關(guān)于把高校檔案館構(gòu)建成學(xué)校信息中心的思考

侯英杰

摘 要：校園信息化的推廣，特別是電子校務(wù)的推行，給高校檔案館發(fā)展帶來了新契機(jī)，不僅檔案信息的種類和數(shù)量大幅度增加，用戶檔案信息需求增多，而且原有工作模式受到挑戰(zhàn)。在這種新形勢下，高校檔案館不能停留在以往簡單的檔案保存工作上，而需要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，重新定位；要順應(yīng)信息化的發(fā)展潮流，在儲備一定數(shù)量復(fù)合型人才的基礎(chǔ)上，通過加強(qiáng)檔案收集、發(fā)展信息化、增強(qiáng)服務(wù)利用等途徑努力把檔案館建成學(xué)校的信息中心。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案館 信息中心 高校

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0155-02

社會信息化的發(fā)展以及高校電子校務(wù)的推廣，既產(chǎn)生了大量電子信息，又改變了原有的日常工作方式，這給高校檔案工作的發(fā)展帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這種新形勢下，高校檔案館如何重新定位，獲得可持續(xù)發(fā)展，這是新時(shí)期檔案工作的重要研究課題。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館面臨的新特點(diǎn)

校園信息化的發(fā)展以及電子校務(wù)的推行，改變了高校原有的工作方式，給檔案工作帶來了很多新要求。

1.1 信息量不斷增大

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，整個(gè)世界進(jìn)入了高速發(fā)展的信息時(shí)代，與之同時(shí)也產(chǎn)生了各種類型的海量信息。在這種浪潮的推動下，高校信息化建設(shè)蓬勃發(fā)展起來并已初具規(guī)模，校園信息的數(shù)量和種類都得到極大豐富。從內(nèi)容上看，高校日常工作涉及的活動很多，既有教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)信息，又有設(shè)備、人事、財(cái)務(wù)等管理信息；從數(shù)量上看，信息技術(shù)的發(fā)展改變了原有的工作方式，信息記錄和傳遞的效率大大提高，導(dǎo)致校園信息的數(shù)量極具增加；從載體上看，信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是辦公自動化的逐步推廣，磁盤、光盤等多種媒體相繼出現(xiàn)，信息的載體呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。在這種形勢下，各類信息的數(shù)量都正在不斷攀升，檔案信息資源也得到了極大的豐富。

1.2 用戶需求增多

隨著社會信息化的發(fā)展，學(xué)生和社會對檔案信息的需求正在不斷增強(qiáng)。根據(jù)2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號令）的相關(guān)規(guī)定，檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)，如果學(xué)生和校友需辦理一些在校學(xué)習(xí)期間的證明材料如出國申請材料、工作派遣證明等，必須到檔案館開具相關(guān)證明，諸如此類的業(yè)務(wù)導(dǎo)致檔案用戶的信息需求正在不斷增長。

與此同時(shí)，檔案館的用戶范圍也在不斷擴(kuò)展。目前檔案館的用戶不僅包括學(xué)生、教師等本單位的人員，還包括社會上其他單位、組織和個(gè)人，例如很多單位人力資源部門為核實(shí)畢業(yè)生信息需要到檔案館進(jìn)行查詢。

可見，不僅檔案用戶信息需求增多，而且檔案館用戶群體也在擴(kuò)展，不同用戶有各自不同的信息需求，因此檔案信息需求的種類和數(shù)量都隨之不斷增多。

1.3 信息化發(fā)展

傳統(tǒng)檔案部門工作對象主要是紙質(zhì)案卷，其主要任務(wù)在于保管這些案卷材料。隨著高校不斷深入推行電子校務(wù)和辦公自動化，使得學(xué)校在形成一些紙質(zhì)文件的同時(shí)，也產(chǎn)生了大量電子文件，這兩種形式共同構(gòu)成了學(xué)校的重要信息資源，同時(shí)也是檔案館收集的主要對象。這也就要求檔案館在開展檔案物質(zhì)形態(tài)管理的同時(shí)，也要開展對電子檔案的收集與整理，堅(jiān)持當(dāng)對紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔。

1.4 檔案自身價(jià)值實(shí)現(xiàn)

檔案之所以需要保管是因?yàn)樗哂刑囟ǖ淖饔煤蛢r(jià)值，它能夠?yàn)榻窈蟀l(fā)展提供憑證和參考。因此檔案館應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，把工作重點(diǎn)放在檔案提供利用上，只有這樣才能更好地發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過網(wǎng)絡(luò)滿足不同利用者的需求，使檔案信息得到充分而有效的共享，這是檔案館今后的工作重心。因此檔案館需要承擔(dān)起了信息的收集與傳輸責(zé)任，發(fā)展成為檔案信息服務(wù)中心，進(jìn)而凸顯檔案信息管理的功能。

2 檔案館成為學(xué)校信息中心的可能性

高校檔案館經(jīng)過多年的工作積累，具備信息管理的基礎(chǔ)和能力，能夠積極主動地開展信息服務(wù)。

2.1 檔案館具有信息工作基礎(chǔ)

從本質(zhì)上講，檔案工作是信息工作的組成部分，檔案管理就是信息管理的重要內(nèi)容。經(jīng)過多年努力，目前高校檔案館基本上已將學(xué)校各部門形成的檔案全部接收進(jìn)館，主要包括黨群類、行政類、教學(xué)類、學(xué)生類、科研類、外事類、基建類等九大類，因此高校檔案館已經(jīng)集中了學(xué)校的歷史信息，而且門類齊全、數(shù)量充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富，是學(xué)校檔案信息的集中保管地，具備信息資源開發(fā)的物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，經(jīng)過多年工作積累，檔案館工作人員已經(jīng)具備了基本信息資源管理的能力，因此能夠勝任信息管理工作，可以積極主動地開展信息服務(wù)。

2.2 檔案館具有信息收集能力

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，對屬于歸檔范圍的各類材料，須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。目前高校檔案館已經(jīng)根據(jù)各學(xué)校的實(shí)際情況，確定了歸檔范圍，建立起一套順暢的檔案接收進(jìn)館程序，形成了一系列有效的信息采集方法，具備較強(qiáng)的信息收集能力。

2.3 檔案館具有信息加工和服務(wù)能力

作為一個(gè)檔案信息管理部門，檔案館最終目的是為相關(guān)用戶提供信息服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)主要是通過查閱等方式提供利用，同時(shí)開展一些事實(shí)性、專題性的咨詢服務(wù)。經(jīng)過多年的工作實(shí)踐，檔案館了解各類用戶信息需求的特點(diǎn)，具備了一定的信息加工能力，同時(shí)已經(jīng)摸索出檔案信息提供利用的主要渠道和方式，具備信息服務(wù)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，能夠加工出符合用戶需求的信息產(chǎn)品。

3 檔案館成為學(xué)校信息中心的途徑

檔案館雖然具備成為信息中心的有利條件，但是仍然需要抓住機(jī)遇、做好規(guī)劃、積極準(zhǔn)備，努力實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”即檔案管理要從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的提供利用向信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，不斷擴(kuò)展自己的生存和發(fā)展空間。

3.1 加強(qiáng)檔案信息的收集

為了擴(kuò)展高校檔案館的信息服務(wù)功能，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案館的信息資源管理能力。高校檔案館應(yīng)結(jié)合新時(shí)期高校檔案工作的特點(diǎn)，以成為全校的信息中心為目標(biāo)，規(guī)劃檔案收集范圍，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。在檔案信息的收集工作中，要包含全校黨政機(jī)關(guān)等所有部門；時(shí)間跨度上要完整，既要包括歷史檔案，又要包括現(xiàn)行文件，不能出現(xiàn)斷檔；內(nèi)容上要包括學(xué)生、教師等各類需求主體；歸檔材料要包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式，而且檔案館要進(jìn)一步轉(zhuǎn)換觀念，適應(yīng)形勢發(fā)展需要，逐步由以紙質(zhì)文件為主向以電子文件為主轉(zhuǎn)變。總之，檔案館要保證檔案信息的內(nèi)容豐富、種類齊全、管理系統(tǒng)。

3.2 開展檔案信息化建設(shè)

開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，進(jìn)一步豐富和完備檔案信息資源，提升檔案信息服務(wù)的深度和廣度，這是檔案館成為學(xué)校的信息中心的主要途徑。

（1）開展數(shù)字化建設(shè)

檔案館要具備較強(qiáng)的信息處理能力，必須盡快完成檔案的數(shù)字化。這主要包括兩方面內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化和館藏文件數(shù)字化。

首先要盡快完成檔案目錄信息的數(shù)字化，通過對文獻(xiàn)的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析，著錄標(biāo)引出文獻(xiàn)的檢索特征，形成檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫，為案卷信息檢索提供索引。其次逐步實(shí)現(xiàn)館藏文件數(shù)字化，主要通過兩方面開展：一方面，抓好館藏檔案的數(shù)字化，通過數(shù)字化技術(shù)將現(xiàn)有館藏轉(zhuǎn)化為電子檔案；另一方面，要擴(kuò)大歸檔范圍，大力開展電子檔案的收集整理工作。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的規(guī)定，將各部門的電子文件進(jìn)行匯總，隨紙質(zhì)檔案一同交由檔案館保存。檔案信息數(shù)量眾多，不同檔案信息的價(jià)值不同、開放利用的時(shí)限不同、保密程度也不盡相同，而且目前檔案數(shù)字化的成本依然很高，所以檔案信息不可能全部數(shù)字化，檔案管理部門應(yīng)努力做好信息選優(yōu)工作，把價(jià)值高、社會需求大的檔案優(yōu)先數(shù)字化，建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

（2）提高信息處理能力

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普遍應(yīng)用，辦公自動化及電子校務(wù)得以廣泛發(fā)展起來，在紙質(zhì)文件形成的同時(shí)，產(chǎn)生了大量電子文件。同時(shí)用戶信息需求的數(shù)量大大增加，傳統(tǒng)手工管理方式已不能滿足日常工作的要求，檔案館必須具備強(qiáng)大的信息處理能力才能更好地滿足用戶的需求。目前高校檔案館的管理模式、管理手段和管理方法大都還停留在傳統(tǒng)的文獻(xiàn)管理基礎(chǔ)上，離檔案信息中心的要求還有一定距離。檔案館應(yīng)根據(jù)新的角色定位進(jìn)行改革，開發(fā)信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息采集、加工、整理和提供利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高信息處理的能力和水平。

（3）爭取資金支持

檔案管理部門要積極爭取，把檔案信息化納入學(xué)校整體信息化建設(shè)之中，從整體上進(jìn)行規(guī)劃。將傳統(tǒng)的館藏檔案數(shù)字化，也就是將館藏的各種歷史文獻(xiàn)材料、聲音信息、視頻信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和處理，這是一項(xiàng)龐大的工程，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。在目前高校檔案館的人力和經(jīng)費(fèi)普遍存在不足的情況下，很難獨(dú)立完成這項(xiàng)數(shù)字化任務(wù)。因此，必須把檔案數(shù)字化作為校園信息化建設(shè)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，為檔案館信息化建設(shè)提供政策和資金支持。

3.3 增強(qiáng)檔案服務(wù)功能

檔案館要成為檔案信息中心，就必須適應(yīng)用戶的需求，在檔案工作的深度和廣度上下功夫，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息資源的開發(fā)利用上，凸顯檔案館的服務(wù)功能。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館的服務(wù)不能停留在傳統(tǒng)的檔案查詢利用上，而應(yīng)該主動地根據(jù)各類主體的需要，開展編研，定期地、有針對性地把某一領(lǐng)域的資料收集起來，通過分析、整理等方法編制索引，提供系統(tǒng)化的信息產(chǎn)品，及時(shí)地滿足用戶的信息需求。

3.4 儲備檔案信息管理人才

信息化的發(fā)展為高校檔案館提供了新的發(fā)展空間，同時(shí)也對從事檔案管理工作的人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要完成檔案信息的收集、整理工作，同時(shí)還肩負(fù)著檔案館現(xiàn)代化管理的重任。這就要求檔案工作人員在原有的業(yè)務(wù)素質(zhì)基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步增強(qiáng)信息管理意識，掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不僅成為信息采集者和管理者，而且要努力成為信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者和生產(chǎn)者。

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