巧用ACCESS數(shù)據(jù)庫管理工程資料

尚國棟

[摘要]工程資料的管理工作是工程項目管理的一個重要環(huán)節(jié)，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫二次開發(fā)的程序，進(jìn)行工程資料管理，有能實現(xiàn)工程資料管理無紙化、大幅提高工程資料管理效率、縮短收發(fā)資料流程時間、降低收文登記錯誤、遺漏等優(yōu)點。本文根據(jù)在實際工程中的具體應(yīng)用，介紹了如何利用ACCESS二次開發(fā)程序進(jìn)行工程資料的管理工作。

[關(guān)鍵詞]二次開發(fā) ACCESS數(shù)據(jù)庫 工程資料管理 無紙化辦公

[中圖分類號] G250.74 [文獻(xiàn)碼] B [文章編號] 1000-405X（2015）-9-226-3

1二次開發(fā)ACESS數(shù)據(jù)庫管理工程資料的背景

大型建設(shè)工程中工程資料的流轉(zhuǎn)和管理傳統(tǒng)管理方法均為純手工或簡單的電子表格記錄管理，作業(yè)人員工作量大、過程繁瑣、重復(fù)性勞動強(qiáng)度大、作業(yè)過程容易出錯。為了提高管理工程資料效率，減少作業(yè)人員勞動強(qiáng)度，減少重復(fù)勞動，降低成本，特利用ACESS數(shù)據(jù)庫二次開發(fā)程序管理工程資料。

筆者利用ACCESS數(shù)據(jù)庫二次開發(fā)的程序管理大型火電工程建設(shè)項目工程資料，通過實踐證明利用ACCESS數(shù)據(jù)庫管理工程資料除具有無紙化和無軟件成本的優(yōu)勢，也具有提高工程資料管理效率，降低資料登記錯誤數(shù)量等優(yōu)點。下面簡單介紹一下此數(shù)據(jù)庫的制作過程，并就實踐應(yīng)用情況做一推廣闡述。

2程序介紹

2.1使用本程所需的條件

●裝有WINDOWS操作系統(tǒng)的電腦

●裝好軟件OFFICE系列軟件中的ACCESS數(shù)據(jù)庫軟件

●把ACCESS數(shù)據(jù)庫工程資料管理程序建立好或拷貝進(jìn)電腦

●按照各工程特點進(jìn)行少量設(shè)置修改并輸入初始信息

●具有初級OFFICE軟件操作能力的員工

2.2數(shù)據(jù)庫的基本介紹

數(shù)據(jù)庫是利用ACESS數(shù)據(jù)庫平臺建立的，其表達(dá)和存儲方式為有邏輯關(guān)系的表，每一張表有表頭，有內(nèi)容；表與表之間有邏輯關(guān)系，互相鏈接、查詢、索引。這些表與表之間的邏輯關(guān)系，表達(dá)和管理工程所需要的數(shù)據(jù)。

舉例：建立第一張表（簡稱表1）是監(jiān)理部的人員統(tǒng)計表，里面有序號、人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容；建立第二張表（簡稱表2）是監(jiān)理部專業(yè)分工表，里面有序號、專業(yè)名稱、專業(yè)代號等內(nèi)容；建立第三張表（簡稱表3）是監(jiān)理工作聯(lián)系單發(fā)出統(tǒng)計表，里面有序號、發(fā)單專業(yè)、發(fā)單負(fù)責(zé)人、發(fā)單日期、回復(fù)日期等內(nèi)容。其中表3中的發(fā)單專業(yè)是從表2的專業(yè)名稱中鏈接過來，表2中專業(yè)名稱建立了多少專業(yè)，表3中就可以索引相應(yīng)專業(yè)；同樣表3中的發(fā)單負(fù)責(zé)人鏈接表1監(jiān)理部人員統(tǒng)計表中的人員姓名。當(dāng)表1、2動態(tài)變化，表三也隨之變化，從而達(dá)到數(shù)據(jù)的動態(tài)管理，保證數(shù)據(jù)的唯一和統(tǒng)一。三張表邏輯關(guān)系如圖（a）所示：

3實踐應(yīng)用操作

實際操作前需要說明的是這些操作都建立在數(shù)據(jù)庫（工程資料管理表與表間的邏輯關(guān)系、查詢等）已建立好，或者將建立好的數(shù)據(jù)庫拷貝進(jìn)電腦后，才進(jìn)行的以下實際應(yīng)用操作：

3.1第一步，啟動后，打開已經(jīng)建好的ACCESS數(shù)據(jù)庫所在的文件夾，如圖（b），在文件上雙擊鼠標(biāo)左鍵即可打開所需文件：

雙擊打開圖（b）中《工程資料管理》后，可看到如圖（c）界面：

在圖（c）中所示界面左側(cè)可看到：已設(shè)立好一般工程資料的分類（如圖（c）紅圈內(nèi)所示）。

在收到工程資料后即可按照文件類別雙擊進(jìn)入相應(yīng)表名，進(jìn)行工程資料登記。

3.2 在第一次進(jìn)入本程序時，應(yīng)先雙擊打開表《監(jiān)理部專業(yè)列表》

表《監(jiān)理部專業(yè)列表》打開后如圖（d）所示，在《專業(yè)名稱》表內(nèi)進(jìn)行專業(yè)代號及專業(yè)設(shè)置輸入，第一次進(jìn)入應(yīng)設(shè)立好。此表為配合其它表而建立，方便了工程資料按專業(yè)分類，便于日后索引查詢。

3.3 再雙擊打開《監(jiān)理人員名單》，打開后如下圖（e）所示：

（1）圖（e）《監(jiān)理部人員名單》表內(nèi)已輸入了一些項目部人員名單，第一次進(jìn)入應(yīng)輸入好。此表被鏈接到其它表中人員一項。在其它表中，處理人一項為下拉菜單選擇。

（2） 圖（e）所示《監(jiān)理部人員名單》表也是項目部的聯(lián)絡(luò)表。聯(lián)系方式，專業(yè)分工一目了然，可打印也可復(fù)制做其它用。

3.4 上述兩步在第一次進(jìn)入建立好后，就可以開始日常工程資料管理工作了。舉一個具體表例，如雙擊打開圖（c）所示中《見證取樣單》，可見到圖（f）所示界面。

如圖（f）所示，《見證取樣單》表打開后，收到“見證取樣單”后即可按表頭登記。在登記過程中內(nèi)容大多數(shù)內(nèi)容為下拉菜單選擇，只有少數(shù)項目需要鍵盤輸入。

圖（f）中紅色畫圈部分即為下拉菜單樣例。

3.5再舉一個《監(jiān)理工作聯(lián)系單》樣例，如圖（g）。

4實際應(yīng)用中更改數(shù)據(jù)庫設(shè)置的方法

因為工程各有特點，表內(nèi)的一些具體內(nèi)容需要做調(diào)整。在ACCESS數(shù)據(jù)庫中這些調(diào)整非常容易。根據(jù)內(nèi)容，更改設(shè)置有兩種方法：

4.1表頭名稱的更改中只需要重新命名就可做到

4.2調(diào)整下拉菜單內(nèi)的選項

下面就調(diào)整下拉菜單內(nèi)的內(nèi)容方法做一介紹：

例：某新工程中《見證取樣單》，需見證取樣一些新型材料，為此需要在下拉菜單選項里添加新型材料名稱，其方法為：

4.2.1雙擊打開《見證取樣單》，可見如圖（h）所示界面。點擊紅圈1內(nèi)的三角形按鈕，進(jìn)入ACCESS表格設(shè)計模式。其中紅圈2是需要增加新型材料進(jìn)入下拉選擇菜單的目標(biāo)。

4.2.2 進(jìn)入設(shè)計模式界面后（在設(shè)計模式內(nèi)，可更改表格內(nèi)所有設(shè)置），可見如圖（i）所示界面。因本例為在見證類型里增添新材料名，所以先選擇見證類型（如圖（i）中紅色方框）。

4.2.3選擇后，點擊”文本”，可見屏幕左下方有一個查閱按鈕（如圖（j）紅圈1內(nèi)），點擊后就可看到如圖（j）紅圈2內(nèi)所示內(nèi)容。

觀察圖（j）紅圈2內(nèi)的內(nèi)容后，我們可發(fā)現(xiàn)圈內(nèi)內(nèi)容即為下拉菜單選項，其規(guī)律為：

‘XXXX；‘XXXX；‘XXXX；‘XXXX；

其中XXXX為材料名，用兩個英文輸入法下的單引號括起來，中間用英文輸入法下的分號隔開。

4.2.4 由此規(guī)律我們可以在里面做任何刪改或增加。

刪除不需要材料即刪除某個‘XXXX，增加新材料即再后續(xù)‘新材料名，。

4.2.5此方法可舉一反三，適合本ACCESS數(shù)據(jù)庫中任何表的下拉菜單改動。

5程序應(yīng)用感悟

5.1利用該ACCESS數(shù)據(jù)庫程序管理工程資料有如下優(yōu)點：

（1）該程序是對微軟OFFICE系列軟件之ACCESS數(shù)據(jù)庫軟件二次開發(fā)利用，因微軟OFFICE軟件十分普及，所以本程序運行沒有專業(yè)軟件購買等額外成本；也無需特殊軟、硬件環(huán)境；對操作者要求也不高；利于廣泛推廣應(yīng)用。

（2）本程序可根據(jù)工程實際情況進(jìn)行調(diào)整，通用型強(qiáng)。通過前面介紹的方法就可簡單的修改數(shù)據(jù)庫設(shè)置，可使本程序使用其它工程建設(shè)項目。

（3）登記工程資料效率高，登記過程中多數(shù)選項為下拉菜單選擇，平均每40秒內(nèi)就可登記一個文件。筆者所在的建設(shè)工程項目由于工期緊、趕進(jìn)度，工程資料月流量達(dá)到千種、五千余份，采用此程序使用效果良好。

（4）降低登記工程資料錯誤概率。因為大部分?jǐn)?shù)據(jù)由其它基礎(chǔ)表中鏈接，直接錄入的數(shù)據(jù)很少，杜絕了漏寫、錯寫的可能性。

（5）檢索方便。如尋找一份文件的經(jīng)辦人、收到日期或閉環(huán)情況等，先根據(jù)其工程材料性質(zhì)進(jìn)入相應(yīng)的表，在搜索關(guān)鍵字就可找到。還可多條件檢索，如某時間段內(nèi)，誰經(jīng)辦了收了多少份某種工程資料都可一下查詢出結(jié)果。

（6）表內(nèi)數(shù)據(jù)或查詢結(jié)果都可打印或輸出作其它用。例：查詢出某月收到的圖紙情況，只需在圖紙表內(nèi)按時間順序排序，然后將月內(nèi)圖紙選中復(fù)制，即可粘貼到EXCEL、WORD等其它軟件內(nèi)使用。利用此法就可制作檔案立卷目錄，十分方便快捷。

（7）數(shù)據(jù)攜帶方便，此程序所需空間小，拷貝在任何一個大于32M的U盤等存儲空間內(nèi)就可以攜帶，沒有特殊要求。

（8）此程序也可擴(kuò)展管理項目部其它各類用品，制作電子臺賬，如：管理圖紙、試驗儀器、辦公用品、通訊錄等。

5.2同時在實際應(yīng)用中，也應(yīng)注意以下事項：

（1）因為采用計算機(jī)登記，要對病毒破壞，硬件損壞等問題有所防范。殺毒軟件更新、文件定期備份等工作都要做到位，防止意外情況造成數(shù)據(jù)的丟失。

（2）防止誤操作，登記人一定要認(rèn)真仔細(xì)，尤其是在刪除一些不要的信息、文件時要看清楚，防止誤刪造成不必要的損失。

（3）項目部在具體應(yīng)用時最好設(shè)專人使用次程序，防止重復(fù)登記或誤操作等問題發(fā)生。

6程序應(yīng)用展望

工程中資料在項目管理中稱為內(nèi)業(yè)，許多人不重視資料的管理，認(rèn)為施工管理是重中之重，資料管理人員只要登記好資料，不合格了可以重補(bǔ)。然而在工程竣工移交、項目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)都需要靠完善的工程資料支撐，因此工程資料的日常管理工作顯得尤其重要。利用現(xiàn)代化的工具計算機(jī)和軟件ACCESS數(shù)據(jù)庫進(jìn)行工程資料管理工作，即可提高工程效率，使資料規(guī)整、清晰、又能節(jié)約能源，降低成本，體現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)面貌。

最希望這種方法能給其他工程項目的資料管理帶來借鑒之處，使工程資料的管理更加規(guī)范和完善。