保管和利用檔案時做好保密工作的具體做法

劉芙蓉

摘 要：保密工作是檔案保管和利用時的一個重要環(huán)節(jié)，是保證安全保管和利用檔案過程中的必要手段，兩者之間緊密相聯(lián)，相輔相成，是一種良性互動關(guān)系。該文認(rèn)為，要做好檔案保密工作，可以采用這些具體辦法：加強(qiáng)日常管理工作，提高管理人員整體素質(zhì)，做好庫房管理中的保密工作，做好密級的調(diào)整工作，是保管檔案時做好保密工作的具體做法。要正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，通過建立健全各項(xiàng)制度和進(jìn)一步完善監(jiān)督措施做好檔案利用中的監(jiān)督工作，為利用檔案時做好保密工作的具體做法。

關(guān)鍵詞：保管檔案 利用檔案 保密工作 具體做法

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）06（a）-0203-01

保密工作是檔案保管和利用時的一個重要環(huán)節(jié)，是保證安全保管和利用檔案過程中的必要手段，兩者之間緊密相聯(lián)，相輔相成，是一種良性互動關(guān)系。為保證檔案的完整和安全，必須做好檔案保密工作，這是保管好檔案和充分利用檔案的前提條件。因此，相關(guān)管理者有必要采取適當(dāng)?shù)拇胧?，來做好這項(xiàng)保密工作。

1 保管檔案時如何做好保密工作

1.1 加強(qiáng)檔案的日常管理

必須嚴(yán)格按照規(guī)定的手續(xù)辦理調(diào)閱、移出和銷毀檔案等工作。調(diào)閱檔案必須經(jīng)過指定審批領(lǐng)導(dǎo)人，不允許其他人擅自調(diào)閱，使用者必須認(rèn)真履行登記、簽字等相關(guān)手續(xù)。檔案調(diào)閱結(jié)束時，管理人員必須及時清點(diǎn)檢查，如有泄密問題，必須查明原因，及時補(bǔ)救。

1.2 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

管理人員在檔案收集、整理、保管和信息化過程中，會在最早的時間內(nèi)了解大量不為人知的秘密信息。因此，檔案人員與一般工作人員有所區(qū)別，必須擔(dān)當(dāng)起保守黨和國家重大秘密的責(zé)任。因此這就要求管理人員首先必須要有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的保密意識，其次要有很強(qiáng)的事業(yè)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和很強(qiáng)的工作能力。對于經(jīng)手的事情，能夠條理清楚，處置明白得當(dāng)。只有檔案管理人員有很高的整體素質(zhì)，檔案保密工作才能做得十分出色。此外，檔案還必須謹(jǐn)言慎行，平時工作中接觸到的涉及黨和國家及單位的秘密一定不要帶到社會活動場合中。一旦帶到復(fù)雜場合中，很容易在不經(jīng)意間泄漏重大密碼。因此。檔案工作人員無論在什么場合，在什么人面前，都應(yīng)按照國家法律法規(guī)的要求，將保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)，避免造成不必要的損失。

1.3 做好庫房管理中的保密工作

檔案庫管科學(xué)管理的前提是檔案庫房的合理設(shè)置。這也是檔案保密的重點(diǎn)之一。國家對檔案庫房的建設(shè)有統(tǒng)一規(guī)定，即庫房建設(shè)要保持獨(dú)立。如不具備相應(yīng)條件，應(yīng)該講檔案庫房附設(shè)在辦公樓內(nèi)。要注意檔案庫房設(shè)置的合理性。通常辦公樓最底層保密性欠佳，因此不宜設(shè)置檔案庫房；為確保檔案安全，應(yīng)該將檔案庫房與辦公室和閱覽室分開；檔案庫房必須加固門窗以防盜竊。應(yīng)設(shè)立專人來管理檔案庫房，嚴(yán)禁無關(guān)人員入內(nèi)。管理人員須嚴(yán)格遵守相關(guān)法規(guī)和庫房管理制度。檔案庫房管理越科學(xué)，檔案保密工作才能做得越好，檔案安全才越加有保證，才能更好地發(fā)揮檔案的社會職能。

1.4 做好檔案密級的調(diào)整工作

要按照法律法規(guī)的要求，立足當(dāng)前的實(shí)際工作，著眼長遠(yuǎn)，合理調(diào)整涉密檔案的密級變化。以往檔案保密制度不夠健全和完善，不能完全適應(yīng)《保密法》要求，必須加入新內(nèi)容以使其更加完善。應(yīng)建立并健全以下三個制度，以適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作的制度化、正規(guī)化。一是為滿足屆滿自行解密檔案的需求，要建立健全密期制度；二是為便于檔案密級的銜接工作，及時掌握，適時變動，要建立健全密級調(diào)整通知單制度，將根據(jù)相關(guān)規(guī)定提前解密或密級發(fā)生升降變化的檔案，要向檔案館（室）下發(fā)通知單，并貫徹實(shí)施；三是為加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)，要建立健全涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，切實(shí)保守檔案秘密。

相關(guān)部門應(yīng)在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的前提下，應(yīng)著重解決好以下兩個問題，以貫徹落實(shí)《保密法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》和其他法規(guī)：一是主動地接受保密部門監(jiān)督指導(dǎo)，做好調(diào)密工作，搞好清查鑒定涉密檔案文件。要嚴(yán)格劃清密與非密的界限，分清能開放利用、在一定范圍內(nèi)限制利用和不能利用的檔案，為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展保駕護(hù)航；二是嚴(yán)格貫徹執(zhí)行解密劃控時間、保密規(guī)范和涉密內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，充分體現(xiàn)法律的嚴(yán)肅性。

2 利用檔案時做好保密工作的具體做法

2.1 正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系

檔案利用與保密是既相互聯(lián)系，又相互對立的辯證統(tǒng)一關(guān)系。要正確處理保密和檔案信息公開的關(guān)系，即在做好檔案保密工作的前提下，要盡可能地提供檔案信息服務(wù)，使檔案得到有效充分的利用。但目前檔案管理工作中是存在問題的，檔案管理人員并沒有對這一對辯證統(tǒng)一關(guān)系形成正確的認(rèn)識，他們通常只重視其一，而忽視另一方。在檔案保密工作方面，目前的管理人員的認(rèn)識是十分充分的，他們基本都能做到盡心盡職，但涉及到檔案利用工作時，則大多數(shù)人都沒有意識到檔案利用的重要性，不懂得檔案及其所承載信息的重要價值，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對此問題的重視也是不夠的。因而，目前檔案重保輕用、利用不足的現(xiàn)象十分普遍。這使得不少很有價值的檔案，長期束之高閣，與廢紙無異，不僅過度浪費(fèi)檔案及其信息，還嚴(yán)重限制了檔案作用的發(fā)揮。

基于以上分析，檔案管理部門必須更新管理理念，在嚴(yán)格檔案保密的同時，要轉(zhuǎn)變工作職能，充分發(fā)揮檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的價值。對于機(jī)密檔案的保密，要視情況而定，保密并沒有絕對的保密，往往是在一定時間、地點(diǎn)、范圍的保密，因此，只要不超出限制，就應(yīng)該充分發(fā)揮其利用價值。否則就喪失了保密的意義所以檔案保密與利用不可偏頗，兩項(xiàng)工作均很重要，否則會給黨、國家或單位造成不必要的危害。

2.2 做好利用檔案的監(jiān)督工作

建立健全與檔案利用相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，比如閱覽制度、外借制度、復(fù)制（?。┲贫鹊取８黜?xiàng)制度必須文字簡明，便于實(shí)施，并在執(zhí)行過程中不斷對其進(jìn)行充實(shí)和完善。要根據(jù)實(shí)際情況，合理確定不同層次利用人員的不同利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，檔案利用工作的提供做到有章可循，有章可依；在此過程中，必須保證檔案文件的完整性，確保不失密、不泄密。

進(jìn)一步完善監(jiān)督措施。在檔案利用過程中，管理人員務(wù)須做好監(jiān)督工作，不僅要多觀察多問，還要多動手動腦。要通過仔細(xì)觀察，掌握檔案利用者的心理和思想動機(jī)；要多與檔案利用者進(jìn)行溝通交談，抓住機(jī)會，多多宣傳檔案利用的管理制度，并充分對檔案利用者的目的的動機(jī)；要多動手查看被利用檔案的情況并判斷利用效果，案卷利用后要勤于檢查，積極全面貫徹檔案利用制度；及時查處發(fā)現(xiàn)的各種問題，利用登記簿的備注說明部分進(jìn)行記錄。應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)較為嚴(yán)重?fù)p毀檔案的違法行為，以便及時查處，避免不必要的損失。

綜上所述，保密工作是檔案保管和利用時的一個重要環(huán)節(jié)，是保證安全保管和利用檔案過程中的必要手段，兩者之間緊密相聯(lián)，相輔相成。要加強(qiáng)日常管理，提高管理人員的整體素質(zhì)，做好庫房管理中的保密工作，做好檔案密級的調(diào)整工作，是保管檔案時做好保密工作的具體做法。要正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，通過建立健全各項(xiàng)制度和進(jìn)一步完善監(jiān)督措施做好檔案利用中的監(jiān)督工作，為利用檔案時做好保密工作的具體做法。

參考文獻(xiàn)

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