淺談高校電子檔案的管理

馬鳳波

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

淺談高校電子檔案的管理

馬鳳波

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

電子檔案的產(chǎn)生及應(yīng)用是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，作為自動化辦公普及度最廣的高校，實施電子檔案管理制度，已成為必然。盡管如此，但電子檔案所存在的問題依然制約著各高校檔案管理的進一步發(fā)展。本文概述了高校電子檔案的管理現(xiàn)狀、優(yōu)勢及缺點，并簡單的提出了幾點改革措施，為相關(guān)的從業(yè)者提供理論參考。

電子檔案；管理；高校

近年來，隨著我國現(xiàn)代化進程的逐漸加快，信息技術(shù)飛速發(fā)展，以及計算機技術(shù)的普及，自動化辦公已經(jīng)十分普遍。國家高等教育院校作為知識型人才最為密集的地方，信息技術(shù)以及自動化辦公的應(yīng)用更是早于社會大眾。自動化辦公的高度發(fā)展，使得高校在日常的政務(wù)處理、師生信息處理、教務(wù)安排信息處理等工作中產(chǎn)生了大量的電子文件，但由于缺乏系統(tǒng)的處理措施，以及傳統(tǒng)觀念的影響對這類文件缺乏必要的重視，再加上電子文件存儲所需要的苛刻要求，致使大部分文件丟失，給檔案的信息化建設(shè)帶來了很大的損失。因此，新形勢下，加強電子文件的歸檔保存，促進檔案電子信息化的發(fā)展，已成為各高校檔案管理部門重點改革對象。

1.高校電子檔案的管理現(xiàn)狀

電子檔案，顧名思義，就是以電子文件作為載體，對有參考利用價值的文件進行歸檔保存。高校作為計算機網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)高度普及的單位，在日常的辦公教學(xué)、政務(wù)處理、科研成果展示等各個方面產(chǎn)生了大量有價值的電子文件信息，迫切需要系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)以及專業(yè)的管理人員。一方面，電子檔案對于硬件設(shè)施的要求要遠高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，它需要以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為主要載體，同時還要匹配合適的軟件程序以及特殊的環(huán)境空間等；另一方面，電子檔案對于檔案管理人員的要求也更高，除了要具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，熟練掌握檔案工作的基本工作內(nèi)容及方法外，還要懂得相關(guān)的計算機技術(shù)。也正是這兩方面的要求，使得目前各高校，或是因資金問題或是因技術(shù)問題，在電子檔案管理方面良莠不齊。

2.電子檔案的優(yōu)點與問題

相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案擁有無可比擬的優(yōu)勢，如歸檔、提檔速度快，保存形式多樣化，極大地減輕工作人員的勞動強度等。但其也存在著一系列問題，如安全問題，系統(tǒng)維護問題，管理成本問題等，隨著計算機技術(shù)的逐漸成熟，這些問題更加凸顯。

2.1.用電子檔案的優(yōu)點

電子檔案發(fā)明并廣泛應(yīng)用，大大提高了工作效率，使得各國的檔案管理發(fā)展上了一個新臺階。這主要得益于以下的幾大優(yōu)點：

（1）歸檔、提檔速度快。電子檔案得益于計算機技術(shù)的自動檢索、自動歸類功能，使得檔案在歸檔、提檔時極為簡便快速，同時還不受限于工作人員的效率問題。

（2）存儲類型豐富。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲，無外乎文字、圖形存儲兩種方式，存儲方式單一。電子檔案的存儲類型要豐富的多，它既可以存儲傳統(tǒng)的文字圖形檔案，又可以存儲聲音、影像，最大限度的記錄原始資料，讓檔案的價值發(fā)揮到最大。

（3）降低工作人員勞動強度。電子檔案在歸檔時，檔案管理軟件會自動分類，并形成一個唯一的文件號，同時進行了主題詞標(biāo)引、著錄。因此，電子檔案一方面極大地縮減了工作人員在檔案歸檔時的工作量，另一方面，在需要提檔案時，也省去了工作人員的查找工序，從而從根本上降低了工作人員的勞動強度。

（4）信息交互便捷，消除地域限制。電子檔案通過互聯(lián)網(wǎng)的傳輸技術(shù)，可以實現(xiàn)各高校之間的信息互通互聯(lián)，從而實現(xiàn)資源共享。這也就意味著在全國任意一個地方，只要有計算機和網(wǎng)絡(luò)，都可以實現(xiàn)在線的信息查詢，而不再受到地域限制。

2.2.用電子檔案的問題

萬物都具有兩面性，電子檔案雖然極大地提高了檔案管理效率，但其存在的問題也不容忽視。電子檔案的主要問題包括以下幾點：

（1）安全性能差。電子檔案的存儲使用都要依賴于計算機以及互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)。而在今天這個網(wǎng)絡(luò)病毒橫行，黑客不斷騷擾的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，可以說電子檔案的安全性讓人堪憂。

（2）存儲要求苛刻。電子檔案的存儲要借助諸如磁盤、軟盤、光盤等電子產(chǎn)品，而這類產(chǎn)品對于環(huán)境有很高的要求。相比較于紙質(zhì)的存儲環(huán)境，電子檔案的存儲環(huán)境對于溫度、濕度、酸堿度、灰塵、磁場以及強光、有害氣體等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成檔案的丟失。

（3）管理成本高。管理成本主要包括兩大類，人力成本和設(shè)備成本。計算機技術(shù)的更新?lián)Q代速度快是有目共睹的，而以計算機技術(shù)為依托的電子檔案也受此影響。一方面，檔案管理人員要不斷提高自身的專業(yè)技能，以應(yīng)對計算機技術(shù)的發(fā)展變化；另一方面，為了避免因技術(shù)升級而使老版本的檔案無法讀取的問題出現(xiàn)，電子檔案管理軟件要隨時進行技術(shù)升級維護。同時，為了應(yīng)對日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客騷擾，網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)所需要的成本也是非常大的。綜合上述兩方面的成本，可以看出，電子檔案的管理成本要高出傳統(tǒng)檔案管理許多。

（4）原始文件保存難度大。紙質(zhì)檔案在復(fù)印、修改時都會留下相應(yīng)痕跡，同時由于簽名、蓋章制度的實施，很好的保存了檔案的原始記錄。而電子檔案的復(fù)印修改無痕性，使得原始文件及容易被悄無聲息的修改，從而不利于原始檔案的保存。

3.加強高校電子檔案管理的措施

雖然電子檔案存在上述的種種問題，但瑕不掩瑜，進一步發(fā)展完善高校電子檔案管理制度，已是大勢所趨。為了應(yīng)對上述的種種問題，加強各高校電子檔案的管理，可以從以下幾方面入手：

（1）建立全國高校電子檔案聯(lián)盟，以統(tǒng)一的系統(tǒng)、設(shè)備及管理制度進行管理。這樣既解決的各高校之間的兼容問題，同時可以集中資金，應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)的不安全性。

（2）建立專業(yè)的電子檔案工作人員培訓(xùn)機構(gòu)，隨時升級工作人員的各項技能。

（3）統(tǒng)一完善電子檔案相關(guān)制度，可以采取網(wǎng)絡(luò)實名制等措施，將責(zé)任細化到個人，從而保證原始檔案的安全。

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