事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)探討

葛影

吉林省松原市住房公積金管理中心

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)探討

葛影

吉林省松原市住房公積金管理中心

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供了契機(jī)。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位檔案管理存在很多缺陷，為了改善傳統(tǒng)檔案管理模式，做好信息化建設(shè)工作便顯得極為重要。本文在分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略進(jìn)行了探究，希望以此為事業(yè)單位檔案管理工作的完善提供具有價(jià)值的參考憑據(jù)。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

近年來，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了很大程度的改變。事業(yè)單位檔案管理要想更具便捷性與高效性，便需要做好信息化建設(shè)工作。然而，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，目前還存在一些難題，比如檔案信息資源開發(fā)不夠合理、檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高等[1]。鑒于此，本文對(duì)“事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)”進(jìn)行探討具有較為深遠(yuǎn)的意義。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題分析

目前，事業(yè)單位檔案管理中還存在一些較為明顯的問題，這些問題將會(huì)阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。具體問題如下：

1.1.案信息資源開發(fā)不夠合理

現(xiàn)狀下，我國(guó)事業(yè)單位管理過程中存在檔案信息資源開發(fā)不夠合理的問題，主要表現(xiàn)為采集檔案信息資源的內(nèi)容偏少，信息資源重復(fù)加工現(xiàn)象嚴(yán)重，同時(shí)檔案信息化資源的質(zhì)量較低。目前，我國(guó)構(gòu)建了三千多個(gè)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，雖然信息化數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量充足，但是由于檔案信息資源開發(fā)不夠合理，導(dǎo)致這些信息化數(shù)據(jù)庫(kù)無法得到充分利用。

1.2.案檢索效率偏低

對(duì)于檔案檢索方法來說，主要分為兩類：一類為手工檢索；另一類為計(jì)算機(jī)檢索[2]。檢索的效率與檢索工具的選擇有非常密切的聯(lián)系。然而，目前大部分企業(yè)依舊使用手工檢索。手工檢索不但會(huì)降低檢索的效率，而且還會(huì)影響檢索的質(zhì)量，從而使檔案管理頻頻出現(xiàn)問題，比如檔案重疊問題等。

1.3.案管理人員素質(zhì)有待提升

事業(yè)檔位檔案管理工作要想得到有效強(qiáng)化，保證檔案管理人員具備高素質(zhì)顯得尤為重要。然而，目前事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)卻顯得較為低下。主要表現(xiàn)為缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，一些檔案管理人員往往沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)及考核，然后便投入工作，從而使這些管理人員不能有效處理檔案管理工作出現(xiàn)的問題。總之，在事業(yè)單位安敢管理信息化建設(shè)過程中，需努力提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略探究

針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，采取有效的策略便顯得極為重要。這樣，在問題得到有效解決的基礎(chǔ)上，才能夠使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)得到有效強(qiáng)化。具體策略如下：

2.1.建完善的檔案管理工作制度

構(gòu)建完善的檔案管理工作制度有助于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)[3]。在相關(guān)制定構(gòu)建之后，需要加以落實(shí)，使事業(yè)單位檔案管理信息化能夠有據(jù)可依，使檔案管理能夠更加規(guī)范。在檔案管理工作制度實(shí)施后，需保證檔案工作的穩(wěn)定性及持續(xù)性，檔案工作人員需在遵循工作制度的基礎(chǔ)上，發(fā)揮工作職能，做到遵紀(jì)守法、忠于職守。規(guī)范檔案管理工作流程，做好檔案文件的歸檔、保管、鑒定以及銷毀等工作。

2.2.事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)行合理規(guī)劃

對(duì)于事業(yè)單位來說，需要以自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)為依據(jù)，進(jìn)一步合理規(guī)范檔案管理的信息化進(jìn)程。受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是發(fā)展的必然趨勢(shì)，但也不能盲目跟風(fēng)，做好合理規(guī)劃是保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作得到有效強(qiáng)化的基礎(chǔ)。因此，在規(guī)劃過程中，需切合實(shí)際，制定發(fā)展目標(biāo)，推進(jìn)大干管理的信息化建設(shè)，從而使事業(yè)單位檔案信息化工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.3.強(qiáng)檔案管理工作的信息化與數(shù)字化建設(shè)

一方面，需加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。在檔案管理工作過程中，充分融入一些科學(xué)技術(shù)及手段，以此使檔案管理的效率及質(zhì)量得到有效提升。對(duì)于檔案管理工作人員來說，需要借助計(jì)算機(jī)，做好相關(guān)檔案的及時(shí)更新工作，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范保存，借助一些現(xiàn)代化設(shè)備，比如掃描儀與計(jì)算機(jī)等，進(jìn)一步對(duì)圖片、聲像等檔案資料進(jìn)行保存。如此一來，檔案管理便可實(shí)現(xiàn)無紙化，從而為資源的節(jié)約提供了有效依據(jù)。

另一方面，需加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化能夠使檔案文件的保存更加安全可靠。因此，事業(yè)單位需對(duì)相關(guān)科學(xué)技術(shù)及信息手段加以利用，進(jìn)一步構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)得到有效減輕，并為檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升提供保障依據(jù)。

2.4.升檔案管理人員綜合素質(zhì)

目前，事業(yè)單位檔案管理中還存在檔案管理人員素質(zhì)偏低的情況，針對(duì)這一情況提升檔案管理人員綜合素質(zhì)便顯得極為重要。一方面，需提高檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重視，在單位內(nèi)部宣傳檔案管理信息化的價(jià)值作用，從而使檔案管理人員全身心投入該項(xiàng)工作當(dāng)中[4]。另一方面，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，主要做好相關(guān)知識(shí)、管理技巧及業(yè)務(wù)能力等方面的培訓(xùn)工作，從而使檔案管理人員整體素質(zhì)得到有效提升。另外，還需要讓檔案管理人員充分掌握信息化檔案管理的技能及方法，做好檔案管理專業(yè)人才招聘工作，以此為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的完善提供保障依據(jù)。

3.結(jié)語

通過本課題的探討，認(rèn)識(shí)到目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在一些較為明顯的問題。因此，便需要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)化工作。比如構(gòu)建完善的檔案管理工作制度、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)行合理規(guī)劃、加強(qiáng)檔案管理工作的信息化與數(shù)字化建設(shè)以及提升檔案管理人員綜合素質(zhì)等。相信做好以上這些，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)將能夠得到有效強(qiáng)化，進(jìn)一步為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的完善奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]斯琴高娃.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,03：174-176.

[2]梁琰琰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2014,17：165-167.

[3]宋桂榮.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2014,22：164-165.

[4]邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,07：78-81.