對大學生人事檔案管理問題的思考

姜麗娜

【摘要】大學生人事檔案是原始的記載，是大學生人生軌跡的重要依據(jù)，針對大學生人事檔案管理的問題，進行了客觀的分析，如何優(yōu)化大學生人事檔案管理與服務的思考和建議。

【關鍵詞】大學生人事檔案 問題 思考

隨著社會的發(fā)展，我國已經(jīng)進入信息化時代，大學生人事檔案管理也發(fā)生了一定的變化，面對新的機遇和挑戰(zhàn)，大學生人事檔案管理機構(gòu)，必須緊跟時代的步伐，創(chuàng)新思維，改變傳統(tǒng)的管理模式，針對如何做好大學生人事檔案優(yōu)化管理工作，幫助大學生減輕煩惱，深化服務，特作如下思考和探索。

一、目前大學生人事檔案管理存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，我們總會在網(wǎng)絡上搜索到大學生對于人事檔案管理提出來的各種問題，針對大學生的提問，我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段大學生人事檔案管理普遍存在兩方面的問題，一方面是大學生人事檔案內(nèi)的內(nèi)容不完整，另一方面是大學生人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中存在爭議。

（一）大學生人事檔案的內(nèi)容不完整

大學生檔案主要由學生檔案和人事檔案兩部分組成，學生檔案顧名思義是大學生高考情況及在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。主要包括高中檔案、高考報名表，畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、實習鑒定表、黨組織材料、獎懲材料及報到證等。這些材料多數(shù)是學生本人填寫，由高校負責整理歸檔。[1]因為我國多數(shù)高校沒有明確的學生檔案管理部門，沒有完備的檔案管理制度，極少的檔案管理專業(yè)人才，導致了大學生檔案在歸檔過程中時常出現(xiàn)檔案材料交叉裝錯，或某些材料應該裝但未裝入檔案的情況，造成大學生人事檔案的內(nèi)容不完整。

人事檔案包括學生檔案，同時也包括大學生離開校園步入社會期間的，資質(zhì)、個人身份、工作經(jīng)歷等方面的材料。大學生人事檔案是記載人生軌跡的重要依據(jù)。一般情況，這部分的內(nèi)容是由專業(yè)的各地人才機構(gòu)、或具有存檔資質(zhì)的國有企業(yè)、事業(yè)單位來完成的，但是由于大學生工作的流動性比較大，時常出現(xiàn)這些材料不能及時裝入檔案的情況；加之許多大學生畢業(yè)后與存檔機構(gòu)聯(lián)系過少，造成轉(zhuǎn)正定級、職稱評定的手續(xù)，沒有及時準確的辦理，造成了大學生人事檔案的內(nèi)容不完整。

（二）大學生人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中存在爭議

大學生人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中主要存在三方面的爭議，第一方面大學生畢業(yè)后，沒有在《報到證》的報到期限內(nèi)，到相應的人才機構(gòu)辦理存檔手續(xù)，等到多年后需要辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)時，人才機構(gòu)告知，沒有干部身份，無法辦理干部調(diào)轉(zhuǎn)。

第二方面，根據(jù)《中華人民共和檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行條例》、《高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定，大學生檔案應該由專人轉(zhuǎn)送，或則采取正規(guī)的郵寄方式，不應由本人攜帶。但是高校為了減少工作環(huán)節(jié)、減少費用開銷，擅自將大學生檔案交給學生本人攜帶，導致大學生人事檔案在日后的轉(zhuǎn)遞過程中，出現(xiàn)無人接收的狀況。

第三方面，各地人才機構(gòu)對于人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的要求不一致，導致大學生從人事檔案轉(zhuǎn)出地做的手續(xù)，到人事檔案轉(zhuǎn)入地并不認可，例如：“轉(zhuǎn)正定級”這個詞在網(wǎng)上的搜索點擊率是非常的高，怎么辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，保留干部身份，這是多數(shù)大學生比較關注的問題，有的人才機構(gòu)要求，在《報到證》規(guī)定的報到期限內(nèi)，到人才存檔機構(gòu)報到，大學本科生畢業(yè)一年后，向人才存檔機構(gòu)申請并填寫《轉(zhuǎn)正定級申請表》，有個單位蓋章證明即可；有的人才機構(gòu)要求，填寫《轉(zhuǎn)正定級申請表》時，蓋章單位必須跟《報到證》上派遣的單位一致，否則無法辦理。同樣的人才機構(gòu)對于辦理同樣的業(yè)務，要求并不相同，做了轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，相關人才機構(gòu)并不認同，還是無法辦理人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)。

二、如何優(yōu)化大學生人事檔案管理與服務的思考和建議

（一）強化宣傳大學生人事檔案管理，加強執(zhí)行力度

要想從根本上做好大學生人事檔案管理工作，就得從與之有切身關系的高校老師、大學生本人和人才機構(gòu)工作人員著手，通過多途徑的宣傳，使檔案管理相關人員明確大學生人事檔案管理的重要性，并要求依法依規(guī)把大學生人事檔案管理工作做好做精。[2]與此同時各高校、人才機構(gòu)也將大學生人事檔案管理工作作為重點抓，加大對大學生人事檔案管理的軟硬件投入。明確各部門職責，加強監(jiān)督管理，一旦出現(xiàn)問題，要責任到人。

（二）抓緊建立大學生人事檔案管理的現(xiàn)代化

“互聯(lián)網(wǎng)+”是當今中國比較流行的做法，并已有重要的成功經(jīng)驗和重大的突破。李克強總理在2015年政府工作報告上曾多次提及，現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)進入我們的學習、生活和工作的各個方面，大學生人事檔案管理工作也應該跟上時代的步伐，及時的加強大學生人事檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化建設，逐步建立紙質(zhì)檔案、電子檔案和影像信息并存的大學生人事檔案信息系統(tǒng)，形成全國的大學生人事檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”的大平臺。這樣的現(xiàn)代化大平臺，可以起到以下幾方面的作用：第一、提高大學生人事檔案管理的質(zhì)量和效率；第二、真正實現(xiàn)大學生人事檔案管理信息共享；第三、減少大學生人事檔案管理的壓力和強度。第四、促使大學生人事檔案管理形成良性循環(huán)，不斷優(yōu)化、不斷完善。

（三）早日實現(xiàn)大學生人事檔案管理現(xiàn)代化、信息互聯(lián)化，必須抓緊解決集中統(tǒng)一、歸口管理問題

目前大學生人事檔案管理涉及的機構(gòu)比較多，各個機構(gòu)的管理情況不同，大學生人事檔案正在逐步實行免費管理，國家應該根據(jù)新時期的新情況實行集中統(tǒng)一，歸口管理，明確大學生人事檔案管理機構(gòu)，規(guī)定其職責和具體手續(xù)辦理的要求。這樣做可以有效推進大學生的誠信檔案建設，流動大學生人事檔案增加的監(jiān)測，社保交納情況、績效考評、專業(yè)特長等反映個人實際工作能力和從業(yè)誠信的內(nèi)容統(tǒng)計，使大學生人事檔案成為用人單位評價和招聘各類人才的重要依據(jù)。

現(xiàn)階段我國大學生人事檔案管理正處在一個特殊的歷史時期，筆者認為應該從三個方面做起：首先，統(tǒng)計各地方有哪些機構(gòu)正在做管理大學生人事檔案的工作，對這些機構(gòu)進行評估，符合要求的機構(gòu)保留，不符合要求的機構(gòu)給予取締。其次，要求各機構(gòu)清查大學生人事檔案，對于人事檔案不完善的要整理登記，并采取相應的補救措施，給予完善，其他機構(gòu)應該積極配合。最后，應該盡快的組織檔案管理方面專業(yè)人士，根據(jù)我國現(xiàn)狀制定統(tǒng)一的管理制度和實施細則，規(guī)范各部門機構(gòu)對于大學生人事檔案優(yōu)化管理與服務。

總之，大學生人事檔案是擇業(yè)、就業(yè)乃至于未來的職業(yè)生涯中各組織選拔、任用、考核、晉升的重要依據(jù)之一，它伴隨著大學生就業(yè)工作一生。只有將這項工作早日做到制度化、規(guī)范化、信息互聯(lián)化，服務全國一盤棋，才能更好地辦兩個“一百年”服務。

參考文獻

[1]余丹.《淺談高校學生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策》.2013年10月，湖北科技學院學報.

[2]楊蕾，馮愛學.《加強高等學生檔案管理工作的幾點思考》.2014年2月，《通訊世界》2014年3期.