信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的實(shí)施應(yīng)用

王志敏

(上海應(yīng)用技術(shù)學(xué)院計(jì)算機(jī)與信息工程學(xué)院，上海 201418)

0 引言

某園區(qū)OA 信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目合同金額650萬元，有效期10 個(gè)月，需要解決甲方20 個(gè)部門的業(yè)務(wù)在線辦理和信息管理功能，涉及集團(tuán)財(cái)務(wù)、供銷存、車間、分析檢測(cè)、資產(chǎn)、人事、郵件、后勤等業(yè)務(wù)領(lǐng)域。項(xiàng)目規(guī)模大，內(nèi)容復(fù)雜，需求繁多，利益相關(guān)者角色權(quán)限復(fù)雜，項(xiàng)目經(jīng)理以強(qiáng)矩陣的結(jié)構(gòu)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，擁有高度的項(xiàng)目管理和團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效評(píng)價(jià)的權(quán)力。由15 個(gè)人組成的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格遵守項(xiàng)目管理流程和機(jī)制，以范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量的計(jì)劃與執(zhí)行監(jiān)控為主線，成功地完成了項(xiàng)目。系統(tǒng)至今運(yùn)行穩(wěn)定，獲得了客戶的好評(píng)，極大限度地提高了甲方在其業(yè)務(wù)領(lǐng)域的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 項(xiàng)目背景

甲方是江西省的龍頭企業(yè)，企業(yè)園區(qū)占地2000 畝(1 畝=666.6·m2)，在其業(yè)務(wù)領(lǐng)域有非常強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，為了加速企業(yè)國(guó)際業(yè)務(wù)的拓展，公司制定了全球業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化處理的戰(zhàn)略目標(biāo)，該園區(qū)OA 信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目是其戰(zhàn)略計(jì)劃的重要組成部分，江西省政府也非常重視。該項(xiàng)目要整合其現(xiàn)有財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)、倉庫、銷售、郵件、后勤等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，在集團(tuán)園區(qū)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行集成部署，需要系統(tǒng)具有高度的安全性、可靠性、穩(wěn)定性。乙方公司要求項(xiàng)目經(jīng)理在完成合同條款的前提下嚴(yán)格控制成本，保證項(xiàng)目獲得最大的利潤(rùn)。

回顧整個(gè)項(xiàng)目過程，之所以取得項(xiàng)目的成功，得益于進(jìn)行了統(tǒng)一的項(xiàng)目過程管理，抓住范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量四項(xiàng)基準(zhǔn)，并以此為中心，密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)，高度重視與利益相關(guān)者的溝通，嚴(yán)格跟蹤控制項(xiàng)目的各項(xiàng)變更。項(xiàng)目管理是具有創(chuàng)造性的活動(dòng)，項(xiàng)目的不確定性和多變性造就了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，要取得項(xiàng)目的成功，成本管理是重中之重，如果成本得不到控制是根本談不上項(xiàng)目成功的。成本是項(xiàng)目的靈魂，是甲乙雙方和眾多利益相關(guān)者集中關(guān)注的因素。項(xiàng)目成本管理的目的就是在項(xiàng)目生命期中，保證項(xiàng)目實(shí)際的費(fèi)用支出受項(xiàng)目預(yù)算支配，受項(xiàng)目成本基準(zhǔn)控制和調(diào)整。為了做好成本管理，項(xiàng)目從合理估算成本、制定明細(xì)適當(dāng)?shù)念A(yù)算，制訂成本計(jì)劃并形成成本基準(zhǔn)，開展成本控制活動(dòng)等方面著手，下面就分別對(duì)這幾個(gè)過程的流程、主要技術(shù)方法以及實(shí)施進(jìn)行論述。

2 成本估算

2.1 估算目的

成本估算的目的是要估算出項(xiàng)目成本的一個(gè)總值，得到成本的估算值和估算依據(jù)，為進(jìn)一步進(jìn)行成本預(yù)算提供基礎(chǔ)。成本估算是項(xiàng)目成本管理的第一步，估算的準(zhǔn)確性與項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)相互關(guān)聯(lián)。成本估算隨著項(xiàng)目的細(xì)化，逐漸精確。啟動(dòng)階段估算的準(zhǔn)確性在-50% ～50%，計(jì)劃階段估算的準(zhǔn)確性在-20% ～15%，基準(zhǔn)確定之后估算的準(zhǔn)確性在- 5% ～10%［1］?？茖W(xué)合理的估算將為制定預(yù)算打下良好的基礎(chǔ)。

2.2 估算方法

成本估算必須是在明確的范圍基礎(chǔ)上，充分借鑒公司的歷史項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，全面衡量風(fēng)險(xiǎn)，遵照項(xiàng)目合同以及公司的質(zhì)量體系和標(biāo)準(zhǔn)，利用各種估算方法，計(jì)算出合理的又能保證項(xiàng)目按時(shí)按要求完成的估算費(fèi)用。主要的估算方法包括:專家判斷、類比估算、三點(diǎn)估算、參數(shù)估算、自下而上估算、質(zhì)量成本、儲(chǔ)備分析、賣家投標(biāo)分析、資源費(fèi)率法、項(xiàng)目管理估算軟件［2］。如何在不同的項(xiàng)目階段選擇合適的估算方法是對(duì)成本估算人員專業(yè)能力的考驗(yàn)。在項(xiàng)目早期，關(guān)于項(xiàng)目的詳細(xì)分析不夠充分，通常會(huì)選擇專家判斷、類比估算和三點(diǎn)估算等方法，其中三點(diǎn)估算是在充分考慮風(fēng)險(xiǎn)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。參數(shù)估算和自下而上的估算是建立在詳細(xì)的項(xiàng)目信息基礎(chǔ)上的，其中自下而上估算為精確級(jí)別的估算打下了基礎(chǔ)，通常由最熟悉工作包的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行。質(zhì)量成本是在項(xiàng)目質(zhì)量規(guī)劃的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目要達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)所需要的成本進(jìn)行估算，包含一致性質(zhì)量成本和非一致性質(zhì)量成本，通常信息系統(tǒng)項(xiàng)目質(zhì)量成本占到項(xiàng)目開發(fā)成本的20%左右。儲(chǔ)備分析是在風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上預(yù)留的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)成本，項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)使用應(yīng)急儲(chǔ)備應(yīng)對(duì)項(xiàng)目過程中的風(fēng)險(xiǎn)事件。

2.3 估算實(shí)施流程

在該園區(qū)OA 信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本估算過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分三步實(shí)施成本估算。

(1)項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)中最熟悉項(xiàng)目范圍說明書和WBS 工作包的成員先后進(jìn)行基于歐式差距的類比估算和自下而上的估算，對(duì)不確定風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)采用計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT)的三點(diǎn)估算方法，采用軟件項(xiàng)目的構(gòu)造性成本模型(COCOMO)參數(shù)估算對(duì)每個(gè)工作包進(jìn)行估算。

(2)對(duì)成本的科目進(jìn)行分析，找出可以調(diào)配的高性價(jià)比的成本分配方案。通常情況下要將優(yōu)質(zhì)資源用于關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)。

(3)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量，預(yù)留成本儲(chǔ)備金。團(tuán)隊(duì)采用基于功能點(diǎn)估算方法先估算出項(xiàng)目的規(guī)模，接下來采用成本構(gòu)造類估算COCOMOII模型估算出項(xiàng)目的直接成本是300 萬元，間接成本為70 萬元，預(yù)留直接成本的20%，即60 萬元作為質(zhì)量和應(yīng)急儲(chǔ)備金，總計(jì)430 萬元。此實(shí)施流程圖見圖1。

圖1 成本估算流程示意圖

在這個(gè)過程中，值得一提的做法是在充分分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，綜合運(yùn)用PERT 估算、參數(shù)估算以及自下而上等幾種不同類型的估算方法。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本估算的難點(diǎn)在于需求復(fù)雜、開發(fā)工具和技術(shù)不斷變化，缺乏可以直接參考的估算數(shù)據(jù)。估算對(duì)人員的專業(yè)要求比較高，要避免隨意估算、過于樂觀估算以及在范圍沒明確的情況下進(jìn)行估算。

3 成本預(yù)算

3.1 預(yù)算目的

成本預(yù)算的目的是要將估算的成本進(jìn)行匯總，在進(jìn)度計(jì)劃的基礎(chǔ)上將匯總的成本分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作上，依次確定完成各項(xiàng)工作和活動(dòng)所需的成本，制定成本控制規(guī)格上下限和控制上下限標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的成本使用規(guī)則和流程，從而得到成本的基準(zhǔn)計(jì)劃和項(xiàng)目的資金需求。在成本預(yù)算的過程中可能會(huì)對(duì)范圍、進(jìn)度和質(zhì)量產(chǎn)生一定影響，進(jìn)行變更請(qǐng)求時(shí)一定要遵循變更控制流程，實(shí)施項(xiàng)目的整體變更控制。

3.2 預(yù)算方法

成本預(yù)算的主要方法有:專家判斷、成本匯總、儲(chǔ)備分析、歷史關(guān)系以及資金限制平衡。制定成本預(yù)算的過程中要綜合使用成本預(yù)算方法，其中儲(chǔ)備分析要分別考慮應(yīng)急儲(chǔ)備和管理儲(chǔ)備。應(yīng)急儲(chǔ)備是項(xiàng)目經(jīng)理用來抗衡已知風(fēng)險(xiǎn)，屬于成本基準(zhǔn)，管理儲(chǔ)備是企業(yè)用來抗衡未知風(fēng)險(xiǎn)，由企業(yè)統(tǒng)籌使用，不屬于項(xiàng)目的成本基準(zhǔn)。應(yīng)急儲(chǔ)備和管理儲(chǔ)備都屬于項(xiàng)目的成本預(yù)算。資金限制平衡通常是在企業(yè)和用戶規(guī)定的資金限制界限下進(jìn)行的平衡，達(dá)到資金曲線的使用平滑，不會(huì)發(fā)生階段性劇烈的資金支出震蕩。

3.3 預(yù)算實(shí)施流程

在該園區(qū)OA 信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的成本預(yù)算過程中，具體分三步進(jìn)行實(shí)施:

(1)充分利用團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)自己所熟悉的工作包，向公司其他做過類似項(xiàng)目的高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理咨詢，進(jìn)一步核對(duì)范圍說明書、項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃和質(zhì)量基準(zhǔn)，全面評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的影響，將成本匯總并且分配到各項(xiàng)活動(dòng)中。

(2)經(jīng)過團(tuán)隊(duì)的努力，制定了項(xiàng)目的成本預(yù)算方案文檔和資金需求的S 曲線。

(3)組織公司的領(lǐng)導(dǎo)、PMO 以及其他重要人員對(duì)成本基準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估審核，通過審核后向財(cái)務(wù)總監(jiān)申請(qǐng)項(xiàng)目費(fèi)用，保證項(xiàng)目費(fèi)用能按時(shí)下?lián)艿接?jì)劃的控制賬戶。此實(shí)施流程見圖2。

圖2 成本預(yù)算流程示意圖

在該過程中，值得推薦的做法是做到范圍、進(jìn)度、質(zhì)量的平衡，充分考慮財(cái)務(wù)的實(shí)際情況，形成比較平滑的階段性資金需求曲線。成本基準(zhǔn)得以順利通過，還得益于財(cái)務(wù)總監(jiān)也支持項(xiàng)目組的成本計(jì)劃。

4 控制成本

4.1 控制成本的目的

控制成本的目的就是盡量將項(xiàng)目實(shí)際過程中成本的花費(fèi)控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍之內(nèi)。項(xiàng)目是隨著時(shí)間變化的，制定的成本預(yù)算也不能一成不變，在執(zhí)行的過程中要跟蹤記錄成本的花費(fèi)情況，將實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行比對(duì)、監(jiān)督、分析、比較和糾正，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)項(xiàng)目基準(zhǔn)進(jìn)行修正和調(diào)整，以達(dá)到成本受控。成本控制的過程除了對(duì)現(xiàn)有成本花費(fèi)的情況進(jìn)行分析和評(píng)估，還包括對(duì)未來成本需求的預(yù)測(cè)。該過程是建立在成本計(jì)劃、成本基準(zhǔn)和大量成本花費(fèi)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上的，通過跟蹤和控制變更達(dá)到讓項(xiàng)目成本在計(jì)劃控制之下使用，期間可能會(huì)產(chǎn)生變更請(qǐng)求、更新項(xiàng)目計(jì)劃。最后所得的工作績(jī)效測(cè)量結(jié)果和成本預(yù)測(cè)，可以作為績(jī)效報(bào)告的數(shù)據(jù)輸入。

4.2 成本控制方法

主要采用的方法有:偏差分析、掙值管理、預(yù)測(cè)、績(jī)效審查、完工尚需績(jī)效指數(shù)(TCPI)、項(xiàng)目管理軟件。成本控制的方法中掙值管理尤其重要，通過對(duì)計(jì)劃價(jià)值、實(shí)現(xiàn)價(jià)值和實(shí)現(xiàn)費(fèi)用三組數(shù)據(jù)的計(jì)算和分析，可以計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度偏差(SV)、進(jìn)度績(jī)效指數(shù) (SPI)、成本偏差(CV)和成本績(jī)效指數(shù)(CPI)［3］。通過偏差分析可以生成項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告和進(jìn)展報(bào)告，對(duì)產(chǎn)生偏差的問題進(jìn)行分析，制定適當(dāng)?shù)募m正措施，調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。掙值管理算法還能實(shí)現(xiàn)趨勢(shì)預(yù)測(cè)，以項(xiàng)目過去的績(jī)效預(yù)測(cè)項(xiàng)目完工時(shí)所需要的成本、績(jī)效指數(shù)以及完工的進(jìn)度等信息。在使用掙值管理方法的過程中要注意項(xiàng)目基準(zhǔn)的有效性，如果基準(zhǔn)已經(jīng)失效，那么就要重新對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析評(píng)估，制訂新的項(xiàng)目計(jì)劃和基準(zhǔn)。

4.3 成本控制實(shí)施流程

在該園區(qū)OA 信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的成本控制過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分四步進(jìn)行實(shí)施。

(1)借助項(xiàng)目管理軟件部署項(xiàng)目計(jì)劃和成本績(jī)效基準(zhǔn)。

(2)跟蹤錄入項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況，記錄項(xiàng)目的完成情況和成本使用情況。

(3)在不同狀態(tài)要求的時(shí)間和里程碑里對(duì)成本的實(shí)際花費(fèi)情況與成本基準(zhǔn)進(jìn)行偏差分析，根據(jù)各工作包和項(xiàng)目整體的SV、CV、SPI、CPI 等值的分析，評(píng)價(jià)項(xiàng)目的進(jìn)展和狀態(tài)，進(jìn)而預(yù)測(cè)完工尚需績(jī)效指數(shù)(TCPI)、完工尚需估算(ETC)、完工估算(EAC)等值，預(yù)測(cè)項(xiàng)目的趨勢(shì)。

(4)在按基準(zhǔn)使用成本的過程中控制影響成本變更的因素，通過變更控制流程進(jìn)行成本基準(zhǔn)的調(diào)整。

項(xiàng)目期間因客戶、公司、外部設(shè)備等問題發(fā)生基準(zhǔn)的改變，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格遵循成本的變更處理流程很好地解決了成本變更的問題，也做到了與范圍、進(jìn)度、質(zhì)量的平衡，最終該項(xiàng)目的實(shí)際成本450 萬元，是在項(xiàng)目糾正之后的成本基準(zhǔn)下實(shí)施的，客戶和公司領(lǐng)導(dǎo)都非常滿意項(xiàng)目的績(jī)效。此實(shí)施流程見圖3。

圖3 成本控制實(shí)施流程示意圖

在這個(gè)過程中值得一提的做法是，詳細(xì)記錄各項(xiàng)成本的花費(fèi)情況，在不同的時(shí)間狀態(tài)計(jì)算項(xiàng)目的SV、CV、SPI、CPI、TCPI、ETC、EAC 等值，監(jiān)控項(xiàng)目的狀況，做好分析預(yù)測(cè)，不斷調(diào)整不合理的計(jì)劃和工作，減少返工，降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，做到節(jié)約成本，讓成本在預(yù)算的范圍之內(nèi)進(jìn)行花費(fèi)，取得利益相關(guān)者各方的滿意。

5 結(jié)語

團(tuán)隊(duì)歷時(shí)9 個(gè)月的時(shí)間完成了項(xiàng)目的工作，通過了系統(tǒng)集成測(cè)試、系統(tǒng)測(cè)試、試運(yùn)行和項(xiàng)目的驗(yàn)收，公司順利地拿到了合同尾款，也和客戶形成了后期培訓(xùn)服務(wù)的合作關(guān)系，團(tuán)隊(duì)成員獲得了豐厚的獎(jiǎng)勵(lì)，公司在信息系統(tǒng)大項(xiàng)目開發(fā)領(lǐng)域的核心競(jìng)爭(zhēng)力得到了提升。進(jìn)一步總結(jié)該項(xiàng)目成本管理過程中的成功之處可歸于以下幾點(diǎn):一是建立統(tǒng)一的項(xiàng)目過程管理和項(xiàng)目計(jì)劃;二是制定變更控制流程、進(jìn)行整體變更控制;三是制定基準(zhǔn)，落實(shí)計(jì)劃，記錄成本信息;四是比對(duì)實(shí)際成本和計(jì)劃成本，進(jìn)行偏差分析和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，生成項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告;五是全面權(quán)衡范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、成本，抓風(fēng)險(xiǎn)，重溝通，防微杜漸;六是及時(shí)調(diào)整、提早預(yù)測(cè)，正確對(duì)待變更，控制變更，充分考慮與范圍、進(jìn)度、質(zhì)量的約束，綜合分析影響成本管理的管理水平、技術(shù)水平和組織形式。

［1］ 項(xiàng)目管理協(xié)會(huì). 項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南［M］. 盧有杰，王勇，譯. 北京:電子工業(yè)出版社，2005.

［2］ 王姣俠，田宏博，王耀磊. 成本管理技術(shù)在信息集成項(xiàng)目中的研究與應(yīng)用［J］. 科技與創(chuàng)新，2014 (15):133-134

［3］ 孫文成，劉航. 掙值分析法在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用分析［J］.工程建設(shè)與設(shè)計(jì)，2011 (8):170-173. PMT