工作分析，會(huì)者不難

王艷紅

工作分析的兩大難點(diǎn)

崗位分析一向被稱為企業(yè)人力資源管理中的“基礎(chǔ)工作”，但很多企業(yè)管理者對(duì)這項(xiàng)工作其實(shí)并不熟悉，甚至將基于崗位分析的崗位設(shè)置等同于工作分工。實(shí)際上，崗位分析是對(duì)企業(yè)各類崗位的性質(zhì)、任務(wù)、職責(zé)、勞動(dòng)條件和環(huán)境，以及員工承擔(dān)本崗位任務(wù)應(yīng)具備的資格條件所進(jìn)行的系統(tǒng)分析與研究，并由此制訂出崗位規(guī)范、工作說明書等人力資源管理文件的過程。

為了防止崗位設(shè)置多而不當(dāng)、雜亂無章，人力資源工作者（以下簡(jiǎn)稱“HR”）首先要弄清設(shè)置一個(gè)崗位的基本條件：崗位的工作性質(zhì)足夠獨(dú)立，有明顯的分工區(qū)別，各項(xiàng)工作的差異性在30%以上；工作內(nèi)容要足夠充實(shí)，至少能滿足一個(gè)人的工作量；崗位承擔(dān)的責(zé)任大小具有明顯的差異；崗位的任職資格要求存在明顯的差異；崗位的設(shè)置對(duì)企業(yè)管理或部門工作存在重要價(jià)值。如果一項(xiàng)工作滿足上述條件中的任意兩個(gè)及以上，企業(yè)就需要為該項(xiàng)工作單獨(dú)設(shè)崗。

基礎(chǔ)工作不一定簡(jiǎn)單，正所謂“至簡(jiǎn)至繁”。一直以來，工作分析存在著兩大難點(diǎn)：一是難以選擇合適的崗位分析方法。崗位分析方法很多，但究竟哪個(gè)方法適合哪個(gè)崗位？處于各層面的員工層次不同，對(duì)其所采用的分析方法也應(yīng)有所不同，因此導(dǎo)致的結(jié)果差異也難以預(yù)測(cè)。二是難以保證數(shù)據(jù)的正確性和客觀性。員工面對(duì)崗位分析時(shí)的心態(tài)會(huì)在一定程度上影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性。比如有的員工會(huì)猜測(cè)，“搞這個(gè)工作分析是不是認(rèn)為我的工作量太少，結(jié)果出來了會(huì)不會(huì)讓我下崗？”“我工作上曾出現(xiàn)過失誤，是不是想對(duì)我‘秋后算賬’？”在各種心態(tài)的支配下，員工在面對(duì)HR時(shí)可能不會(huì)據(jù)實(shí)相告。另外，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程中，容易因?yàn)閭€(gè)人理解上的偏差造成數(shù)據(jù)失真。

如何選擇恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治龇椒?？筆者認(rèn)為，可以根據(jù)人員的素質(zhì)、數(shù)量、入職時(shí)間長(zhǎng)短等因素對(duì)崗位人員進(jìn)行分類，不同類別的員工采取不同的工作分析方法。比如：高管人員數(shù)量少、理解能力強(qiáng)，對(duì)其可以采取訪談法；基層員工數(shù)量多，意見難統(tǒng)一，最好采取問卷調(diào)查法。對(duì)重要崗位人員，僅僅使用一種工作分析方法會(huì)顯得單薄，應(yīng)以一種方法為主、其他方法作為補(bǔ)充，多角度地進(jìn)行分析。

至于保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，則需要HR在工作中講求方法，與用人部門建立起雙向溝通渠道，關(guān)注員工的思想波動(dòng)，有效化解員工的疑慮。

工作分析的方法與步驟

上面提到，工作分析的方法有很多種，其中比較常用的是問卷調(diào)查法、訪談法等。

問卷調(diào)查法是根據(jù)工作分析的目的、內(nèi)容等事先設(shè)計(jì)出一套調(diào)查問卷，由被調(diào)查者填寫，再將問卷加以匯總，從中找出有代表性的回答，形成對(duì)工作分析的描述信息。問卷調(diào)查法是工作分析中最常用的一種方法，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于問卷的設(shè)計(jì)，主要有開放式和封閉式兩種形式。很多企業(yè)在設(shè)計(jì)調(diào)查問卷時(shí)，很容易將其設(shè)計(jì)得過于全面，需要的信息都能從中體現(xiàn)，可是當(dāng)面對(duì)數(shù)量龐大的調(diào)查結(jié)果時(shí)，過于繁雜的問題則表現(xiàn)出目的性不強(qiáng)的弊端，讓HR在對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析和運(yùn)用時(shí)無從下手，無法提取出有效的關(guān)鍵信息。除此之外，問卷填寫的質(zhì)量也參差不齊，不少員

工在對(duì)自己的崗位工作進(jìn)行描述時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給其后的分析匯總工作造成困難。

訪談法是訪談人員就某一崗位與訪談對(duì)象按事先擬定好的提綱進(jìn)行交流和討論。訪談法常用于工作分析人員不能實(shí)際參與觀察的工作，其優(yōu)點(diǎn)是既可以得到標(biāo)準(zhǔn)化工作信息，又可以獲得非標(biāo)準(zhǔn)化工作信息，同時(shí)還可以獲取其他方法無法獲取的信息，比如工作經(jīng)驗(yàn)、任職資格等，尤其適合對(duì)文字理解有困難的人。不足之處是，被訪談?wù)邔?duì)訪談的動(dòng)機(jī)往往持懷疑態(tài)度，回答問題時(shí)有所保留，信息有可能被扭曲。因此，訪談法一般不能單獨(dú)用于信息收集，需要與其他方法結(jié)合使用。使用訪談法進(jìn)行工作分析，需要提前做好充分的準(zhǔn)備。

與上述兩種方法相比，筆者較為推崇崗位現(xiàn)狀調(diào)查法。崗位現(xiàn)狀調(diào)查法雖然也屬于問卷調(diào)查法，但更加簡(jiǎn)單、有效、易行。通過崗位現(xiàn)狀調(diào)查法對(duì)各崗位進(jìn)行調(diào)研，可以幫助HR有效地獲取崗位的職責(zé)、部門工作分工以及崗位工作特點(diǎn)等重要信息。具體操作步驟如下：

首先，厘清崗位說明書需要涵蓋的重要內(nèi)容，設(shè)計(jì)好崗位說明書的模板。需要注意的是，要將工作職責(zé)分為“職責(zé)概述”和“工作任務(wù)”兩部分。

其次，將每個(gè)崗位80%的關(guān)鍵職責(zé)進(jìn)行簡(jiǎn)略概括描述，將所有工作職責(zé)切分為若干大的模塊，每個(gè)模塊再分為3-4個(gè)工作任務(wù)，逐一完成。

之后，根據(jù)崗位說明書的版式，設(shè)計(jì)出崗位現(xiàn)狀調(diào)查表，并就崗位現(xiàn)狀調(diào)查表的填寫在公司內(nèi)開展專題培訓(xùn)，講解每項(xiàng)內(nèi)容的概念和填寫標(biāo)準(zhǔn)，通過范例展示和語言描述等方式統(tǒng)一填寫標(biāo)準(zhǔn)，保證崗位現(xiàn)狀調(diào)查表的填寫質(zhì)量。當(dāng)員工正式填寫該調(diào)查表時(shí)，企業(yè)最好從各部室抽選重點(diǎn)崗位人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，讓員工根據(jù)要求填寫表格。

最后，HR對(duì)收集上來的崗位現(xiàn)狀調(diào)查表進(jìn)行整理歸納，結(jié)合各部門崗位職責(zé)找出其中存在的問題。

完成上述工作后，HR要針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題對(duì)相應(yīng)崗位人員進(jìn)行訪談。訪談前先編寫一份詳細(xì)的訪談提綱，提前準(zhǔn)備好想要了解的重點(diǎn)信息；組建訪談團(tuán)隊(duì)，確定主訪談人員、輔訪談人員和記錄人員；尋找恰當(dāng)?shù)脑L談對(duì)象，盡量選擇性格開朗、語言簡(jiǎn)潔、思路清晰、溝通能力強(qiáng)、有兩年以上崗位工作經(jīng)驗(yàn)的骨干人員作為被訪談?wù)摺?/p>

還要注意：訪談前必須打消被訪者顧慮；訪談提綱作為基本參考，現(xiàn)場(chǎng)訪談不拘泥于提綱內(nèi)容；訪談不要作過多引導(dǎo)，讓被訪者展示客觀事實(shí)；主動(dòng)判斷信息的真實(shí)性、有效性，不要讓訪談?wù)咦笥易约旱呐袛?；關(guān)鍵信息需要多崗位驗(yàn)證，多角度認(rèn)識(shí)；對(duì)訪談過程及時(shí)總結(jié)歸納，做到對(duì)受訪者陳述的內(nèi)容完全理解、準(zhǔn)確把握；遇到專業(yè)化問題時(shí)不要怯場(chǎng)，重點(diǎn)在于了解專項(xiàng)工作的目的和作用；遇到思維比較發(fā)散的受訪者，要掌控訪談節(jié)奏，及時(shí)將其拉回訪談主題。

訪談中獲得的主要內(nèi)容將為其后制訂和修改崗位說明書提供依據(jù)。對(duì)于訪談后仍無法明確界定的操作崗位，HR不妨深入工作場(chǎng)所實(shí)地，在不影響員工正常工作的前提下，通過觀察，將有關(guān)的工作內(nèi)容、方法、程序、設(shè)備、工作環(huán)境等重要信息記錄下來。通過觀察獲取的信息往往更加客觀和公正，但這種方法不適用于工作循環(huán)周期長(zhǎng)或者以智力活動(dòng)為主的工作。

編制崗位說明書

一份完善的崗位說明書至少包括以下內(nèi)容：崗位基本資料、工作職責(zé)、工作關(guān)系、任職資格、工作場(chǎng)所等。在編制崗位說明書時(shí)，要采用規(guī)范統(tǒng)一的句式，精準(zhǔn)描述，對(duì)于不同職責(zé)的描述不能重復(fù)或者交叉；職責(zé)要明確，避免使用含混不清或模棱兩可的字眼；崗位職責(zé)不能與上下級(jí)崗位疊加；職責(zé)與任務(wù)要針對(duì)具體崗位而不是針對(duì)崗位上的“人”；職責(zé)與任務(wù)要如實(shí)反映崗位現(xiàn)狀；從每天日常必須做的工作、重復(fù)最多的工作、花費(fèi)時(shí)間最長(zhǎng)的工作開始寫起；切忌將崗位說明書寫成“流水賬”，要對(duì)各崗位的工作、職責(zé)進(jìn)行歸類匯總。

在擬定任職資格要求時(shí)，HR一方面要借鑒國(guó)內(nèi)同行業(yè)先進(jìn)企業(yè)相應(yīng)崗位的任職標(biāo)準(zhǔn)，另一方面也可以設(shè)計(jì)出各類要素選項(xiàng)，由崗位上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)評(píng)選，綜合兩項(xiàng)結(jié)果比較，明確崗位的最低標(biāo)準(zhǔn)要求。然后，由公司制訂出一個(gè)統(tǒng)一的任職標(biāo)準(zhǔn)，例如管理類崗位需要幾年管理經(jīng)驗(yàn)，需要何種級(jí)別的職稱等，對(duì)崗位任職資格要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。崗位說明書經(jīng)過多次修改后逐步完善，最后經(jīng)崗位主管領(lǐng)導(dǎo)和高層領(lǐng)導(dǎo)審核通過，完成編制工作。 責(zé)編/張曉莉