扼住流程管理的四道關(guān)卡

李彩燕

B企業(yè)是一家工程機(jī)械配套企業(yè)。產(chǎn)品剛一組裝完，銷售員甲就跟車間主任說：“這些都是我的啊，寫上我的名。”殊不知，此時銷售員乙已經(jīng)在倉庫那邊辦理完這批產(chǎn)品的出庫手續(xù)了。甲跑到車間去催貨、搶貨，乙搶著請車間主任吃飯，都說自己的訂單急著發(fā)貨，求車間主任把自己的訂單計劃往前排?？粗a(chǎn)計劃中的在制品目錄，車間主任又急著找采購催要物料，采購的物料卻遲遲不來……

這絕不是虛擬的場景。許多企業(yè)從業(yè)務(wù)員接收訂單開始，到下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)、領(lǐng)料加工，再到發(fā)貨，似乎每一個環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，管理者想著手解決卻又無從下手。

流程管理如同整修河道，如果沒有嚴(yán)防死守，每逢大汛“輕則漫口決溢，重則河道改徙”。所以，要像治理水患那樣，在流程管理過程中選擇重要的節(jié)點(diǎn)加以治理，才能使企業(yè)的信息流和物資流順暢地傳遞和流轉(zhuǎn)。那么，具體需要在哪些節(jié)點(diǎn)設(shè)置關(guān)卡呢？

訂單“散、亂”如何破

訂單，是生產(chǎn)、采購等后續(xù)工作的源頭。訂單準(zhǔn)了，才能保證生產(chǎn)計劃的準(zhǔn)確性。如果這個源頭出現(xiàn)問題，就會打亂生產(chǎn)計劃，不但會造成很高的庫存，還會使生產(chǎn)工序因欠料而停工，其它訂單無法如期交付，輕則違約賠償，重則丟失客戶。

筆者在參與調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，某些企業(yè)的銷售計劃準(zhǔn)確性很差，業(yè)務(wù)員都是自己估摸著報計劃，生產(chǎn)部門再按照業(yè)務(wù)員上報的銷售計劃組織生產(chǎn)，有時訂單變更率高達(dá)40%-50%，生產(chǎn)線頻繁換裝自不必說，原材料供應(yīng)更是無從談起。而且，業(yè)務(wù)員上報計劃的隨意性過大，交貨時間提報不準(zhǔn)，真正需要交付的訂單反而被排在了后邊。尤其是一些特殊型號和新型號，物料、生產(chǎn)、技術(shù)圖紙等都跟不上，又何談按時交貨呢！

銷售人員在外奔波，拿到訂單確實(shí)不易，但是面對眾多業(yè)務(wù)員傳回的訂單，生產(chǎn)部門卻常常面臨著“旺季忙得要死，淡季閑得要命”的尷尬。如何才能保證生產(chǎn)計劃的準(zhǔn)確性和合理性？這就需要管理者必須對訂單實(shí)施合理的管控。

破解方法：訂單管控。訂單管控，是為了增強(qiáng)銷售預(yù)測和訂單計劃的準(zhǔn)確性，從源頭上保證生產(chǎn)計劃的合理性，從而避免生產(chǎn)計劃臨時調(diào)整，有效控制新訂單的“插隊”問題，同步評估生產(chǎn)進(jìn)度和物料狀況，確保采購計劃的準(zhǔn)確性和及時性。

人力資源部門可建議增設(shè)訂單管控員崗位，對訂單上報流程加以管控。業(yè)務(wù)員上報計劃前必須與訂單管控員溝通，訂單管控員負(fù)責(zé)整合銷售月計劃、銷售周計劃，普通訂單直接審批，特殊訂單組織生產(chǎn)、技術(shù)、采購等部門，就產(chǎn)能、技術(shù)支持、采購周期等進(jìn)行聯(lián)合評估，評估通過后，將銷售計劃抄送給生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門須將日生產(chǎn)進(jìn)度等信息反饋給訂單管控員，使其能夠統(tǒng)籌掌握訂單與生產(chǎn)的整體信息，以此大幅降低臨時訂單比例，保證生產(chǎn)計劃的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。

計劃“僵、虛”如何解

生產(chǎn)計劃是業(yè)務(wù)、技術(shù)、物料供應(yīng)、生產(chǎn)部門的信息匯集后完成的，它根據(jù)以上各部門“做什么”、“怎么做”、“有沒有物料”、“能不能完成”這四個方面的信息，經(jīng)過綜合平衡而形成，需要對技術(shù)、采購、倉庫、車間進(jìn)行統(tǒng)籌管理，更需要及時根據(jù)一些突發(fā)情況進(jìn)行微調(diào)，從而確保生產(chǎn)計劃順利完成。如果生產(chǎn)計

劃沒有得到統(tǒng)籌和監(jiān)控，再加上各部門各自為政，生產(chǎn)計劃的權(quán)威性將會喪失，訂單也無法準(zhǔn)時交付。

以B企業(yè)為例。業(yè)務(wù)員接收訂單后，首先交由技術(shù)部進(jìn)行技術(shù)評估，技術(shù)評估通過后，轉(zhuǎn)至生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門根據(jù)月度簽單情況，編制月生產(chǎn)計劃，由車間自行分解、編制生產(chǎn)周計劃。這樣的流程，一是技術(shù)評審時間無管控，會造成各階段時間分配不合理，最終出現(xiàn)生產(chǎn)周期被擠占等情況；二是造成了一種奇怪的現(xiàn)象，生產(chǎn)周計劃的達(dá)成率是100%，甚至還超過100%，但是訂單準(zhǔn)時交付率卻低得多。這是因?yàn)檐囬g虛報少報了生產(chǎn)計劃，“超額”完成了計劃，而生產(chǎn)計劃無法保障訂單如期交付。

那么當(dāng)大量訂單都涌向生產(chǎn)部門時，生產(chǎn)部門又該如何安排呢？此時，就需要對生產(chǎn)計劃實(shí)施有效的管控了。

破解方法：計劃管控。計劃管控的目的，顧名思義，是要將生產(chǎn)過程置于可控的范圍之內(nèi)，一是時間管控，二是過程監(jiān)控。在這個環(huán)節(jié)，應(yīng)由計劃管控員負(fù)責(zé)對新訂單和銷售計劃倒排工期。第一步是進(jìn)行期限上的分解，從技術(shù)評審到物料需求分解、物料采購、工序的排產(chǎn)，統(tǒng)一進(jìn)行時間分解，在時間上保障交付時間；第二步是進(jìn)行過程監(jiān)控。計劃管控員編制月生產(chǎn)計劃，報批后，根據(jù)產(chǎn)能、在制、人員、設(shè)備等現(xiàn)狀，排查異常后，分解成周生產(chǎn)計劃，并組織倉庫、車間進(jìn)行實(shí)物備料，再根據(jù)實(shí)物備料后的缺件情況，調(diào)整日計劃，過程中要求技術(shù)、倉庫等相關(guān)部門定期提報《評審進(jìn)度表》、《日到貨明細(xì)表》等報表，在保證圖紙、物料準(zhǔn)備到位的情況下，合理安排生產(chǎn)。通過對日計劃達(dá)成情況的統(tǒng)計及緊急訂單的要求，調(diào)整周生產(chǎn)計劃，保障訂單如期交付。

物料“積、欠”如何理

物料是保障生產(chǎn)計劃的第一道門檻，許多企業(yè)都出現(xiàn)過這種情況：倉庫庫存積壓很多，卻常常因?yàn)槿绷隙淖兩a(chǎn)計劃，因缺料而未能按時交貨，因缺料擾得生產(chǎn)系統(tǒng)不得安寧。物料不僅僅是采購部門的問題，車間對待物料的態(tài)度也比較隨意。產(chǎn)前不備料，現(xiàn)用現(xiàn)領(lǐng)，往往到了用的時候才發(fā)現(xiàn)沒料欠件，再臨時調(diào)整計劃，把不急著發(fā)貨的訂單提上來生產(chǎn)，結(jié)果造成急要的訂單出不來，沒用的產(chǎn)品堆成山。在B企業(yè)，生產(chǎn)部門一直認(rèn)為物料需求應(yīng)該是“現(xiàn)用現(xiàn)領(lǐng)”，采購部則認(rèn)為物料需求必須考慮采購周期，如果采購時間不合理，干脆對物料需求置之不理，依舊按照采購習(xí)慣進(jìn)行，采購訂單在采購部壓十天半個月的現(xiàn)象成為常態(tài)，嚴(yán)重耽誤物料的采購。同樣，生產(chǎn)部門認(rèn)為即使提前申報物料需求，也不能按時完成采購，索性也對計劃視而不見。這種惡性循環(huán)使B企業(yè)的生產(chǎn)和采購兩個環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫節(jié)。如何協(xié)調(diào)好物料采購和產(chǎn)品生產(chǎn)之間的關(guān)系，成了解決問題的關(guān)鍵。

破解方法：物料管控。針對這個問題，要檢查物料管控員是否履職到位。由物料管控員對物料的需求和提報進(jìn)行嚴(yán)格的排期，同時兼顧不同物料的采購周期。采購部確認(rèn)排期后轉(zhuǎn)化成采購計劃，嚴(yán)格限定采購訂單下單時間。物料管控員每周按照周生產(chǎn)計劃，提前組織車間和倉庫進(jìn)行實(shí)物備料，實(shí)物備料后形成緊急件缺件清單，由采購部進(jìn)行重點(diǎn)跟催，并根據(jù)倉庫每日提報的《日到貨明細(xì)表》督促車間領(lǐng)料或調(diào)整日生產(chǎn)計劃，避免工人停工待料。同時跟蹤采購進(jìn)程和貨物狀態(tài)，要求采購員每周定期跟進(jìn)并提報跟進(jìn)結(jié)果。采購內(nèi)勤匯總后及時上報信息，以便物料管控員及時掌握物料的采購進(jìn)度。

稽核“查、控”如何落

有了以上三道關(guān)卡，又由誰來監(jiān)管把守是否嚴(yán)格與否，執(zhí)行是否到位呢？為了保證流程能夠按照規(guī)定執(zhí)行，解決長期困擾企業(yè)的執(zhí)行難問題，稽核控制必須存在于每一個環(huán)節(jié)。因此，企管部必須設(shè)置稽核專員一崗。

對河道定期勘察，清淤疏浚、加固堤壩，就是為了防微杜漸。對員工的日常管理也是一樣，反復(fù)檢查執(zhí)行狀況，促使其正確的工作行為不斷得到強(qiáng)化、固化，最后成為習(xí)慣，這就是稽核保障提高執(zhí)行力的實(shí)質(zhì)。

稽核專員在訂單評審、月生產(chǎn)計劃制定、周生產(chǎn)計劃執(zhí)行及分解、欠件上報、庫存盤查、物料需求計劃執(zhí)行、實(shí)物備料、采購計劃編制、采購執(zhí)行與跟蹤、計劃調(diào)整等各個環(huán)節(jié)中，通過反復(fù)檢查來狠抓落實(shí)，這樣不但能夠保證流程的落地執(zhí)行，更能從執(zhí)行中提早發(fā)現(xiàn)異常狀況，及時加以調(diào)整解決。 責(zé)編/寇斌