檔案信息資源的網(wǎng)絡化必要性

蘇萍萍

檔案信息資源開發(fā)即指檔案館將收集到的信息資源，根據(jù)用戶的不同需求，按照不同的目的和要求，進行不同方式、不同深度的整序和加工，使其增值，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用，它包括信息資源的開發(fā) ；信息資源的利用。開發(fā)是為了利用，開發(fā)的產(chǎn)品越多，越合乎用戶的需求，資源利用率就越高，而用戶的信息需求，強烈的利用欲望和行動，又將促使開發(fā)工作的深入開展。 檔案信息資源網(wǎng)絡化是檔案信息化的一個面，是檔案工作在信息時代可持續(xù)發(fā)展的必由之路。對于促進檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案資源的共享等具有重要意義。但目前在檔案信息資源網(wǎng)絡化的建設中還存在著檔案網(wǎng)站建設參差不齊、前期準備工作不足、檔案機構(gòu)信息壟斷、網(wǎng)絡安全性較差等問題。對此，我們應將檔案信息資源網(wǎng)絡化的內(nèi)容納入檔案信息化的發(fā)展規(guī)劃、制定檔案信息化的中長期發(fā)展規(guī)劃、把檔案信息化和社會信息化及電子政務建設結(jié)合起來、建立網(wǎng)絡共享體系、加強存量檔案的數(shù)字化和電子文件的收集、消除網(wǎng)絡安全隱患、加大人員培訓和資金投入，加強網(wǎng)絡安全等措施，以促進我國檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

檔案信息資源在未被開發(fā)利用之前，其價值是潛在的，具有較為隱蔽的特點，還不能構(gòu)成真正的信息資源。只有通過開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值，成為真正的信息資源，才能發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。只有合理、科學地開發(fā)利用檔案信息資源，特別是科技檔案信息資源，并將其轉(zhuǎn)化為一定的生產(chǎn)力，才能發(fā)揮檔案信息資源在市場經(jīng)濟社會中的作用，為我所科研生產(chǎn)和經(jīng)營決策提供法律、可靠憑證和現(xiàn)實參考。當前的改革大潮沖擊著各行各業(yè)。對檔案系統(tǒng)來說，改革有兩個主要方面：一是改革管理體制，調(diào)動人的積極因素，提高工作效率和管理水平；另一個是利用現(xiàn)代科學技術這個生產(chǎn)力，使檔案工作科學化、規(guī)范化，使檔案信息資源順利地與最新技術接軌。前者是決定因素，而后者對整個檔案管理水平和效益產(chǎn)生著重要影響，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一、提高檔案的規(guī)范化管理

有利于部門立卷制度的落實；有利于歸檔文件材料的齊全完整；提高了組卷編目的效率和質(zhì)量；統(tǒng)一了各立卷的分類方法。檔案信息資源管理系統(tǒng)與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，能解決由于人的因素而造成的檔案分類標準前后不一致的問題，并且可以幫助立卷人員準確分類，同時對不合格案卷可以隨時在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進行調(diào)整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪費，使案卷的整理質(zhì)量得到保證。

二、提高檔案利用率

檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編制檢索工具、著錄、標引、檢索和提供利用等固定的工作環(huán)節(jié)。實現(xiàn)辦公自動化，檔案部門作為確定事務處理的辦公部門，可以利用電子計算機、各種通信等現(xiàn)代化的辦公設備來管理檔案，迅速、準確地完成檔案的管理工作，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化、自動化。這樣，一方面，能把工作人員從繁重的手工勞動、重復勞動中解放出來，加快檔案信息的處理和流通，提高檔案信息的利用率，從而提高工作效率和管理水平：另一方面，可通過計算機終端建立網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，擴大其利用面和利用速度，實行互動的開放式的檔案信息網(wǎng)絡服務。

三、帶來巨大效益

一是決策效益。如果聯(lián)網(wǎng)可提高決策者的決策質(zhì)量，為決策者提供更多的決策信息與方案。它的優(yōu)點在于不會因領導的疏忽或其他的干擾而改變其程序與方案，使決策更加科學化、現(xiàn)代化，而且速度快、方案全。二是辦公效益。自動化設備運轉(zhuǎn)快、辦公效率高，可自動完成一些任務，使工作人員從繁雜的手工勞動中解脫出來，使他們有更多的時問研究工作，搞好服務，同時能大大減少辦公人員數(shù)量，達到精簡機構(gòu)、提高效率的目的。

四、增強檔案部門職能

目前，檔案信息資源管理仍處于封閉式被動狀態(tài)，工作大多還局限于接收和保管，以及利用時效慢、按需索卷的被動服務。而對信息開發(fā)有著強烈愿望的檔案部門，卻不能在文件信息積累的起始階段就開始將文件轉(zhuǎn)化為檔案并及時地投入開發(fā)利用。檔案管理網(wǎng)絡化后，文件登記后通過計算機進行必要的整理、排序、分類，實際上，文件一經(jīng)登記就轉(zhuǎn)入歸檔階段，也可及時地投入利用，從根本上改變檔案利用時效慢的狀況。并且使檔案部門的管理對象由單一型向多元化發(fā)展，即由單一的檔案接收和保管發(fā)展到對信息的二次開發(fā)，并利用計算機將經(jīng)過加工后的檔案信息資源建立起能為用戶服務的各種類型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，用戶可通過計算機網(wǎng)絡查詢、瀏覽這些信息資源數(shù)據(jù)，例如，重要文件數(shù)據(jù)庫、各類法規(guī)數(shù)據(jù)庫、動態(tài)信息數(shù)據(jù)庫、基礎數(shù)字信息庫、人員信息數(shù)據(jù)庫等，都將對企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生巨大作用。改變檔案服務方式，變“被動”服務為“主動”服務。

五、從單機存檢發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)傳輸

據(jù)了解，有些單位的檔案室即使已用計算機管理檔案，也只不過是借助計算機進行檔案管理上的部分工作。聯(lián)網(wǎng)后，可建立計算機檢索系統(tǒng)，使檔案資料得到較大地開發(fā)，也可建立由計算機檢索并以磁性材料和激光材料為介質(zhì)的高容量存貯系統(tǒng)，使檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)形成一個統(tǒng)一的整體，實現(xiàn)在先進技術、嚴密分工和廣泛協(xié)作基礎上的資源共享；實行互動的開放式的檔案信息網(wǎng)絡服務，深層次、高質(zhì)量、高效率地開發(fā)檔案信息資源開發(fā)利用。