檔案管理人員使用計算機、多媒體、掃描設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)的能力，從而推進醫(yī)院檔案管理工作的順利進行，提高醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量與水平。

（五）加強檔案安全管理

應(yīng)重視提升檔案管理人員的安全管理意識，從而保障醫(yī)院檔案信息的安全性。此外，在完成對檔案數(shù)字化處理后，要落實檔案備份與存儲工作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。除此之外，要重視運用密碼技術(shù)，對醫(yī)院檔案資料信息進行密碼的設(shè)置，禁止非法訪問的行為，為檔案信息可靠性與安全性提供重要的保障。與此同時，為了保障檔案信息資源的安全性，要強化對計算機、磁盤以及硬盤的管理，避免病毒、自然災(zāi)害以及黑客攻擊對檔案資料造成不良影響。與此同時，要做好數(shù)字化檔案的傳輸、存儲、處理以及維護等方面管理工作，從而為醫(yī)院檔案信息資料可靠性與安全性提供重要保障。

結(jié)束語

總之，數(shù)字化時代，醫(yī)院檔案管理面臨全新變革，同時也給檔案管理帶來新的機遇。例如，數(shù)字化趨勢愈加明顯，信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到更為廣泛的應(yīng)用，給醫(yī)院檔案管理帶來更大的便利。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)數(shù)字化趨勢，重視信息技術(shù)應(yīng)用，完善各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全管理制度，提高管理人員素質(zhì)，促進醫(yī)院檔案管理效率提高，進而實現(xiàn)對醫(yī)院檔案資料的有效利用。