醫(yī)院基建檔案的科學發(fā)展之路

王亞琦

摘要：本文以醫(yī)院基建檔案管理重要性的簡單分析為切入點展開論述，接著闡述對醫(yī)院基建檔案管理不科學、醫(yī)院基建檔案管理缺乏專業(yè)人才以及醫(yī)院基建檔案管理的硬件建設不足三個角度簡要分析醫(yī)院基建檔案管理中的問題，最后從強化專業(yè)技術培訓提升基建檔案意識、實現(xiàn)檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展以及加強基建檔案管理的硬件建設逐步實現(xiàn)檔案管理信息化三個角度詳細闡釋醫(yī)院基建檔案管理的科學發(fā)展之路。

關鍵詞：基建檔案；管理；發(fā)展

醫(yī)院部門的基建檔案管理的工作對象主要是基建管理和工程項目管理中比較有價值的文字材料、圖表報告、設計圖紙以及影音材料等。醫(yī)院基建檔案是本單位基層工作的詳實記錄材料，主要記載著工程過程與醫(yī)院建設的階段性成果。隨著我國醫(yī)療機構的發(fā)展和基礎建設項目的不斷增多，許多基建材料和相關信息逐漸成為檔案管理的服務對象，為以后醫(yī)院的基建、擴建和改建積累了大量的檔案信息，能夠對以后的建設活動提供必要的幫助。

一、醫(yī)院基建檔案管理的重要性

在醫(yī)院基礎建設工程期間，無論是開始的項目立項儀式，還是最后的竣工質量驗收活動都有大量值得保存起來的文字材料和圖表報告，一份份檔案資料記載著醫(yī)院基礎建設過程中的每一個具體環(huán)節(jié)，從而形成具有很高價值的體系化檔案資料。因此，醫(yī)院部門的基建檔案不僅是醫(yī)院規(guī)模發(fā)展壯大的詳實記錄，也是醫(yī)院工作人員與基建人員的智慧結晶。基建檔案記錄著醫(yī)院基礎建設的前期設想和規(guī)劃，記載著基礎建設項目的技術可行性和經(jīng)濟合理性，為醫(yī)院部門以后的改建和擴建提供強有力的研究支持。醫(yī)院部門的基建檔案還記錄著投資預算中的技術數(shù)據(jù)和費用數(shù)據(jù)，為將來審計部門的核查提供了豐富的第一手材料，能夠有效控制醫(yī)院財產的流失與管理階層中的貪污受賄現(xiàn)象。

二、醫(yī)院基建檔案管理中的問題

醫(yī)院基建檔案管理工作起步較晚，管理工作經(jīng)驗不足，信息化程度不高，也沒有現(xiàn)成的模式可以借鑒，存在著一些不盡如人意的地方。

第一，對醫(yī)院基建檔案的管理不科學。在基建過程中，檔案管理工作經(jīng)常受到忽視，往往在工程竣工后才匆匆準備施工過程的檔案材料，甚至是主觀編寫一些丟失的材料，從而造成了基建資料不能如期歸檔和檔案質量的下降。另外，建設工地的資料員專業(yè)技能欠佳，檔案管理的經(jīng)驗不足，上交的基建檔案材料在書寫、格式、手續(xù)保存、原件管理等方面存在較大問題，從而使檔案質量很差。尤其在竣工圖編制方面存在的問題更加嚴重。

第二，醫(yī)院基建檔案管理缺乏專業(yè)人才。醫(yī)院部門的基建檔案管理人員一般是由醫(yī)生、護士兼職，專業(yè)不對口，基建檔案管理人員面對如此多的文字材料、圖表報告、設計圖紙以及影音材料等茫然失措，不知道如何進行科學化、高效化的管理，只能將基建檔案存放保護起來。能力偏低、專業(yè)經(jīng)驗不足的基建檔案管理人員在資料的存檔、歸檔、管理方面存在較大問題。

第三，醫(yī)院基建檔案管理的硬件建設不足。在基建過程中，檔案室一般都設置在工地旁的簡易房內，雖然能夠方便檔案材料的及時歸檔與查閱，但是簡易房潛在的安全問題很大，如果發(fā)生狂風、暴雨、大雪等惡劣天氣時直接威脅到簡易房的安全以及存放在其中的基建檔案材料的安全，而且檔案材料一旦受損，就無法修復，另外，簡易房不具備防蟲、防潮的措施，非常不適合基建檔案的存放。

三、醫(yī)院基建檔案管理的科學發(fā)展之路

（一）實現(xiàn)基建檔案管理的科學化

第一，強化專業(yè)技術培訓，提升基建檔案意識。醫(yī)院領導階層要利用舉辦專業(yè)技術培訓班的途徑提升全員對基建檔案重要價值的認識，積極學習《中華人民共和國檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等相關法律法規(guī)，大幅度提高全體工作人員的檔案管理意識，提醒所有工作人員注意保護和及時歸還借閱的檔案資料，提升檔案資料的安全等級，使科學化檔案管理的理念得到推廣和普及。因此，專業(yè)技術已經(jīng)成為基建檔案管理實現(xiàn)科學化的有力抓手。

第二，嚴格材料歸檔程序，提升入檔資料質量。在醫(yī)院基建檔案管理過程中，檔案管理人員要與施工單位及監(jiān)理單位積極協(xié)商，明確材料歸檔的程序以及入檔資料質量的具體要求，將檔案管理的相關要求細節(jié)印刷成文字材料，讓施工單位及監(jiān)理單位的材料整理人員明白自己的工作要求和材料要求，從而有效減少檔案資料交接過程中對質量要求出現(xiàn)分歧的現(xiàn)象。另外，基建檔案管理人員對施工單位及監(jiān)理單位的檔案資料按照具體質量要求逐一核查，對文字表述不清楚、格式不正確、圖表不細致、手續(xù)不完備的情況都拒絕入檔重新整理，把好檔案資料的入檔關，為醫(yī)院基建檔案質量的提升奠定堅實的基礎。

第三，強化項目竣工資料管理，規(guī)范檔案資料內容?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定項目竣工檔案資料必須由施工單位和監(jiān)理單位合作完成，并明確項目竣工檔案資料中編寫工作與審核工作的具體分工和職責。醫(yī)院基建檔案管理人員要與監(jiān)理人員協(xié)商好項目竣工資料的審核標準，共同要求與監(jiān)督施工單位保質保量地進行項目竣工檔案的編寫和準備工作，對建設過程中的施工圖、竣工圖以及突發(fā)事件處理記錄都要一一記錄在案。

第四，完善檔案管理制度，落實個人崗位職責。醫(yī)院管理階層要制定和完善本單位的檔案管理制度，提高基建檔案管理人員的工作規(guī)范性和科學性，使檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保密、檔案統(tǒng)計、檔案借閱等諸多工作細節(jié)都有翔實的操作規(guī)范，不但提高基建檔案管理人員的質量意識和法律意識，也要提升檔案管理人員的專業(yè)工作技能，更要落實個人崗位職責，明確個人檔案管理工作的具體內容與應該擔任的具體責任，促進檔案管理工作質量的提升。

（二）實現(xiàn)檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展

高等院校畢業(yè)的專業(yè)人員很少到醫(yī)院部門工作，在一般醫(yī)院中能夠擔當起醫(yī)院基建檔案管理的綜合型人才少得可憐，因此，醫(yī)院基建檔案管理的科學發(fā)展只能依靠內部挖潛。首先要選擇比較年輕、有學習精神和鉆研能力的工作人員擔任基建檔案管理工作，使基建檔案管理的后期提升工程擁有足夠的潛力以及人力資源支持。其次，強化基建項目與檔案管理的協(xié)調一致，防止出現(xiàn)檔案管理過程中的臨時抱佛腳現(xiàn)象，規(guī)范基建檔案管理人員的日常工作，有效提高基建檔案管理水平，為基建檔案管理的科學化發(fā)展奠定基礎。最后，對基建檔案管理人員進行分期培訓，給予基建檔案管理人員提高個人專業(yè)技術與業(yè)務能力的機會，幫助基建檔案管理人員拓展知識視野，做好成為優(yōu)秀檔案管理人才的準備。

（三）加強基建檔案的硬件建設，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化

首先，提升簡易房使用過程中的危險意識，及時做好惡劣天氣的防范工作。簡易房成為醫(yī)院基建檔案管理的物質基礎無法避免，而在簡易房中進行基建檔案管理工作的確存在很多不安全因素，因此，在基建檔案管理過程中要大力提升簡易房使用過程中的防范意識，及時做好惡劣天氣的防范工作以及防火、防盜、防蟲準備，將基建檔案管理中的危險系數(shù)降到到最低。

其次，針對檔案管理的硬件條件，實行檔案管理的安全高效，尤其要強化對當天入檔的文字材料、報告圖表等紙質材料的管理，將入檔的紙質檔案及時送交醫(yī)院的檔案室，以防范突發(fā)惡劣天氣對紙質檔案材料的直接威脅?；n案管理人員還要對電子版材料養(yǎng)成及時備份，并及時上傳到醫(yī)院檔案室儲存，以防不測。

最后，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高基建檔案管理的科技含量。信息化與先進化是檔案管理工作的發(fā)展方向和有效途徑，能夠極大地提升基建檔案管理人員的業(yè)務能力，科學規(guī)范檔案管理人員的工作行為，實現(xiàn)基建檔案管理質量的大幅度提升，有助于實現(xiàn)基建檔案管理的科學化。

結束語

積極探究醫(yī)院基建檔案管理的科學發(fā)展之路，大力提升基建檔案管理的服務質量與業(yè)務水平，全面開發(fā)醫(yī)院基建檔案管理的潛在價值，完善醫(yī)院各部門的體系發(fā)展，有效解決醫(yī)院發(fā)展過程中基建檔案管理的短板，協(xié)調醫(yī)院各部門之間的關系，為醫(yī)院整體服務質量與工作效率的提升奠定基礎。

參考文獻

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