中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考

劉 捷

（中核深圳凱利集團有限公司，廣東 深圳 518033）

21 世紀由于計算機技術(shù)和企業(yè)辦公自動化的不斷發(fā)展，中小企業(yè)活動中的交流、溝通正在發(fā)生著巨大的變化：由傳統(tǒng)的紙張形式向以文字、圖片、音頻、視頻為形式的電子媒體轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變使得企業(yè)全面進入信息化時代，檔案信息化是企業(yè)信息化的一大組成部分，檔案信息化的建設(shè)應(yīng)該依托于企業(yè)信息的一體化發(fā)展并促進企業(yè)信息一體化發(fā)展[1]。

中小企業(yè)的“短命”問題一直在困擾著眾多的國內(nèi)外學(xué)者、企業(yè)家，檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的重要資料對推進解決這一問題有著重大的意義。中小企業(yè)的檔案資料，是正確認識中小企業(yè)的有效資源，是科學(xué)分析中小企業(yè)競爭優(yōu)勢的可靠依據(jù)，是顧客充分了解中小企業(yè)的有效途徑。對于中小企業(yè)來說，建立完善、高效的信息化檔案不僅是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的必經(jīng)之路而且是促進我國中小企業(yè)不斷成長的前提和保障。

一 中小企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的必然性

（一）社會與檔案事業(yè)發(fā)展的需要

21世紀已經(jīng)進入了信息化社會，信息和知識已經(jīng)成為企業(yè)不斷發(fā)展的重要資源，同時也為生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的不斷進步起到越來越重要的作用。因此，檔案部門作為信息資源的收集、處理、保存、提供利用的專門機構(gòu)，要不斷學(xué)習，采用先進的技術(shù)和設(shè)備，以便盡快實現(xiàn)檔案管理信息化。如果檔案事業(yè)長期處于落后狀態(tài)，不能卓有成效的為社會服務(wù)，檔案事業(yè)在未來信息業(yè)的競爭中將處于不利地位，檔案信息資源的開發(fā)也將受到不良影響[2]。因此，我們應(yīng)該積極推進檔案信息化建設(shè)，通過運用現(xiàn)代化的管理方式和手段提高檔案工作的效率和質(zhì)量，通過檔案信息化建設(shè)來提高企業(yè)的工作效率，發(fā)揮檔案部門應(yīng)有的作用。

（二）檔案管理理論的需要

隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的全面普及應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢。同時企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)使得檔案部門的工作不在只是像以前那樣的企業(yè)資料存儲，而是一個具有文件收集、鑒定、查詢、共享等功能的綜合性的以數(shù)據(jù)庫為主的系統(tǒng)。另外，由于企業(yè)間的交流、溝通方式已由傳統(tǒng)的檔案接收方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的網(wǎng)上傳輸?shù)确绞剑虼藗鹘y(tǒng)的檔案紙質(zhì)管理也已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，這對檔案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、網(wǎng)絡(luò)信息共享等。

（三）工作效率及工作成本的需要

傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應(yīng)用時會浪費工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠、耗時長、滿足不了企業(yè)各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量不可避免的增加，而無限地擴大檔案儲存室面積、設(shè)備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業(yè)成本也會大幅上漲。而信息化的檔案不僅可實現(xiàn)工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠為企業(yè)在檔案室擴建等方面節(jié)省開支。

（四）中小企業(yè)管理的需要

隨著中小企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)模的不斷擴大，為更好地管理企業(yè)的各種資源，企業(yè)要求檔案機構(gòu)要實現(xiàn)多復(fù)合型功能，要具有統(tǒng)一的標準規(guī)范來對檔案進行信息錄入，同時也要求實現(xiàn)檔案管理工作的及時性、有效性、效率性。企業(yè)總公司和各分公司的檔案數(shù)據(jù)集都應(yīng)存儲在總公司檔案管理信息系統(tǒng)中，以便企業(yè)總部能及時了解各分公司的運營情況，同時當各分公司需要本公司數(shù)據(jù)庫時，在得到授權(quán)許可時，可進行訪問。另外，信息化的檔案管理可以在一定程度上提供企業(yè)與顧客的溝通平臺，有助于企業(yè)了解消費者的消費習慣、消費能力、消費意向等，同時企業(yè)可以利用這個平臺很好的宣傳產(chǎn)品服務(wù)等，有效地為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。

二 中小企業(yè)檔案管理信息化的積極作用

（一）資源共享、提高效率

所謂的信息化時代最主要的標志就是資源的共享，很多學(xué)者已經(jīng)指出信息資源的戰(zhàn)略地位，信息資源已成為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分[3]。隨著計算機技術(shù)的進步，信息化的檔案有利于實現(xiàn)中小企業(yè)的資源共享。同時信息化的檔案極大地減少了檔案管理人員的工作量，工作人員可以有效完成檔案檢索和立卷歸檔，提高檔案工作質(zhì)量的同時有效減少建檔時間，極大提高了中小企業(yè)檔案工作人員的工作效率。

（二）快速查詢、高效利用

檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)，企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累[4]。信息化的檔案明顯縮短了二次文獻信息編著的時間，同時傳統(tǒng)檔案管理下的檢索方式是檔案管理人員從檔案目錄中找出所需的檔案，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時費力[5]。檔案管理信息化以后，企業(yè)工作人員可以即時查詢，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式迅速查找到所需要的大量資料。這不僅將檔案管理人員從以前繁重的勞動中解脫出來同時也極大地提高了各部門工作人員的工作效率。

（三） 快速備份、高效管理

由于火災(zāi)、地震、蟲害、鼠害方式對企業(yè)檔案的損害越來越重，企業(yè)通常會采取檔案備份的手段來盡量減少檔案損傷，傳統(tǒng)檔案在備份時不僅大量的增加了檔案管理人員的工作量，同時也增加了企業(yè)在檔案室面積、設(shè)備等方面的壓力。信息化后的檔案信息備份，檔案工作人員可以通過簡單地系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)讀取，然后根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)的需要進行定位、存儲、編輯、修改等工作，實現(xiàn)了企業(yè)檔案信息的快速備份，讓檔案管理人員更加簡便快捷的對檔案信息進行管理。

（四）利于決策、增加效益

中小企業(yè)的檔案資料詳細記載著的企業(yè)發(fā)展至今的經(jīng)營理念、管理經(jīng)驗、活動失誤等資料，企業(yè)通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業(yè)在發(fā)展中計劃、組織、管理、控制、創(chuàng)新等工作的有效進行，以達到企業(yè)的決策及時、管理得當。這也使得企業(yè)的資源合理配置，極大提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，并為不斷提高企業(yè)文化軟實力奠定了堅實的基礎(chǔ)。

三 企業(yè)推進檔案管理信息化的支持體系

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)時，要在前期調(diào)研與分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶需求，將復(fù)雜的軟件、硬件、業(yè)務(wù)工作等有機結(jié)合連接成完整、可靠和有效的整體，達到滿足用戶要求的完整體系[6]。

（一）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息化管理的存在環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)包括外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)對于外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的要求是具有穩(wěn)定、可靠、相對安全的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境；對于企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求則是具有穩(wěn)定的內(nèi)部網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，以確保檔案管理信息化的安全運行。

（二）硬件設(shè)備的配置

企業(yè)應(yīng)盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機、掃描儀以及各種互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速開發(fā)相關(guān)應(yīng)用軟件[7]。并根據(jù)企業(yè)的實際情況確定檔案管理部門各種硬件設(shè)備的數(shù)量、型號以便充分利用檔案信息資源的優(yōu)勢，挖掘企業(yè)在各個方面的潛力，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)

目前建設(shè)成的數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)主要包括：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限和數(shù)據(jù)安全、檔案數(shù)字化工作管理、配套軟件產(chǎn)品設(shè)計七個部分[8]。這些應(yīng)用系統(tǒng)完成檔案資料的收集、鑒定、分類、存儲、利用等功能，但由于各個企業(yè)的經(jīng)營理念、所在行業(yè)、產(chǎn)品服務(wù)等的不同，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身需要在這些應(yīng)用系統(tǒng)上建立獨屬于自己的應(yīng)用系統(tǒng)以便更好地為企業(yè)服務(wù)。

（四）安全系統(tǒng)的開發(fā)

在電子文檔的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，電子檔案面臨的安全威脅是來自多個方面的，而不再是單一的某一個因素在起作用[9]。因此，為了檔案資料的安全管理企業(yè)應(yīng)該配備網(wǎng)關(guān)、防火墻、入侵檢測等安全保障設(shè)施，保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。

四 中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案管理工作備受冷落

檔案管理工作歷來都不被企業(yè)重視，尤其是中小企業(yè)。近年來，國內(nèi)外許多企業(yè)選擇進行組織扁平化，通過削減管理層次、精簡管理機構(gòu)、裁減管理人員，來達到降低管理成本、提高市場應(yīng)變能力的目的，以至與許多企業(yè)都視檔案管理部門為裁員增效的最佳部門，這種思想嚴重阻礙了企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展[10]。

（二）硬件設(shè)施落后，資金不到位

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要硬件和軟件的支持，而硬件和軟件的建設(shè)將會消耗大筆資金。中小企業(yè)尚處于發(fā)展階段，大量資金用于企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)與市場擴大，檔案管理信息化作為一種新生事物，目前并沒有得到大多數(shù)人的認可和重視，許多中小企業(yè)目前從領(lǐng)導(dǎo)到員工一直忽視檔案管理工作，這就使得檔案管理信息化一直止步不前。作為企業(yè)優(yōu)秀的人才，應(yīng)該學(xué)會高瞻遠矚地看到檔案信息化的價值并在人力、物力、財力等方面給予支持，才能為檔案管理信息化建設(shè)提供必要條件。

（三）檔案管理人員知識單一

目前大多數(shù)中小企業(yè)在薪酬方面，檔案管理人員的薪酬遠遠低于同企業(yè)的其他部門工作人員的薪酬，這不利于檔案管理人員提升工作積極性和樹立職業(yè)自豪感，最直接的結(jié)果是高學(xué)歷、高能力、高層次的人才極力避開檔案管理的工作。檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作相比，需要檔案管理人員不光熟悉掌握檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網(wǎng)絡(luò)管理等新技術(shù)和新知識，并利用這些新技術(shù)和新知識完成企業(yè)的檔案管理工作[12]。這就要求企業(yè)需要一直具有綜合能力、高素質(zhì)的檔案管理人員。而目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。

（四）檔案信息安全有待提高

檔案信息安全是檔案管理信息化建設(shè)中一個重要的環(huán)節(jié)，這要求企業(yè)應(yīng)該配備網(wǎng)關(guān)、防火墻、入侵檢測等安全保障設(shè)施，保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。檔案信息安全首先要求設(shè)備安全，例如2008年4月東方航空公司設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致了6架飛機未能獲得譯碼數(shù)據(jù)，由此造成的飛機不能按正常航班進行飛行，給該企業(yè)造成了巨大的信譽損害以及經(jīng)濟利益的損失[13]。其次，檔案信息化安全還要求網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、操作安全等方面。由于目前檔案管理信息化建設(shè)還處于不完善階段，檔案信息安全還有待提高。

五 推進中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

為改善目前中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)問題，需要從觀念、設(shè)施、知識、安全性等方面進行，不斷與時俱進，接受新觀念、學(xué)習新知識，進而解決檔案管理信息化建設(shè)中的根本問題。

（一）加強宣傳檔案信息化建設(shè)及增強全體員工的檔案意識

首先，鑒于中小企業(yè)全體員工對檔案管理信息化工作重要性認識的薄弱，政府、社會應(yīng)加強相關(guān)宣傳，普及檔案管理信息化相關(guān)的知識，強化檔案管理的法律、制度，提高企業(yè)員工對檔案管理工作的重視程度，認識檔案管理信息化工作的價值和意義。其次，加強企業(yè)內(nèi)部宣傳工作，讓企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)意思到，信息化的檔案資料不僅僅是企業(yè)歷史的記載，通過及時、有效地對檔案資料的記載和分析對企業(yè)適應(yīng)時代潮流、適應(yīng)發(fā)展需求有很大的作用。最后，加強檔案管理部門員工培訓(xùn)，舉行定期檔案工作交流、總結(jié)會議，增強檔案人員的工作重要性的意識，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。

（二）及時更新檔案管理信息化相關(guān)的設(shè)備

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案資料需要媒體設(shè)施的配合。第一，中小企業(yè)應(yīng)配備計算機、掃描儀、復(fù)印機、服務(wù)器、文件數(shù)字化等先進的硬件設(shè)備。第二，企業(yè)要在通用、可靠、節(jié)約、高效、成熟的基礎(chǔ)上配備必須的軟件設(shè)備，并在應(yīng)用系統(tǒng)是兼顧開放性、安全性。第三，優(yōu)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、防范外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，借鑒已有的成果和經(jīng)驗，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)、 辦公自動化等系統(tǒng)連通， 完善計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，擴大現(xiàn)代信息設(shè)施覆蓋面， 積極推廣相關(guān)管理軟件[14]。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員

企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)需要優(yōu)秀的管理人員，信息化建設(shè)中的企業(yè)檔案管理者應(yīng)該具有多方面的的知識和技能，不僅要掌握檔案管理的知識，如檔案學(xué)等關(guān)于檔案收集、鑒定、錄入等有關(guān)方面，還要掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的管理，如計算機、信息化工具等。首先，企業(yè)應(yīng)清除已有的綜合素質(zhì)不能滿足工作要求的員工，招聘專業(yè)的檔案管理人員，徹底解決企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員綜合素質(zhì)問題以實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。其次，定期為檔案管理人員提供學(xué)習新知識、新技能的專業(yè)培訓(xùn)課程，以加強檔案管理人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)能力等，以更好的服務(wù)企業(yè)、挖掘優(yōu)勢。最后，建立完善的企業(yè)檔案管理人員績效考核程序，檔案管理人員進入企業(yè)后的工作內(nèi)容、工作量、所管理的資源利用率、為企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益應(yīng)作詳細考核，以作為以后工作晉升、薪酬水平的依據(jù)。只有一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，從而推進中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進程。

（四）建立檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案的原始性、唯一性、文化傳承性，以及廣泛的社會參考與利用價值，決定了檔案信息安全管理的特殊性，不僅要保障檔案內(nèi)容信息的真實、完整、有效、可讀及不被竊取或泄露，而且要保障檔案文件的原貌與歷史痕跡，更重要的是需要長期地、持續(xù)地獲得安全保管[18]。因此在檔案管理信息化的建設(shè)中要求工作人員：首先，建立檔案管理風險評價體系，采取切實有效方法和措施來預(yù)測風險，以提前建立健全安全防范體系，努力維護檔案信息的安全性。其次，建立技術(shù)保障體系，以提高系統(tǒng)免疫力，這是增強檔案信息安全的“硬”手段；采取防偷竊、生物識別身份認證措施，這是增強檔案信息安全的“軟”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最終目的，就是保障網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)?、系統(tǒng)中存儲的、用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效，數(shù)據(jù)加密、硬盤加密、容災(zāi)備份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。

（五）建立規(guī)范制度體系，規(guī)范檔案管理信息化的操作流程

檔案信息安全的持續(xù)性措施是建立程序化、制度化模式并強化落實。需要針對網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)和應(yīng)用操作等方面制定制度與規(guī)范[15]。第一，中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點在前瞻性、兼容性、開放性、系統(tǒng)性的原則上完善制度體系，檔案管理的規(guī)范體系應(yīng)包括：定義、鑒別、儲存、數(shù)據(jù)、查閱等方面，規(guī)范的制度體系是檔案管理信息化健康、迅速發(fā)展的必要保證。第二，根據(jù)檔案信息的安全級別和保密程度，分門別類地制定不同的管理規(guī)范，確定相應(yīng)數(shù)據(jù)的組織和存儲方案[17]。第三，規(guī)范檔案管理中的操作，如制定保障網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、交換機、服務(wù)器、主機房內(nèi)等支持檔案信息化系統(tǒng)安全運行的綜合管理制度、操作規(guī)范。

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