全面預算管理與ERP 整合的必要性

（黑龍江八一農墾大學 黑龍江大慶163000）

一、前言

全面預算管理是一個融合企業(yè)信息系統(tǒng)、戰(zhàn)略方向、人性化的現代管理手段，在企業(yè)的運營中起著尤為重要的作用，它不僅能幫助企業(yè)合理運用資源、明確資金走向和企業(yè)發(fā)展趨勢，還能幫助企業(yè)制定并實施有效的戰(zhàn)略目標和相應的機制。但是目前的傳統(tǒng)全面預算方式還存在著一些弊端，其作用不能較好地在企業(yè)實際操作中得以發(fā)揮。然而隨著科學技術的發(fā)展，計算機功能在各領域不斷拓展，ERP系統(tǒng)逐漸受到人們的青睞。ERP的廣泛運用為全面預算管理更加高效、精準提供了有力的技術支持。

目前對于全面預算，國外的研究較為全面，主要經過三個階段：19世紀末20世紀初期，以1911年美國科學家弗雷德里克·泰勒提出的科學管理原理為代表的起源階段；1930年到1970年，以維恩·劉易斯提出的零基預算為開端的成熟階段；1980年至今逐漸步入完善階段。相對于國外的研究，我國的研究起步相對較晚。由于我國在計劃經濟時代，國家的財政預算控制監(jiān)督國內企業(yè)的經營，因此企業(yè)并沒有自己相對完整、獨立的預算管理體系。20世紀50年代至80年代，企業(yè)逐漸開展定額管理，形成核算小組，開展運用責任會計、目標管理、全面質量管理、市場預測等管理方法。90年代后，西方的預算管理方式才逐漸被引入應用，如基礎預算、平衡計分卡。

對于ERP的研究，國外的研究主要從效率的提高、為管理和控制帶來的具體影響、知識管理及與企業(yè)的協(xié)同性等方面進行研究，如羅賓·波斯頓在2001年提出ERP系統(tǒng)實施后能為企業(yè)帶來較為明顯提高的業(yè)績效益需要三年左右的時間；提牧·馬密在2002年指出，ERP系統(tǒng)的實施雖然對管理會計的改變微小，但卻可為其安排出大量的時間進行分析工作。我國學者對于 ERP的研究主要集中在對ERP的產生、發(fā)展、功能、管理思想的介紹及應用過程應關注的問題等，如韓冰（2015）提出實施運用ERP系統(tǒng)時，應做好充分的準備，選擇調配合適的時間、軟件、組織結構在順利運用ERP系統(tǒng)中至關重要；姜陽（2013）通過對制造企業(yè)會計報表的研究，闡明了在ERP系統(tǒng)下整合企業(yè)的對內、對外會計報表的必要性和可行性。

二、傳統(tǒng)全面預算管理方式存在的不足

傳統(tǒng)方式下編制的預算，由于信息的獲取、傳遞和分享存在一些困難，使得在編制預算時很難對企業(yè)現有的資料進行整體融合，如以往年度和當期發(fā)生的很難及時進行具體的比較分析；各部門的數據很難與其他部門相結合，這使得預算的編制缺少基礎數據的支持，缺乏可操作性。而數據信息的及時性、可用性對預算管理至關重要，這也是傳統(tǒng)模式下的全面預算管理存在的不足之處。

（一）采用手工方式編制的全面預算。由于信息不集成，編制者在編制預算時存取信息不夠便利且獲取量有限，導致編制過程耗費大量人力物力，結果也不夠客觀全面。同時，手工方式編制的預算周期相對較長，缺乏靈活性，不便于及時管理控制，這使得全面預算管理不能真正發(fā)揮其事先計劃、事中控制的作用。全面預算管理的初衷是對企業(yè)進行全面的管理控制，這要求各部門的數據信息的獲取及傳遞要及時可靠，所涉及的各類項目要完整具體，這就導致了在預算的編制和實施時，企業(yè)耗時、耗力、低效，得到的結果卻往往不容樂觀。

（二）采用電子表格方式編制的全面預算。其原理主要是通過電子表格建立一個數據連接，將各個項目的相關財務數據與其相連接，運用電子表格中的公式處理功能，在已設定好運算模式的表格中，輸入或改動相應數據，預算結果便會自動生成。但此類方式預算對于變換多端的市場需求及相應的企業(yè)政策缺乏變通性，對于獲取所需的基礎數據和數據形成后的及時共享也缺乏時效性。以此種方式編制預算時，不僅在信息的采集整理上耗時耗力，在之后的實施運用中，分析計算預算額和實際額的差異時也是一項繁瑣、復雜、耗時的工作流程。而由于在采集數據時信息的不集成，電子表格分析的僵硬呆板，往往會導致預算的分析結果出現偏差，降低其可靠性、應用性，同時也大大降低了企業(yè)財務人員的工作效率。

（三）采用財務軟件方式編制的全面預算。目前應用在國內的多家企業(yè)中，相對手工方式和電子表格方式，其具有較強的分析能力和靈活應變能力等優(yōu)勢。同時財務軟件可以根據企業(yè)的具體情況，設定適應企業(yè)各部門項目的具體內容，具有較強的針對性。運用此類方式編制的預算管理，可以對當期的經濟業(yè)務有較為全面的分析，對企業(yè)事后分析幫助較大，但對與經濟業(yè)務發(fā)生前的掌控和事中控制能力很弱。預算管理一個重要的職能是事中控制，這就要求在實施預算管理的過程中，管理者要及時了解掌握各部門預算執(zhí)行的具體情況，并根據情況及時對企業(yè)的經濟活動及時、靈活地做出相應的調整。若決策者得不到及時的信息反饋，對企業(yè)及市場情況沒有明確的認識，可能會導致決策的失誤，使企業(yè)經濟利益受損。傳統(tǒng)模式下的預算管理時效性差，這也就失去了其事中控制的主要職能。

三、全面預算管理與ERP整合的作用

（一）確保預算目標與企業(yè)目標的一致。ERP系統(tǒng)與全面預算管理的結合，保障了企業(yè)順利開展實施全面預算管理，實現企業(yè)整體目標。企業(yè)的預算目標應與企業(yè)的整體目標相符合，而在實際中，企業(yè)往往存在委托代理現象，使得在日常業(yè)務的發(fā)生時不可避免地存在一些不必要的人為的資源分割，致使完整的資金鏈斷開。而這種現象會導致與企業(yè)目標相違背的經濟利益沖突，阻礙全面預算管理目標以及企業(yè)整體目標的實現。而ERP系統(tǒng)對信息具有較強的集成性，運用ERP系統(tǒng)可將企業(yè)各部門信息有效的結合在一起，將所有數據統(tǒng)一采集歸納，實現信息的及時傳遞和共享，改善了各部門各自為政的現象，打破了各部門間的界限和障礙，確保了數據來源的單一性、可靠性、規(guī)范性，解決了預算管理中信息不對稱、不集成的問題，使得各部門之間的配合、溝通更加便利可行，為保證企業(yè)順利實現總體目標提供了有力的保障。

（二）提高預算管理的應變能力。為實現企業(yè)經濟利益的最大化，管理需要高質高效的進行，因此分析市場的實質需求和企業(yè)的價值體系，制定以市場流程為基礎的預算更為有效。ERP系統(tǒng)與全面預算管理相結合，利用ERP系統(tǒng)，在集成供銷商和客戶信息的同時比較分析企業(yè)自身的數據信息，分析市場需求，及時調整自身運營及管理。ERP系統(tǒng)及時反映的優(yōu)勢在于，能夠最大限度地在高信息、高效率的競爭中，為企業(yè)提高應變力及競爭力提供相關信息、決策等支持。

（三）提高了預算編制的可靠性及差異分析的高效性。ERP系統(tǒng)與全面預算管理結合后，ERP系統(tǒng)根據企業(yè)的具體情況設定相應的子系統(tǒng)，業(yè)務發(fā)生時，相關子系統(tǒng)運轉工作，存取、形成相關數據信息，并在需要時，相關子系統(tǒng)將其整合，保證了企業(yè)在預算編制時獲取的基礎信息，以及在分析預算額和實際發(fā)生額差異中信息的準確性、高效性和全面性。在日常的管理中，管理者也可以通過ERP系統(tǒng)的查詢功能，及時獲取所需數據，實時了解掌控發(fā)生的經濟活動，并為其提供準確的數據基礎，進而做出有效的實時預算管理方案。

（四）有助于企業(yè)預算管理的改革。傳統(tǒng)方式下的預算管理能夠將供銷商、廠商以及最終客戶有機結合在一起形成一條便于管理的供應鏈。ERP系統(tǒng)與全面預算管理相結合，為了充分運用ERP系統(tǒng)的功能，需要對企業(yè)的管理系統(tǒng)進行改革，使得原有的管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)相互適應融合，同時也要滿足對子公司及相關關聯公司的管理要求。ERP系統(tǒng)的介入可以幫助企業(yè)進行管理改革，分析預算管理中的不足并通過ERP系統(tǒng)進行完善，使得企業(yè)的的管理體系更加健全，達到財務、業(yè)務一體化的完美結合。

四、全面預算管理與ERP整合對預算管理的深遠影響

ERP系統(tǒng)在企業(yè)的管理中有著不可忽視的地位，通過ERP系統(tǒng)可以有效、迅速地集成企業(yè)中有用而又全面的信息，是現代企業(yè)管理思想的完美詮釋和主流趨勢。全面預算管理與ERP系統(tǒng)整合，不僅從根本上改變了預算管理的流程方式，更是對傳統(tǒng)預算管理的完善和升華，對企業(yè)的實施全面預算管理產生了積極的影響。

（一）使全面預算管理的作用在企業(yè)中真正得到運用。全面預算管理與ERP系統(tǒng)相結合，使預算管理由以往的經營活動的終點變成起點，由企業(yè)經濟運營的整體目標轉換為企業(yè)經營活動的向導。以預算管理作為企業(yè)經營活動的起始點，可以有效地管理控制不必要或不可行的經濟業(yè)務的發(fā)生，提高了企業(yè)運營和管理的效率。以預算為導向的企業(yè)，預算是決定相關業(yè)務是否可以開展的首要標準，所以發(fā)生的每項業(yè)務都會受到預算嚴格而積極的限制，為預算管理提供保障。同時，ERP系統(tǒng)下的預算管理，企業(yè)所有員工都參與到了企業(yè)預算管理中，涉及到其自身部分的預算會反映出其工作情況和工作態(tài)度，無疑是一種無形的監(jiān)督，從而有助于提高員工的工作積極性。將ERP整合，使得全面預算貫穿整個經營活動，發(fā)揮其真正的管理監(jiān)督作用，高效及時地協(xié)調各部門經濟活動的運轉，提高員工工作的積極性，進而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟利潤。

（二）使企業(yè)的內部控制更加有效。良好的內部控制有利于企業(yè)管理控制的實施，提高企業(yè)的經營績效。基于預算管理的事先預測和事中控制，在經濟業(yè)務發(fā)生前會受到預算的限制，業(yè)務發(fā)生時，當預算額與實際發(fā)生額出現偏差時，業(yè)務會出現停滯。而此時對于相關業(yè)務的預算調整，不再像以往一樣，簡單的由上級領導批準即可繼續(xù)進行，取而代之的是按照嚴格的規(guī)范，經多級領導審批同意后才可繼續(xù)操作，進而避免了越權、違規(guī)、舞弊現象的發(fā)生，實現了預算管理真正的控制職能作用，使得各部門、各級領導嚴于律己，按規(guī)操作，使得內部控制更加有序、有效的進行。

（三）使企業(yè)更易實現其總體目標。企業(yè)總體利益的最大化是企業(yè)經營的最終目標，部門利益最大化不能成為最終目標。由于在實際經營過程中會發(fā)生部門行為與企業(yè)總體目標的利益沖突問題，為促進企業(yè)總體預算目標的實現，企業(yè)的預算目標要與企業(yè)目標相協(xié)調，保持一致。高度集成信息系統(tǒng)——ERP系統(tǒng)，不僅能緊密整合職能部門，加強信息的通暢性，而且可以從中改善管理方案，實現“化多為整”，即將管理的多個工作場所化為一個單獨實體進行整體管理。ERP系統(tǒng)具有統(tǒng)一組織、管理的特性，杜絕了部門分工和界限的限制性，在此特性的基礎上保證了基礎數據來源的唯一性，可以達到所有部門及相關領域共享資源，進而規(guī)范了預算控制實施中所需要的數據。在一定程度上，各個部門所存在的信息不對稱問題得到了解決，使部門與企業(yè)總體的利益沖突問題得到減輕，最終達到企業(yè)目標最大化。

五、全面預算管理與ERP整合的措施

企業(yè)目標需要根據運營方式、公司戰(zhàn)略、具體情況等編制總預算計劃，再分解為生產銷售、成本費用以及收入利潤等具體預算方案。通過將預算具體化，完成各部門的相應目標。預算制定完成后，各部門開始按照預算管理，開展以控制為主的各項工作。雖然通過傳統(tǒng)手工的方式也能實現預算管理的制定與實施，但當企業(yè)規(guī)模較大、日常業(yè)務繁雜時，以傳統(tǒng)手工方式開展預算管理會出現捉襟見肘的情況，使得企業(yè)的預算管理不能順利進行。

（一）提高企業(yè)信息的時效性。企業(yè)在執(zhí)行預算管理時，各部門需及時將具體運行情況反饋給相關部門，相關部門根據實際情況及時地對企業(yè)的經濟運營、管理實施做出調整。然而傳統(tǒng)的預算管理在事中控制中存在不能及時傳遞和處理信息等缺陷，無法保證預算管理的有效實施，進而可能導致企業(yè)利潤下降，甚至影響企業(yè)做出錯誤的決策。而利用ERP系統(tǒng)，各項數據會通過ERP系統(tǒng)呈現在一個共同的數據庫里，各部門擁有的相應權限可以實現相應數據的實時共享，更好地實現預算管理的事中控制，改善了傳統(tǒng)預算方式下缺乏時效性的弊端。

（二）提高企業(yè)預算管理的效率。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，業(yè)務量增多，企業(yè)正面臨著大數據時代。企業(yè)在編制全面預算時，各項基礎數據、歷史數據、企業(yè)對項目的預期數據等各類數據都需融入其中。但由于數據眾多，運用傳統(tǒng)方式編制的預算管理會存在信息的不集成、不便存取等問題，導致預算的編制耗時耗力，因此，許多企業(yè)并未真正地運用預算管理來實現企業(yè)計劃。而利用ERP系統(tǒng)，可有效實現信息的集成，獲取較為全面的數據，大大提高預算管理的效率及其準確性。

（三）提高企業(yè)預算管理的針對性。利用ERP系統(tǒng)，企業(yè)的全面預算管理可以更加具體，更有針對性，各部門、項目預算都會有與之相對應的管理子系統(tǒng)對其進行監(jiān)控，如銷售部對應的銷售子系統(tǒng)，生產部對應的生產計劃子系統(tǒng)，采購部相對應的采購管理子系統(tǒng)，存貨對應的庫存管理子系統(tǒng)，等等。當某項經濟業(yè)務發(fā)生時，與該業(yè)務有關的子系統(tǒng)運轉工作，獲取并傳遞信息，預算控制系統(tǒng)對數據進行比較分析，并進行有效的管理控制。因此，與ERP系統(tǒng)相結合的全面預算管理，可以及時地根據其子系統(tǒng)變化，調整完善預算管理的實施，與此同時將調整后的預算及時傳遞給有關部門，從而形成一個良好的循環(huán)管理模式。對于預算執(zhí)行年度，ERP系統(tǒng)會根據指定時間，綜合各子系統(tǒng)數據與期初數據進行比較分析，其他業(yè)務子系統(tǒng)中取得預算執(zhí)行數據，并與期初預算進行對比，分析出現的問題和企業(yè)整體生產運營情況。

（四）實現企業(yè)全面預算對基礎數據的需求。利用ERP系統(tǒng)的會計核算、信息處理等功能可幫助企業(yè)在經濟業(yè)務發(fā)生時，完整地記錄當期各項業(yè)務的相關數據。當編制全面預算時可及時地在ERP系統(tǒng)中獲取預算年度的會計數據，并與當期預算數據比較、分析，針對二者的差異，分析原因，進行調整控制，并采取有效的應對措施。

在實施預算管理的過程中，信息傳遞的及時性尤為重要，相關部門根據反饋的信息，對企業(yè)的運營管理及方針戰(zhàn)略適時調整。若信息反映延緩甚至偏差，不僅會影響企業(yè)的經濟利益，還可能致使企業(yè)做出錯誤的決策。

總之，ERP系統(tǒng)與全面預算管理的整合是企業(yè)未來發(fā)展的一個重要方向。企業(yè)充分合理地運用ERP系統(tǒng)，不僅可以借助計算機管理系統(tǒng)處理傳統(tǒng)方式下預算管理繁雜多變的數據，提高工作效率，還可以實現傳統(tǒng)模式下無法完成的基礎性管理工作，解決了傳統(tǒng)預算管理信息的不及時性、不對稱性以及管理的低效性等問題。因此，ERP系統(tǒng)與全面預算管理的整合，是提高預算效率及預算可行性的現代化方法，必將為企業(yè)順利有效地實施預算管理提供有力的保障。