事業(yè)單位人事檔案管理的改革與實踐

摘要：人事檔案記錄了個人的基本信息，是進行人力資源合理分配的重要依據(jù)，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,促使各行各業(yè)進行不斷創(chuàng)新和完善,以便更好地應(yīng)對各種挑戰(zhàn)，事業(yè)單位人事檔案管理工作也不例外，作為事業(yè)單位工作的重要部分,其應(yīng)該在管理工作上進行深一步的改革與創(chuàng)新，應(yīng)對不斷變化發(fā)展的現(xiàn)實情況。本文對事業(yè)單位人事檔案管理工作進行簡要闡述，分析目前工作的形勢，并且有針對性地提出創(chuàng)新工作的改革措施與建議。

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）04-0011-01

隨著事業(yè)單位改革的深入，人才的需求狀況也發(fā)生了改變，各部門需要根據(jù)實際情況對人員崗位作出相應(yīng)的調(diào)整，這就需要對工作人員的信息有著充分的了解，良好的認(rèn)識檔案管理恰好為其提供了便利。人事檔案管理工作是對工作人員的個人信息進行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計及分享使用的過程，事業(yè)單位的人事檔案要更加側(cè)重工作人員的思想覺悟和職位晉升的情況，雖然近年來人事制度的相關(guān)改革獲得了一定的成效，但是同時也暴露出制度不完善、信息化程度不高等問題，還需進一步作出調(diào)整。

一、事業(yè)單位人員檔案管理的現(xiàn)狀

對人事檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠。人們往往只重視生產(chǎn)管理，追求獲得最大的經(jīng)濟效益，而忽視了不能帶來直接經(jīng)濟利益的管理工作，雖然檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟利益，但是良好的管理會為生產(chǎn)經(jīng)營提供更好地服務(wù)，從某種角度來說，人事檔案的管理會產(chǎn)生間接的經(jīng)濟效益，應(yīng)該加以關(guān)注。

管理人員的綜合素質(zhì)不高，隨著人事制度改革的開展，事業(yè)單位的工作崗位也進行了相應(yīng)的調(diào)整，然而進行人事檔案管理的工作人員并沒有檔案知識培訓(xùn)的經(jīng)歷，沒有熟練地專業(yè)技能，難以勝任檔案管理工作。 同時由于對檔案管理的重視程度不夠，很多歸檔制度難以嚴(yán)格執(zhí)行，缺乏監(jiān)督，致使檔案收集工作無法及時完成。

管理手段比較陳舊，管理目的不明確。在很多事業(yè)單位的人事檔案管理中，管理方法都比較落后，傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)化管理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，加之工作量較大，單純的人力勞動難免出錯，也容易出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象，不利于今后信息的整理、查詢和補充。另外工作人員并不明白進行檔案整理的意義和目的，一般工作單位只是將資料進行歸檔封存，而沒有真正意識到檔案的價值，沒有將其進行充分的利用，如果只是將信息收集好整理好收藏好，就失去了檔案的意義。

缺乏信息化的管理模式，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多領(lǐng)域都已實現(xiàn)了信息化管理，而人事檔案管理工作的信息化只是空有其表，使得檔案管理工作既缺乏科學(xué)性，又缺乏效率。并且目前運用的檔案管理制度存在很大的缺陷，最重要的是沒有相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案的整理比較混亂，國家也沒有出臺統(tǒng)一的管理辦法，這不利于信息的統(tǒng)一管理，也不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新建議

人事檔案的管理工作應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化與科學(xué)化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行資料的整理和歸檔，便于后期進行查詢，將傳統(tǒng)的工作方式向現(xiàn)代化、專業(yè)化和規(guī)模化的工作模式轉(zhuǎn)變。具體而言，需要做到以下幾點：

提高重視程度，建立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案管理工作嚴(yán)格審查，進行監(jiān)督，完善人事招聘制度，提高工作人員的素質(zhì)，同時設(shè)立科學(xué)的考核機制，對工作人員進行定期考察，督促其不斷掌握新技術(shù)，不斷提升自身的工作素養(yǎng)，推進人事檔案管理的規(guī)范化。根據(jù)不同層次管理的需要，招聘技術(shù)人員、科研人員、管理人員等不同方面的人才，定期進行專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)水平。認(rèn)真篩選人事檔案信息資料。人事檔案的相關(guān)信息資料必須做到完整真實，盡量包括個人的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作成績、工作合同等多方面的內(nèi)容，根據(jù)相關(guān)法律文件的規(guī)定，對收集到的個人信息進行核查，確保記入檔案的信息真實有價值，并且做好歸檔工作，便于后期進行查詢和補充，簡而言之要去偽存真、不斷補充完善。

建立健全事業(yè)單位人事檔案管理體系。從宏觀和微觀兩方面入手進行改革，實現(xiàn)檔案的分類、多層次管理，并且結(jié)合我國實際情況做到整體管理與細(xì)節(jié)管理的有機結(jié)合，在宏觀統(tǒng)一管理下重視微觀的分類管理，積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為管理工作服務(wù)，以彌補紙質(zhì)化管理的不足?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不但可以使所需的人力資料以圖像、聲音等方式展現(xiàn)出來，對相應(yīng)崗位進行模擬安排，實現(xiàn)資源的最優(yōu)分配，還可以對人事檔案進行檢索，以最快的速度獲得最需要的信息，另外也方便后期對人員資料進行補充，為社會提供更加完整有價值的信息，為社會提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，在保護個人信息的基礎(chǔ)上最大程度實現(xiàn)信息的公開，實現(xiàn)個人型向社會型的轉(zhuǎn)變，方便工作單位獲得全面的信息，提高工作效率。

創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理改革工作。創(chuàng)新是一個企業(yè)、一個單位、一個國家不斷進步的不竭動力，人事檔案的管理工作要想獲得不斷地進步，就需要有創(chuàng)新精神，就人事檔案的創(chuàng)新而言，應(yīng)該從檔案表格的設(shè)計、管理工作的程序等方面著手進行，傳統(tǒng)的表格內(nèi)容基本相同，對于個人展現(xiàn)特長和興趣愛好造成了限制，使得招聘人員在了解個人信息時難以產(chǎn)生立體感覺，也就難以根據(jù)個人的差異安排合適的崗位，因此在表格的設(shè)計上，可以給個人留有適當(dāng)自由展示的空間，同時將分人的血型、星座、家庭狀況等包含在內(nèi)，盡量從更多方面了解員工。

三、總結(jié)

檔案管理工作雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但是可以為經(jīng)營活動提供便利，實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置，因此應(yīng)該得到重視。隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，各部門都需要實現(xiàn)工作的高效率、信息化和科學(xué)化，檔案管理制度的問題在此背景下顯現(xiàn)的更加突出，必須進行深化改革。本文就事業(yè)單位人事檔案管理工作進行簡要介紹，就實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提出幾點建議，希望為今后檔案管理工作的更好開展起到指導(dǎo)作用。